Datos sensibles: definición y ejemplos según la ley colombiana

Datos sensibles: la categoría de información con protección reforzada

Un dato sensible es aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede originar su discriminación, como aquellos que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

Ejemplos de datos sensibles según la Ley 1581 colombiana

Las categorías de datos sensibles definidas por la normativa colombiana se reflejan en situaciones concretas durante la administración de personal y la gestión de recursos humanos. A continuación detallaremos algunos ejemplos según la Ley 1581 de 2012:

¿Está prohibido tratar datos sensibles? Las excepciones del Artículo 6

La regla general en Colombia es sencilla: los datos sensibles de los colaboradores y candidatos están protegidos, y por defecto no se pueden tratar. Sin embargo, la ley sí contempla algunas excepciones, pues según el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, se pueden tratar este tipo de datos cuando:

 

• El titular da su autorización explícita para ese fin.
• Se necesita para proteger su interés vital, como en una emergencia médica.
• Una obligación legal específica así lo exige.

Esto también da un criterio claro para cada proceso: no se debe condicionar una vacante, una contratación o un beneficio a la entrega de datos sensibles, salvo que exista una razón legal directamente ligada al cargo. Así se protege al equipo y se evitan riesgos innecesarios para la empresa.

Datos sensibles vs. datos personales: la diferencia

La diferencia principal está en el nivel de riesgo que implica su uso y en las condiciones exigidas para tratarlos.

 

Un dato personal general permite identificar a una persona, pero su tratamiento no compromete directamente sus derechos fundamentales.

 

Un dato sensible, en cambio, toca aspectos íntimos de la vida, como la salud, la orientación sexual, las creencias religiosas o la afiliación política. Por eso la ley exige un estándar más alto de protección: consentimiento previo, expreso e informado y que advierta de forma explícita que el titular no está obligado a autorizarlo.

Datos sensibles en la gestión de RRHH: los casos más comunes

Ahora bien, vale la pena resaltar que las áreas de Gestión de Personas recolectan frecuentemente datos sensibles durante la selección, contratación y ejecución del contrato de trabajo. A continuación, te explicaremos cada uno de ellos:

Datos de salud

Los certificados médicos de ingreso, periódicos y de egreso, así como los diagnósticos registrados en las licencias médicas, son datos sensibles de salud. La empresa no debe solicitar la historia clínica completa del colaborador ni usar los diagnósticos como base para tomar decisiones de desvinculación.

Datos biométricos

El registro de huella dactilar o el reconocimiento facial para controlar la asistencia son datos biométricos. Para administrarlos, la organización debe informar previamente las alternativas de registro no biométricas y contar con una autorización previa, libre y explícita.

Afiliación sindical

El descuento de la cuota sindical mediante nómina exige certificar la pertenencia del colaborador al sindicato. Esta información debe mantenerse bajo estricta confidencialidad y ser utilizada únicamente para fines del procesamiento contable y cumplimiento legal.

¿Qué pasa si tratas datos sensibles sin cumplir la ley?

El tratamiento de datos sensibles sin cumplir la Ley 1581 de 2012 expone a la empresa a investigaciones administrativas y sanciones impuestas por la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), como por ejemplo:

 

• Multas altas: las autoridades de control pueden imponer sanciones de gran valor a las empresas o personas responsables, hasta por el equivalente de dos mil salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción.
• Suspensión temporal: la SIC puede ordenar la suspensión de las actividades relacionadas con el tratamiento de datos hasta por seis meses, indicando los correctivos que la empresa debe adoptar.
• Cierre de operaciones: si la empresa no adopta los correctivos ordenados, la SIC puede disponer el cierre temporal de las operaciones; y en casos que involucren datos sensibles, el cierre puede ser inmediato y definitivo.

Proteger los datos sensibles de los empleados con un software de RRHH

Sin lugar a dudas, la gestión manual de datos sensibles mediante archivos físicos y hojas de cálculo incrementa el riesgo de fuga de información y accesos no autorizados.

 

Es por esto que, para asegurar el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, las organizaciones requieren centralizar la información bajo medidas técnicas y operativas avanzadas.

 

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