Sistemas biométricos para control de asistencia

Los sistemas biométricos para control de asistencia son herramientas tecnológicas que registran la entrada, salida y jornada laboral de los colaboradores mediante la identificación de características físicas únicas, como la huella dactilar o el reconocimiento facial.

En Colombia, su implementación permite automatizar la gestión de asistencia, reducir errores de marcación y facilitar el control de la jornada laboral.

¿Cómo funciona un sistema biométrico de control de asistencia?

Un sistema biométrico de control de asistencia captura un rasgo físico, como la huella dactilar, y lo transforma mediante un algoritmo en un código alfanumérico cifrado, conocido como plantilla o template. Esta representación se compara cada vez que la persona realiza una marcación para validar su identidad.

Una vez realizada la marcación, el sistema registra la fecha, la hora exacta y el tipo de marcación, como ingreso, descanso o salida. Esta información puede enviarse en tiempo real o por lotes a una plataforma de gestión de personas, donde se consolidan las horas ordinarias, extras y recargos para facilitar la gestión de nómina.

Tipos de biometría que se usan para marcar la jornada laboral

Existen diferentes tecnologías biométricas que pueden utilizarse para registrar la asistencia. La elección depende del entorno de trabajo, el nivel de contacto físico deseado y las características del personal.

• Huella dactilar: Identifica a la persona mediante el escaneo de las crestas y valles de los dedos. Es un método extendido y de fácil implementación, aunque requiere contacto físico.
• Reconocimiento facial: Analiza características y patrones del rostro mediante cámaras. Permite realizar marcaciones sin contacto físico.
• Reconocimiento de iris o retina: Utiliza patrones únicos del ojo para identificar a una persona y ofrece un alto nivel de precisión.
• Biometría vascular: Lee el patrón de las venas del dedo o de la palma mediante tecnología infrarroja.
• Biometría móvil con geolocalización: Permite realizar marcaciones desde dispositivos móviles, combinando mecanismos de identificación con la ubicación del colaborador.

¿Qué exige la ley colombiana antes de instalar biometría en tu empresa?

Para instalar biometría laboral en Colombia, es necesario considerar que los datos biométricos son datos sensibles bajo la Ley 1581 de 2012, Ley de Hábeas Data, y el Decreto 1377 de 2013. Su tratamiento exige cumplir las obligaciones de protección de datos personales y adoptar medidas reforzadas de seguridad.

Autorización reforzada y específica

El artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 establece reglas especiales para el tratamiento de datos sensibles. La empresa debe informar al trabajador sobre el tratamiento de sus datos biométricos y la finalidad para la que serán utilizados, teniendo en cuenta el carácter facultativo del suministro de datos sensibles.

En el caso del control de asistencia, la empresa debe explicar claramente que la recolección de la huella o del rostro tiene como finalidad registrar y verificar la jornada laboral.

Evaluación de impacto en la privacidad y el test de necesidad y proporcionalidad

Siguiendo la Circular Externa 008 de 2018 y las directrices de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), el empleador debe justificar que la captura biométrica es necesaria y proporcional para la finalidad perseguida.

Si existe un mecanismo igual de efectivo, pero menos invasivo, para cumplir con el objetivo de controlar la asistencia, la empresa debe evaluar su conveniencia técnica y operativa antes de establecer la biometría como único canal de registro.

Medidas técnicas de seguridad

Los datos biométricos requieren medidas de seguridad adecuadas para evitar accesos no autorizados, suplantaciones o fugas de información.

Por ello, la empresa debe considerar mecanismos como el cifrado, la autenticación restringida y controles de acceso. También puede apoyarse en estándares de seguridad de la información como ISO/IEC 27001 para fortalecer la protección de estos datos.

Política de retención y eliminación del dato biométrico

La empresa debe definir un protocolo claro sobre el ciclo de vida de los datos biométricos, estableciendo cuánto tiempo serán conservados, quién puede acceder a ellos y qué procedimiento se aplicará cuando ya no sean necesarios para la finalidad para la que fueron recolectados.

