Estructura de un presupuesto empresarial: nómina y salarios

La estructura de un presupuesto empresarial es el plan financiero que organiza los gastos, ingresos y costos de un negocio, ya que los costos laborales representan una de las partidas más grandes del gasto operativo (OPEX) y requieren una planificación meticulosa para cuidar la liquidez corporativa.

A continuación, te contaremos qué rubros dominan el presupuesto operativo, la proyección de costos según el tipo de salario y algunas estrategias para blindar el flujo de caja laboral.

¿Qué rubros dominan el presupuesto operativo de la empresa?

En la gestión cotidiana de una empresa, los costos de talento humano suelen ocupar el primer lugar en el presupuesto operativo, pues esta partida va más allá del salario devengado e integra múltiples conceptos legales que se deben proyectar con precisión para evitar sorpresas financieras.

A continuación, te mostraremos los principales componentes que dominan el presupuesto:

• Salario básico y variable: es la remuneración fija ordinaria, comisiones, incentivos y bonificaciones constitutivas de salario pactadas con el colaborador.
• Prestaciones sociales obligatorias: hace referencia a la prima de servicios, cesantías consolidadas, intereses sobre cesantías del 12% anual y vacaciones disfrutadas o liquidadas.
• Recargos por trabajo suplementario: son los pagos adicionales por trabajo en jornada nocturna, dominical o festiva, así como horas extras ordinarias.
• Auxilio de transporte obligatorio: es la asignación de $249.095 en 2026 para quienes devengan hasta dos salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV). Este auxilio se incluye en la base de liquidación de prestaciones según el artículo 7 de la Ley 1 de 1963.
• Aportes a la seguridad social y parafiscales: cotizaciones a salud, pensión, riesgos laborales (ARL) y contribuciones a cajas de compensación familiar, ICBF y SENA.
• Aprendices SENA: en 2026, la cuota en etapa productiva exige la provisión sobre el 100% del SMMLV más seguridad social completa.

El impacto de la estructura salarial en las finanzas

La estructura salarial  determina la base de liquidación de las prestaciones sociales y el Ingreso Base de Cotización (IBC) para la seguridad social. 

Por un lado, para el periodo 2026, el SMMLV se fijó en $1.750.905 COP y el auxilio de transporte en $249.095 COP, consolidando una base de provisión de $2.000.000 COP.

Como resultado de este incremento en los trabajadores cuya remuneración corresponde al salario mínimo, las provisiones prestacionales aumentan en la misma proporción del incremento salarial. En los demás casos, el impacto dependerá de la estructura salarial de cada empresa. 

Por otro lado, la Ley 2466 de 2025 (Reforma Laboral) introdujo cambios en los recargos por trabajo nocturno, dominical y festivo que pueden aumentar el costo de la nómina en aquellas empresas donde estos conceptos se pagan de manera recurrente. Por ello, es importante revisar y actualizar las provisiones laborales para mantener una adecuada planeación financiera. 

Proyección de costos según el tipo de salario en Colombia

Vale la pena recordar que la proyección de costos laborales en Colombia depende de la modalidad de contratación fijada por el Código Sustantivo del Trabajo, la cual define la previsibilidad de la caja y el nivel de riesgo financiero ante fiscalizaciones de la UGPP.

Recuerda: para el 2026, la provisión para aprendices SENA en etapa productiva deberá presupuestarse conforme a la normativa vigente aplicable al contrato de aprendizaje.

Asimismo, al estructurar esquemas de flexibilización laboral amparados en el artículo 128 del CST, las empresas deben vigilar el límite del 40% establecido en el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010.

En efecto, si los auxilios no salariales exceden dicho tope, el valor excedente integrará automáticamente la base de cotización de seguridad social, desencadenando procesos sancionatorios ante la UGPP.

Estrategias para blindar el flujo de caja laboral

Blindar el flujo de caja laboral requiere implementar un aprovisionamiento presupuestal mensual constante para absorber los picos de gasto prestacional de junio y diciembre, evitando sanciones legales por mora.

En este contexto, el incumplimiento o retraso en el pago de salarios activa la indemnización moratoria del artículo 65 del CST, la cual impone un día de salario por cada día de mora, sumada a multas del Ministerio del Trabajo de hasta 5.000 SMMLV.

Adicionalmente, el régimen sancionatorio de la UGPP, establecido en la Ley 1607 de 2012 y modificado por la Ley 1819 de 2016, penaliza severamente las irregularidades en las planillas de aportes:

• Omisión o mora: sanción del 5% del valor no pagado por cada mes de retardo (máximo 100%), la cual se eleva al 10% mensual (máximo 200%) tras el requerimiento para declarar y/o corregir (RDOC).
• Inexactitud: multa del 35% de la diferencia omitida si se corrige en etapa de RDOC, subiendo al 60% si la UGPP emite Liquidación Oficial (LIOF).
• No envío de información: sanción de 5 UVT por día de retraso ($261.870 COP/día en 2026), hasta un techo máximo de 15.000 UVT ($785.610.000 COP).
• Corrección voluntaria: no obstante, si la empresa realiza ajustes antes de recibir un requerimiento de información, las sanciones por omisión e inexactitud se condonan al 100%.

Ahora bien, tomemos como ejemplo un trabajador que devenga el SMMLV del 2026 de $1.750.905 COP y el auxilio de transporte de $249.095 COP, obteniendo una base de liquidación de prestaciones sociales de $2.000.000 COP.

Por lo tanto, para cubrir la prima de junio (180 días), la tesorería debe apropiar $166.666 COP mensuales.

Como resultado, omitir esta reserva obliga a acudir a financiamiento costoso o afrontar investigaciones de la UGPP que pueden representar importantes imprevistos financieros.

Trazabilidad entre el gasto proyectado y el ejecutado

La trazabilidad entre el gasto proyectado y el ejecutado se garantiza mediante una conciliación mensual rigurosa entre las partidas del presupuesto y la nómina contable real.

En este sentido, un factor determinante para este 2026 es la reducción gradual de la jornada laboral, pues desde el 15 de julio la jornada ordinaria máxima semanal pasa a 42 horas, lo que incrementa el valor de la hora ordinaria utilizada para liquidar horas extras y recargos.

Por ello, las empresas deben revisar sus proyecciones presupuestales para reflejar este cambio, ya que se incrementa el costo de la hora ordinaria, encareciendo automáticamente los sobretiempos y recargos ejecutados en el segundo semestre.

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