"Buk optimizó nuestra vida, antes nos demorábamos cinco (5) días en generar la nómina de la empresa y ahora solo nos toma medio día"                             - Caso de éxito IMM

Conversamos con Paola Morales, coordinadora de talento humano de Importadora Montecarlo Motos, quien nos contó cómo fue su experiencia con la implementación del módulo de nómina de Buk.

¿Cuándo iniciaron con BUK?

Nosotros iniciamos en marzo de 2021 el proceso con Buk.

¿Cómo ha sido el proceso de implementación en la empresa?

Nosotros veníamos de sufrir con la nómina, sufrir era que no nos cuadraba, tampoco las incapacidades, entre otras. Llega Buk mágicamente a nuestras vidas y encontramos que Buk nos ofrecía soluciones prácticas, un ambiente fácil y comenzó el proceso de implementación. Experiencia vivida, el proceso avanza, a medida que uno como empresa, y hablo de la Importadora Montecarlo Motors (IMM), cumple con los compromisos que se pactan con el líder de proyecto. La persona que tuvimos que es María Fernanda, y ha sido una persona espectacular, trabajamos muy de la mano con ella, los compromisos se cumplieron a tiempo. Fue un proceso agradable, muy bonito y de mucho acompañamiento.

¿Cómo fue la recepción de los colaboradores una vez estuvo integrado el software? 

Todavía lo mastican, porque veníamos de hacer nuestros desprendibles manuales, de hacer un archivo en Excel. Después tuvimos un software que no nos funcionaba muy bien, los desprendibles no se descargaban, eran de difícil acceso, tuvimos muchas dificultades. En este momento aún están masticando el poder autogestionar, el hecho de que tienes un correo en donde puedes entrar, puedes descargar tu desprendible de nómina, donde a futuro vas a descargar otro tipo de plantillas, donde puedes conocer detalles de tu nómina. Por ejemplo, nosotros que generamos comisiones por venta y generamos los extractos de comisiones, antes también era un problema pedírselo a cada uno, verificar si el correo les había llegado. Entonces, aunque muchos de ellos aun lo mastican, otros le han sacado mucho provecho, mucho más el jugo. Descargando certificados de retenciones, extractos de comisiones, tienen a la mano su desprendible de nómina, digamos que para las personas que lo han explorado, ha sido muy ganador para las diferentes áreas y ha sido interesante ver que hay procesos que se pueden automatizar y agilizar y los tiempos de este.

¿Cómo describes la eficiencia en la aplicación del software en IMM, que tan rápido se pudo llevar a cabo?

Te voy a hablar de tiempos en varias cosas, liquidación de nómina y seguridad social.

En una liquidación de nómina fácilmente yo me estaba demorando dos días, subiendo novedades, probando que el archivo generara los procesos contables respectivos y demás. Hoy nos estamos demorando medio día, en las tres nóminas, entonces ahí te estoy hablando de una optimización de tiempo increíble. En el tema se seguridad, la seguridad social en el software que teníamos antes, no nos descargaba un archivo plano para poder subir la seguridad social. Eso significaba que nosotros teníamos que ingresar colaborador por colaborador y grabar las novedades. Aunque es una nomina pequeña, 54 personas, fácilmente te puedes estar demorando varios días, por las diferentes novedades y adicional por las fechas de pago. Hoy tengo una nómina que estoy haciendo en medio día, máximo en 1 día por las diferentes novedades. Y si te digo un día te estoy exagerando en tiempo. Si lo miras desde temas de optimación de tiempo ha sido super ganador para nosotros porque el proceso actualmente lo hacemos una vez al mes y nos estamos ganando, 5 días de tiempo, 5 días.

¿Tú eres una fan del módulo de nómina electrónica de Buk?

Soy una buk lover 100%. Buk es una experiencia que voy a estar contando, que voy a estar compartiendo y que recomiendo al 100% porque además es un software muy fácil y amigable. De hecho, cuando tú necesitas una información, tu misma la puedes armar, es un tema de que cuando necesito una información pueda obtenerla en el sistema. Antes teníamos que coger el archivo de incapacidades, alimentar one by one y sacar el estadístico. Hoy en día le digo descárgueme esta información y ya, simplemente grafiqué y queda genial. Entonces si tu me preguntas, soy una Buk lover 100% y lo recomiendo, si hubiese una medición de mil, lo recomiendo al mil.

¿Si tuviéramos que nombrar 3 beneficios de BUK que nos dirías?

El tema de tiempos, optimiza tiempo y procesos, la facilidad, digamos que en ese tema de facilidad, el software te saca informes que eran muy difíciles de armar porque tenias que tener mucha información. Normalmente en los programas de nómina, tiene uno que tener un programador que no es contador, que no es psicólogo, que no maneja el tema y tienes que transmitirle a esa persona, la necesidad de que te calcule tal cosa para que me de tal otra (un ejemplo). En Buk, el sistema coge el concepto y lo hace. Nos optimiza en cuanto a creación de conceptos. En una nomina se puede generar conceptos de un mes a otro porque vamos a generar un nuevo bono, por ejemplo, y ahí, el sistema lo puede incluir, de manera muy fácil, sin tener conocimiento de programación, solo lógica para armarlo. Reta tu lógica para que puedas lograr el resultado.

¿Buk los ha ayudado durante el teletrabajo?

Claro que sí, porque nos acerca a la gente. Buk es una nube que me permite otorgar los permisos a nuestra gente de lo que yo quiero que esa persona vea, sin exponer la información de los demás. Entonces cuando me dices que, en el teletrabajo, la respuesta es ¡claro!, porque yo puedo decirle a la persona, mire, ahí está su información. Sin tener que buscar a los señores de sistemas.

Sí, nos optimiza y nos acerca a la gente en unos procesos super sencillos.

¿Cómo sería tu recomendación para una empresa que esta pensando en unirse a Buk.

Si a mi me llega un compañero o conocido, diciéndome que tiene problemas con la nómina, yo le diría que la solución es www.buk.co y que ahí esta toda la solución en sus manos. Lo recomendaría al 100% y le diría que a nosotros nos ahorra 5 días del mes que nos tomaba antes hacer una nómina. Ahora lo hago en medio día. De una semana pase a medio día. Ahora tengo 5 días para buscar otras actividades y fortalecer el proceso, ahora si podemos hacer lo que nos toca hacer porque ahora si tenemos tiempo de hacerlo. Es super confiable, es increíble la confiabilidad en los temas de cálculo. E­­l miedo de todos los procesos es cuando uno trabaja con los dineros de la gente… porque para mí una nómina no son los 30 o 15 días trabajados. Cuando tú pagas una nómina, pagas arriendos, colegios, sueños, metas… por eso yo humanizo mi nomina con ese cariño hacia el proceso.

Entonces Buk nos optimiza y nos acerca a la gente y así la gente siente que estamos haciendo el calculo como es. Y ese es el miedo de una transformación, que el calculo no se de como se deba dar o que paguemos mal una incapacidad, una licencia o beneficio. Te puedo decir hoy que confió en Buk como tu confiarías en un Excel. De hecho, en Excel lo pienso, en Buk ya está toda la información, todo el sistema legislativo colombiano. No tengo que pensar en hacer actualizaciones cada vez que hay una actualización.

Puedes ver la entrevista completa en nuestro canal de YouTube:

Buk es un software integral de gestión de recursos humanos que te permite automatizar tareas relacionadas a la gestión de personas, como el pago de nómina,  gestión de contratos, firma digital y mucho más.