Artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo: Guía de Pagos

El artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo (CST), modificado por el artículo 15 de la Ley 50 de 1990, establece de forma clara cuáles son los pagos que no constituyen salario en Colombia. Esta norma determina que los auxilios, las herramientas de trabajo y los pagos ocasionales por mera liberalidad del empleador no forman parte del salario del colaborador. Como consecuencia, estos montos se excluyen de la liquidación de las prestaciones sociales y de los aportes al sistema de seguridad social, bajo ciertas condiciones legales.

¿Qué establece el artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo?

El artículo 128 dice, de forma expresa, qué pagos de la empresa a sus colaboradores no cuentan como salario. La ley agrupa estos conceptos en cuatro categorías:

• Sumas ocasionales y por mera liberalidad: pagos que el empleador da de forma voluntaria y no periódica, como bonificaciones ocasionales o gratificaciones de fin de año.
• Herramientas para el desempeño de funciones: dinero o elementos en especie que el colaborador recibe no para enriquecer su patrimonio, sino para cumplir con su trabajo, como gastos de representación, medios de transporte o elementos de trabajo.
• Prestaciones sociales de ley: los pagos de cesantías, intereses de cesantías, primas de servicios y demás prestaciones que regula el Código Sustantivo del Trabajo.
• Beneficios extralegales acordados: auxilios habituales u ocasionales que las partes pactan expresamente como no salariales, como subsidios de alimentación, habitación o vestuario.

¿Cuáles son los requisitos para que un pago no constituya salario?

Para que un pago sea catalogado legalmente como no salarial bajo el artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo, es indispensable que no retribuya directamente el servicio del colaborador y que exista un pacto expreso por escrito. No basta con la simple voluntad del empleador; el acuerdo debe cumplir condiciones específicas ante la ley.

1. El pago no puede retribuir directamente el trabajo: Si un pago se entrega como contraprestación de la jornada laboral o de las funciones del cargo, la ley lo considera salario, sin importar el nombre que se le dé.
2. El acuerdo debe constar por escrito: Todo beneficio extralegal que se quiera excluir del salario debe quedar en el contrato de trabajo o en un documento anexo firmado por ambas partes.

Este segundo punto es donde muchas empresas fallan: no por mala fe, sino por no dejar el respaldo documental en regla. La plataforma de gestión documental de Buk permite almacenar de forma centralizada y firmar electrónicamente los anexos contractuales de los colaboradores, asegurando que cada beneficio no salarial tenga el respaldo legal que exige la ley ante una auditoría.

¿Cómo se aplica el límite del 40% en los pagos no salariales?

El límite del 40%, regulado por el artículo 30 de la Ley 1393 de 2010, establece que los pagos no salariales que superen el 40% de la remuneración total mensual del colaborador deben sumarse al Ingreso Base de Cotización (IBC) para salud, pensión y riesgos laborales. Esta medida busca evitar que se reduzca de manera artificial la base de aportes al sistema de protección social.

Para realizar este cálculo de forma correcta, se deben seguir las siguientes fórmulas:

A continuación, se presenta un caso práctico para ilustrar la aplicación de estas fórmulas. En este ejemplo, la empresa debe calcular los aportes de seguridad social sobre un IBC de $2.700.000 COP, en lugar de hacerlo únicamente sobre el salario básico. 

¿Qué riesgos enfrentan las empresas ante la UGPP por una mala aplicación?

Las empresas que aplican erróneamente el artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo se exponen a costosas sanciones económicas impuestas por la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) debido a la inexactitud en el reporte del Ingreso Base de Cotización (IBC). Esta entidad tiene la facultad de exigir el pago retroactivo de los aportes omitidos junto con intereses de mora muy elevados.

En Colombia, los costos adicionales asociados a la nómina y la seguridad social representan aproximadamente el 45% del salario básico del colaborador, lo que resalta la importancia de una correcta planeación financiera. La UGPP realiza cruces de información automáticos entre la nómina electrónica reportada a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) y las planillas de aportes para detectar inconsistencias.

Si la entidad identifica que una bonificación habitual fue etiquetada de forma indebida como pago no salarial, emitirá un requerimiento de información o una propuesta de sanción que afectará la liquidez de la organización.

Frente a este riesgo, contar con un sistema que centralice estos procesos marca la diferencia. El software de nómina de Buk automatiza el cálculo de pagos y liquidaciones, los aportes al Sistema de Protección Social a través de la planilla PILA, y la creación de documentos soporte de Nómina Electrónica. Además, con Buk AI, tu equipo puede resolver dudas sobre comprobantes de nómina con un clic.

Por su parte, la gestión documental y firma electrónica de Buk permite almacenar y firmar los anexos contractuales de beneficios no salariales, dejando trazabilidad ante cualquier auditoría de la UGPP.

Agenda una llamada aquí.