Contratar extranjeros en Colombia: Guía legal y laboral

Los trabajadores extranjeros vinculados laboralmente en Colombia cuentan con los mismos derechos y obligaciones que un trabajador nacional.

Para que la contratación sea legal, el empleador debe validar el permiso de trabajo, y se sugiere constatar que el trabajador cuente con Cédula de Extranjería o PPT en el caso de trabajadores venezolanos; y reportar la novedad en el sistema SIRE dentro de los plazos normativos

Requisitos para contratar personal extranjero en Colombia

Para vincular legalmente a un trabajador extranjero en Colombia, la empresa debe verificar el cumplimiento de ciertas condiciones migratorias habilitantes: documento de identidad válido, permiso de trabajo y registro ante SIRE.

La responsabilidad de comprobar que el trabajador tiene autorización para ejercer actividades laborales recae sobre el empleador. Si la empresa omite esta validación, puede enfrentar sanciones por parte de las autoridades migratorias.

Capacidad legal y documentos de identificación válidos

El documento de identificación que debe presentar un extranjero depende de su situación migratoria.

Quienes tengan permiso de trabajo mediante visa deben tramitar cédula de extranjería. El Permiso de Protección Temporal también cumple funciones de identificación.

Para la afiliación al sistema de seguridad social y el reporte en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA), deberá utilizarse el documento habilitado según la condición migratoria del trabajador.

Tipos de visas para trabajar en Colombia

Las visas que habilitan para trabajar en Colombia se dividen en tres categorías principales bajo la Resolución 5477 de 2022: Visas de Visitante (V), Visas de Migrante (M) y Visas de Residente (R). La visa de trabajo es en calidad de migrante y otorga un permiso cerrado para trabajar; es decir, supeditado a un único empleador y durante la vigencia de esa visa. 

Paso a paso para la contratación de un extranjero

El procedimiento operativo para vincular a un trabajador extranjero en Colombia consta de cuatro pasos obligatorios que deben ejecutarse entre el área de Gestión de Personas y la autoridad migratoria. 

Paso 1: Verificación de visa y permiso de trabajo

1. Solicitar copia escaneada del pasaporte y de la visa vigente emitida por la Cancillería.

2. Validar en el portal web de la Cancillería la autenticidad de la visa y corroborar que el código NIT de la empresa coincida con el patrocinador registrado, en caso de ser una visa V o M por contrato de trabajo.

Paso 2: Firma del contrato laboral y cédula de extranjería

Redactar y firmar el contrato individual de trabajo bajo las normas del Código Sustantivo del Trabajo (mismas condiciones que un trabajador colombiano).

Paso 3: Registro obligatorio en el SIRE (Migración Colombia)

1. Ingresar a la plataforma de la entidad regulatoria Migración Colombia (Sistema de Información de Registro de Extranjeros - SIRE) con el usuario corporativo de la empresa.

2. Cargar los datos de la vinculación laboral (fecha de inicio, cargo, tipo de contrato y datos de la visa) dentro del plazo estricto de 15 días calendario.

Paso 4: Afiliación a Seguridad Social y PILA

1. Afiliar al trabajador a la Entidad Promotora de Salud (EPS), Administradora de Fondos de Pensiones (AFP) y Administradora de Riesgos Laborales (ARL).

2. Reportar la novedad de ingreso en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) utilizando el tipo de documento Cédula de Extranjería (CE) o Permiso por Protección Temporal (PPT).

Obligaciones del empleador y reporte en el SIRE

El Sistema de Información para el Reporte de Extranjeros (SIRE) es la plataforma mediante la cual Migración Colombia controla la información relacionada con la vinculación de ciudadanos extranjeros en el país.

La empresa no solo debe reportar el inicio de la relación laboral. También está obligada a informar cualquier cambio relevante durante la vigencia del contrato, así como su terminación, dentro de los plazos establecidos por la normativa.

Tabla de plazos de reporte de novedades ante Migración Colombia

Sanciones por contratar extranjeros de manera irregular

Permitir que un extranjero preste servicios sin la visa adecuada o no reportar las novedades en el SIRE acarrea procesos administrativos sancionatorios por parte de Migración Colombia.

Caso práctico: Cálculo del riesgo financiero por omisión del SIRE en COP

Supongamos que una empresa contrata a dos trabajadores extranjeros con contrato laboral, pero no registra su ingreso en el Sistema de Información para el Reporte de Extranjeros (SIRE) dentro de los 15 días calendario establecidos por la norma.

Tras una verificación, Migración Colombia inicia un proceso administrativo sancionatorio por incumplimiento del deber de reporte (Resolución 2357 de 2020).
 
Sanción base por no reporte en el SIRE: La norma contempla multas entre 105,25 y 2.631,30 UVT (SMMLV) por cada trabajador omitido.

Además de la multa económica impuesta por la autoridad migratoria, si la empresa no realizó los aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en PILA por falta de documento válido, la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) sancionará la omisión con moras e intereses sobre la nómina devengada.

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