Al finalizar el contrato laboral, el registro biométrico debe gestionarse de acuerdo con la política de tratamiento de datos y los principios de necesidad, finalidad y temporalidad, diferenciándolo de la conservación de los registros de asistencia que puedan ser necesarios como soporte laboral.

Ventajas de la biometría frente a otros métodos de control de asistencia

Los sistemas biométricos pueden reducir algunas vulnerabilidades asociadas al registro en papel, las tarjetas de proximidad o las claves numéricas y aportar mayor precisión en la gestión de la jornada y las novedades de nómina.

• Eliminación de la marcación por compañero: Evita que un colaborador marque la entrada o salida de otro.
  
  Ejemplo: En turnos rotativos, impide que un empleado registre a un compañero que llega tarde o se retira antes de tiempo.
• Ahorro de tiempo en la liquidación de nómina: Reduce las tareas manuales relacionadas con la consolidación de marcaciones.
  
  Ejemplo: Una empresa de 150 empleados puede pasar de dedicar varios días a consolidar manualmente las novedades de asistencia a generar un reporte consolidado en minutos, dependiendo de la solución implementada.
• Reducción de costos operativos directos: Disminuye la dependencia de suministros físicos asociados a otros métodos de marcación.
  
  Ejemplo: Puede eliminar costos relacionados con la reexpedición de tarjetas plásticas o carnés perdidos por la rotación del personal.
• Trazabilidad de la jornada: Permite contar con registros digitales de las marcaciones.
  
  Ejemplo: Ante una auditoría o requerimiento del Ministerio del Trabajo o de la UGPP, la empresa puede consultar los registros de asistencia y las novedades asociadas, de acuerdo con las condiciones y controles del sistema implementado.

¿Cómo elegir un sistema biométrico que cumpla con la ley y se ajuste a tu empresa?

Adaptar los criterios de selección que proponen referentes de la industria tecnológica como Jibble o Aratek al contexto normativo colombiano facilita la toma de decisiones informadas.

1. Validar la arquitectura de seguridad del proveedor: Confirmar que el sistema convierta los rasgos físicos en plantillas matemáticas cifradas y revisar cómo almacena y protege la información biométrica.
2. Verificar la compatibilidad con el software de nómina: Elegir herramientas que transmitan las marcas de manera automática al sistema de liquidación de personas para evitar la migración manual mediante archivos de Excel.
3. Evaluar la infraestructura técnica del sitio: Considerar la disponibilidad de conectividad a internet en los puntos de marcación o elegir marcadores con memoria fuera de línea (offline).
   
   De acuerdo con investigaciones de ingeniería sobre prototipos de control de asistencia de la Universidad de Pamplona, en arquitecturas de transmisión remota a la nube es fundamental contar con soporte offline síncrono para evitar la pérdida de registros de asistencia durante interrupciones en la conectividad a internet o cortes del fluido eléctrico.
4. Revisar la velocidad y experiencia de usuario (UX): Garantizar que el proceso de registro y marcación sea ágil para evitar aglomeraciones en los turnos de ingreso. Como referencia operativa, puede buscarse que la marcación tome menos de 3 segundos por colaborador.
5. Exigir módulos de gestión de consentimientos: Asegurar que la solución permita adjuntar y administrar las autorizaciones y soportes relacionados con la protección de datos de cada empleado dentro de su expediente digital.

De un control de asistencia manual a uno biométrico, sin riesgo legal

La transición desde carpetas de papel o planillas manuales hacia un esquema biométrico requiere una gestión del cambio estructurada para reducir riesgos relacionados con la protección de datos personales y facilitar la adopción por parte de los colaboradores.

Una plataforma integrada permite centralizar la información y reducir la carga operativa asociada a la consolidación manual de registros.

Con una solución como el Control de Asistencia de Buk, las empresas pueden gestionar turnos, asistencias, llegadas tarde, ausencias, horas extras y geolocalización desde una misma plataforma, además de sincronizar las horas extras con el módulo de Nómina.

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