Procedimiento de gestión del cambio en RRHH: paso a paso

Liderar una transformación organizacional sin una ruta clara suele convertirse en un caos para el área de Recursos Humanos.

Es por esto que, si estás en un proceso de transición organizacional, no hay nada mejor que establecer un procedimiento de gestión de cambio, pues este se convierte en un pilar fundamental para acompañar a los colaboradores durante transiciones organizacionales como la adopción de nuevas herramientas tecnológicas, reestructuraciones o fusiones.

En este artículo te mostraremos qué es, cuáles son los elementos clave, pasos de implementación y un ejemplo práctico para tu empresa.

¿Qué es un procedimiento de gestión del cambio?

Un procedimiento de gestión del cambio en recursos humanos es un marco estructurado para acompañar a los empleados y que, a su vez, define cómo identificar, evaluar, implementar y revisar los cambios que hay en una organización.

Además, su objetivo principal es minimizar riesgos, mitigar la resistencia y facilitar la adopción de las nuevas formas de trabajo a través de capacitaciones, comunicación interna y apoyo emocional.

Elementos clave que debe tener el documento

El documento de gestión del cambio debe tener los siguientes elementos esenciales:

• Objetivo: el objetivo es la etapa en donde se define con claridad el propósito general del procedimiento, pues aquí se explica el porqué del cambio y lo que se busca lograr con esta nueva transición.
• Alcance: en esta etapa se definen las áreas o sedes de la organización que participarán en dicho procedimiento. Es decir, se determina quién sí entra y quién se queda fuera.
• Análisis de riesgos: otro elemento clave es el análisis de riesgos, ya que gracias a esto se puede identificar si hay resistencia al cambio, índices de fuga de talento o caídas en los porcentajes de productividad.
• Plan de acción: el plan de acción se conoce como los pasos detallados del procedimiento de gestión del cambio; definiendo la estrategia de comunicación, el número de capacitaciones necesarias y evaluaciones.
• Aprobaciones: las aprobaciones son el registro formal de firmas por parte de Recursos Humanos para validar el procedimiento. Además, cuenta con el respaldo institucional para poder ejecutarlo.

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5 pasos para implementar un procedimiento de gestión del cambio

Ahora bien, todo procedimiento de gestión del cambio en recursos humanos cuenta con 5 pasos clave. Te los explicaremos a continuación:

1. Identificación y solicitud del cambio

Lo primero que se debe hacer para implementar un procedimiento de gestión del cambio es identificar la necesidad real, registrar qué se quiere cambiar, por qué es necesario hacerlo ahora y cuáles son los beneficios para la empresa.

2. Evaluación de impacto en el talento y operaciones

Luego, se debe realizar un diagnóstico que mida el impacto en el talento y las operaciones; esto se puede lograr con preguntas que validen el número de puestos que se verán afectados, si hay un porcentaje alto de resistencia o si la estructura actual de los equipos cambiará. Todo esto con el fin de obtener información realista y dar pasos certeros.

3. Aprobación por el comité directivo

Una vez se analiza el impacto en el talento, el siguiente paso es presentar el procedimiento de manera formal a la alta dirección. En este punto se evaluará el aspecto financiero, el ROI y la alineación con los objetivos estratégicos. Aquí, el comité deberá aprobarlo, rechazarlo o pedir ajustes.

4. Ejecución y plan de comunicación interna

En esta etapa, la comunicación interna se convierte en un pilar clave de recursos humanos, pues se debe garantizar la coherencia, transparencia y apoyo emocional para los colaboradores, razón por la cual:

• Se deben crear mensajes claros antes, durante y después del cambio.
• Se deben establecer canales de comunicación como reuniones, correos, videos, etc.
• Se debe explicar de manera transparente la razón detrás del cambio para evitar la incertidumbre.
• Se deben habilitar canales donde los colaboradores puedan resolver sus dudas.

Ahora bien, si estás buscando una plataforma que te permita informar e interactuar con tus colaboradores todos los días sin importar dónde estén, el módulo de comunicación y reconocimiento laboral es para ti, perfecto para ayudarte a gestionar la comunicación interna de tu empresa.

5. Seguimiento y medición del clima laboral

En esta última etapa se debe verificar si la transición fue exitosa, a través de encuestas de clima laboral, porcentajes de cumplimiento de los KPIs de adopción al cambio, porcentajes de productividad, rotación y ausentismo.

Vale la pena mencionar que, al cerrar el seguimiento, es clave celebrar los logros obtenidos hasta el momento para reforzar la cultura de cambio positivo dentro de la organización.

El procedimiento de cambio y el SG-SST en Colombia

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, regulado principalmente por el artículo 2.2.4.6.26 del Decreto 1072 de 2015, obliga a todas las empresas a implementar un procedimiento formal de gestión del cambio, lo que garantiza que cualquier modificación organizacional no puede generar riesgos laborales, ni deteriorar las condiciones de seguridad y salud.

Además, este decreto exige la identificación de peligros y la valoración de los riesgos, pues cuando el área de Recursos Humanos está liderando una transición, debe evaluar cómo esa nueva realidad afecta la matriz de la empresa.

• Riesgos psicosociales: un cambio de reestructuración o aumento de carga laboral puede aumentar los niveles de ansiedad, estrés y fatiga, lo que debe ser evaluado en la matriz de la empresa.
• Riesgos físicos o tecnológicos: si el cambio implica que los colaboradores utilicen un nuevo software o cambien de puesto, la matriz debe actualizarse para incluir nuevos peligros ergonómicos, mecánicos o locativos.
• Medidas de prevención: cuando se modifica la matriz, la empresa debe diseñar capacitaciones o pausas activas adaptadas para evitar que el cambio organizacional genere aumento de trabajo o enfermedades laborales.
  

Ejemplo práctico: Implementación de un software de nómina

Ahora, para entender cómo llevar un procedimiento de gestión del cambio a la realidad, supongamos que una empresa decide migrar de un sistema de nómina tradicional a una plataforma integral, como la de Buk, que simplifica el cálculo de pagos y liquidaciones en la nube. Su procedimiento de gestión del cambio se vería así:

• Identificación y solicitud del cambio: el líder de nómina debe radicar la solicitud formal del cambio argumentando por qué el nuevo software reducirá los errores de nómina y las fallas en los pagos de seguridad social.
• Evaluación de impacto en el talento y operaciones: en esta etapa, el área de recursos humanos identificó que el equipo de nómina cambiará su rutina diaria y que, además, deberán recibir capacitaciones para poder emplear este nuevo software, lo que se convierte en un motivo de resistencia para algunos empleados.
• Aprobación por el comité directivo: luego, el área de recursos humanos presenta el proyecto a los directivos, demostrando que este nuevo software es crucial para el día a día de los trabajadores, pues les ayudará a optimizar tiempo en tareas administrativas y les permitirá reducir errores de cálculo. En este caso, el comité valida el presupuesto y el cronograma para la migración.
• Ejecución y plan de comunicación interna: en este punto del procedimiento, la comunicación interna es crucial para reducir la resistencia al cambio, ya que a través de esta se muestran los beneficios del software y se crean espacios de capacitación para que los empleados se pongan en contacto con la nueva herramienta.
• Seguimiento y medición del clima laboral: una vez el software se implementa, el equipo de Recursos Humanos evalúa la adaptación de los trabajadores, por medio de encuestas, porcentajes de productividad, etc., para asegurar que la adopción del software no afecte el clima laboral.

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