¿Qué es un software de gestión de activos y para qué sirve?

Una de las mejores prácticas que puede implementar una empresa es la gestión correcta de sus activos. Llevar un control adecuado permite maximizar el uso de estos recursos, reduciendo riesgos y tomando decisiones informadas. Por eso, el software de gestión de activos se convierte en una herramienta clave para automatizar procesos, centralizar información y mantener información clara del ciclo de vida de cada uno de los activos.

.Esta nota tiene como objetivo explorar los diversos tipos de software disponibles y guiarte en la selección de la opción más adecuada para tu empresa.

¿Qué tipos de software existen para gestionar activos?

Para gestionar los activos en tu empresa, existen diversos tipos de software. Su elección e implementación dependerá del tipo de empresa, del sector y de la cantidad de activos que se vayan a controlar. Los tipos de software se pueden clasificar en:

Software de gestión de activos físicos (EAM)

Las siglas EAM hacen referencias a Enterprise Asset Management. Este permite gestionar todo tipo de activos tangibles como por ejemplo, maquinaria, edificios, vehículos o infraestructura. Es común en industrias como manufactura, energía, salud o construcción.

Software de gestión de activos digitales (ITAM)

IT Asset Management (ITAM) se enfoca en los activos tecnológicos: licencias de software, hardware, dispositivos o cuentas corporativas, entre otros. Este tipo de software es implementado comúnmente en empresas con gran infraestructura tecnológica o equipos híbridos/remotos. 

Software integrado con ERP o plataformas de RRHH

Existen algunas soluciones de software como Buk que integran módulos de gestión de activos, en un solo lugar. Una plataforma así, facilita la conexión de la gestión de activos con otras áreas como nómina, asistencia o seguridad y salud en el trabajo.

Software en la nube vs. software on-premise

Los sistemas en la nube son sencillos ofreciendo mucha flexibilidad, acceso remoto, actualizaciones automáticas y menor mantenimiento. Por otro lado, el software on-premise requieren instalaciones en servidores propios.

¿Cómo elegir el mejor software de gestión de activos en Colombia?

Como se mencionó anteriormente, saber elegir el software adecuado para tu empresa, no solo depende de las funciones, también hay que tener en cuenta el contexto regulatorio, operativo y tecnológico de cada empresa.

A continuación te presentamos lo que debes tener en cuenta para elegir el mejor software de gestión de activos en Colombia:

Evalúa tus necesidades y tipo de activos

El primer paso es identificar los tipos de activos que se estarán manejando. ¿Son físicos (maquinaria, vehículos, mobiliario), digitales (licencias de software, equipos tecnológicos), o una combinación?

También es clave tener en cuenta la cantidad y volumen. Dependiendo de esto se puede empezar a implementar un software, ya que algunas soluciones están pensadas para pymes con un inventario pequeño, mientras que otras están diseñadas para grandes empresas.

Asegúrate de que cumpla con normativas locales

La herramienta que se vaya a empezar a utilizar debe cumplir con lo siguiente: que permita la trazabilidad de activos, que su depreciación contable esté regulada según las normas NIIF y que tenga registros compatibles con auditorías internas y externas.

Además, si tu empresa está sujeta a las normativas de seguridad y salud en el trabajo (SG-SST), es útil que el software a elegir permita relacionar los activos con los riesgos laborales.

Evalúa la facilidad de uso e implementación

La capacitación para saber utilizar el software es clave; con un sistema potente pero difícil de usar se suelen tener problemas. Es importante asegurarse de que la interfaz sea intuitiva, que permita la carga masiva de datos y que se pueda acceder desde distintos dispositivos y ubicaciones, con el fin de llevar un mejor control. Por ejemplo, las soluciones en la nube, son buenas opciones para empresas con equipos distribuidos o en crecimiento.

Considera el soporte técnico y el acompañamiento

Una herramienta puede ser muy completa, pero el uso se puede llegar a complicar, si no se tiene soporte en tu idioma, tiempos de respuesta ágiles o conocimiento del contexto colombiano.

Apuesta por herramientas que se integren a sistemas actuales

Una de las mejores prácticas para optimizar procesos es contar un software de gestión de activos que se conecte fácilmente con otras herramientas que ya se implementan en tu empresa. Esto hace que se eviten reprocesos y errores manuales de doble digitación, por ejemplo.

Buk es una plataforma integral que, además de gestionar personas, permite relacionar activos con distintos procesos como asistencia, nómina o salud ocupacional. Esto es especialmente útil si necesitas asociar herramientas de trabajo a determinados cargos o áreas, llevar un control de entregas y devoluciones, o incluso automatizar asignaciones desde el proceso de onboarding.

Contar con un sistema que se comunique con tus módulos de RRHH, contabilidad o ERP garantiza mayor trazabilidad, control interno y eficiencia en la operación diaria.

Analiza el retorno de inversión (ROI) y otros costos

Ten en cuenta los beneficios que se obtendrá con esto: ¿Se ahorrará tiempo en auditorías? ¿Se reducirán las pérdidas por activos no registrados o dañados? ¿Se evitarán sanciones por incumplimientos normativos?

El ROI de un software de gestión de activos se puede identificar cuando se vea una mejora en los procesos, haya un mejor control interno y se pueda tomar decisiones basadas en información.

Mejores prácticas para implementar un sistema de gestión de activos

• Crea una política clara de gestión de activos

Es importante definir cómo se registran, controlan, transfieren y retiran los activos de tu empresa. Asigna responsables, procesos de auditoría y flujos de aprobación.

• Capacita a tu equipo

Por fácil que sea el uso del software, es clave tener una capacitación con el equipo encargado. La capacitación asegura una adopción correcta. Se pueden incluir diferentes áreas como la de tecnología, contabilidad, operaciones y por supuesto recursos humanos.

• Automatiza alertas y mantenimientos

Muchos de los sistemas de software permiten que se configuren recordatorios para mantenimientos preventivos, renovación de licencias o inspecciones. Esto permite anticiparse a posibles problemas y de esta manera extender la vida útil de los activos.

• Monitorea indicadores clave

Monitorea algunos de los KPIs más relevantes: tasa de uso de activos, activos depreciados, activos en mal estado, costo de mantenimiento vs. reemplazo, entre otros.

¿Y si lo gestionas todo desde una sola plataforma?

Gestionar activos de forma eficiente ya no tiene por qué implicar el uso de múltiples herramientas, hojas de cálculo sueltas o procesos manuales que consumen tiempo y aumentan el margen de error.

Con Buk, puedes ir un paso más allá: vincular activos con cargos, colaboradores o centros de costos; automatizar entregas durante el onboarding; programar mantenimientos o renovaciones; y tener visibilidad en tiempo real del estado de los recursos disponibles en tu empresa. Todo esto dentro del mismo entorno desde donde también gestionas asistencia, nómina, comunicaciones internas, desempeño o bienestar laboral.

Esta visión unificada no sólo mejora la trazabilidad y el cumplimiento normativo, sino que reduce la carga operativa, mejora la toma de decisiones y permite que los equipos se enfoquen en lo estratégico, no en lo administrativo.

Si estás buscando una solución integral, moderna y adaptable a la realidad de tu empresa en Colombia, conoce cómo Buk puede ayudarte a optimizar la gestión de activos y mucho más.

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