Tendencias, Transformación Digital

¿En qué consisten los procesos de Gestión Documental?

Buk Buk

 

 

 

¿En qué consisten los procesos de gestión documental?

Los procesos de gestión documental son un conjunto de operaciones para administrar la rotación de documentos/archivos internos y externos, que forman parte de los procesos de negocio de una empresa.

 

Las fases del proceso de gestión documental son las siguientes:

  • Planeación documental.
  • Producción documental.
  • Gestión y trámite de los documentos.
  • Organización y transferencia documental.
  • Disposición final de los documentos.

 

Planeación documental:

 

Acciones administrativas que permiten la revisión de la información. En esta etapa se lleva a cabo el reconocimiento, análisis e interpretación de los objetivos empresariales. Se implementan las normas y objetivos de gestión, así como los parámetros de producción, categorización y almacenamiento de los documentos, teniendo en cuenta el contexto empresarial de cada organización.

Producción documental:

 

En esta etapa se revisan los documentos, su creación, el ingreso y categorización, teniendo en cuenta su relevancia y funcionabilidad. Se tiene en cuenta su creación, estructura, soporte y medios de tratamiento de los documentos y la ejecución de tecnologías. Todo lo anterior con el fin de gestionar el ahorro de recursos. 

Gestión y trámite de los documentos:

 

Se da importancia a la investigación de los documentos de manera completa, su incidencia en los procesos de la empresa y la funcionabilidad que tiene en el exterior. Se revisan los tramites en los que incide el documento, la relevancia, calidad y facilidad de ubicación que debe tener. Se identifica y se controla el propósito del documento y su relevancia en los distintos procesos administrativos, legales, de consulta y gestión corporativa. 

Organización y transferencia documental:

 

Esta etapa hace referencia a las operaciones técnicas de gestión documental, en el que por medio de una revisión del documento, se define su categoría, serie documental, valoración, tiempo de almacenamiento, departamento al que pertenece y el tipo de archivo. Lo anterior busca establecer un orden y almacenamiento documental. Las normas de transferencia de los documentos en su proceso de archivo y se tienen en cuenta los formatos, la migración, estructura, conservación y conversión.

Disposición final de documentos:

 

Se tienen en cuenta todos los procesos de selección y valoración del documento, pensando en su conservación o eliminación. Esto permite el seguimiento correcto de todos los ciclos de vida de cada documento, a fin de darle su respectivo tratamiento y poner pautas para llevar a cabo su eliminación y destrucción. La ejecución de cada una de estas etapas, ayudará al mejoramiento de las estrategias de gestión en pro de la empresa.

Optimizar el archivo de documentos, herramientas individuales y el sistema integral.

El archivo documental precisa de diferentes procesos de gestión documental que deben estar digitalizados. Las empresas necesitan de sistemas de gestión documental cada vez mas profesionales y automatizados, que permitan incluir el archivo documental en formato de audio, multimedia, etc. Todo lo anterior, con el fin de reducir el formato papel y comenzar a utilizar un archivo de documentos de fácil y rápido acceso.

 

La persona encargada del archivo, ahora asume un nuevo cargo. Una responsabilidad muy electrónica, que asegurará el acceso, la integridad y la preservación de la documentación a largo plazo. Dependiendo de los objetivos de la empresa y los procesos que se necesiten incluir en la gestión documental, se necesitará cierto tipo de software de gestión documental, contando con herramientas individuales o con un sistema integral. Entre mayor sea el nivel de digitalización para la integración de documentos e información, más complejo se volverá el sistema, pero de igual forma, la empresa tendrá mayor control y automatización.

Las etapas expuestas anteriormente, nos permiten entender el sistema de gestión documental. El ahorro de recursos, la digitalización de los archivos, la reducción de espacio que se logra al implementar dicho sistema y la facilidad de acceso de los documentos, son apenas unos de los muchos beneficios que logra esta nueva herramienta empresarial.

 

Buk es un software integral de gestión de recursos humanos que te permite automatizar tareas relacionadas a la gestión de personas, como el pago de nómina,  gestión de contratos, firma digital y mucho más.

 

CTA ebook gestion documental

 

 

ARTÍCULOS RELACIONADOS

Evolución de la gestión de personas: plataforma integral de beneficios labo.

Conoce la evolución de la gestión de personas gracias a la evolución tecnológica, una plataforma integral de beneficios ...

Calendario tributario 2022: declara sin problemas en sus plazos y fechas

Conoce las fechas tributarias más importantes para las personas y empresas, en Colombia este 2022 con nuestro calendario...

Declaración a la renta: pasos para declarar y pagar en el año 2022

Conoce cómo y cuándo hacer tu declaración a la renta y evita inconvenientes por concepto de pagos de multas u otros proc...