¿En qué consisten el proceso de Gestión Documental?

Podemos englobar la definición de gestión documental a todos aquellos procesos que son llevados a cabo por una empresa de forma ordenada, articulada y previamente estudiada, con el  fin de tener el control total de toda la información que entra, sale y se almacena en la misma. 

Este proceso de gestión documental es de vital importancia, ya que absolutamente todo tipo de archivo tiene un determinado valor para la empresa, la cual al optar por su correcto manejo y almacenaje, lo deja disponible y a la orden para ser usado cuando así se requiera.

¿Qué es la planeación documental?

Es el principio de todo proceso de gestión de documentos en la empresa, es aquí donde se analiza la información mediante rigurosos procesos de revisión y valoración del entorno empresarial. Se definen entonces las estrategias a seguir para optimizar los procesos de manejo de todo tipo de documentación, tanto interna como externamente. Así como de su correcto almacenaje, categorización y permanente control. Teniendo siempre en cuenta contextos básicos de la empresa como lo son el legal, el funcional, y el técnico, de esta forma se logra una excelente gestión de planeación documentaria.

¿En qué consiste la producción documental?

Como su nombre bien lo indica, esta es la etapa en toda empresa con una buena gestión documental, categoriza documentos de todo tipo para su posterior almacenaje. En donde se pone de manifiesto el potencial de cada departamento para elaborar distintos tipos de documentos, tanto para uso interno, así como para aquellos documentos que van remitidos a destinatarios fuera de la compañía. Los métodos empleados para la creación de los mismos van desde los más básicos (manuscritos, etc.) hasta las formas más avanzadas de transcripción, elaboración y envío de información.

Actualmente, el avance de la tecnología ha permitido el desarrollo de programas, aplicativos, plataformas  que facilitan el proceso de elaboración y manejo de documentos. Anteriormente, la principal herramienta para esta tarea era la hoy obsoleta máquina de escribir, así como el clásico papel y tinta; hoy en día más de la mitad de la información que se maneja en cualquier empresa se hace de manera digital. Esto ha derivado en un ahorro significativo en materiales como papel, lo cual a su vez ha sido un gran punto a favor en materia ecológica.

Proceso 1 – Planeación documental: define qué, cómo y quién

Este es el punto de partida de toda gestión documental. Aquí la empresa revisa su entorno y decide:

• Qué documentos necesita generar.
• Cómo deben gestionarse de principio a fin.
• Quién será responsable en cada etapa.

En esta fase también se definen las estrategias para manejar, almacenar, clasificar y controlar la información, teniendo en cuenta los requisitos legales, técnicos y funcionales.

Proceso 2 – Producción y recepción: Captura los documentos correctos

Las empresas elaboran documentos para uso interno y externo, que pueden ir desde manuscritos hasta formatos digitales. El avance tecnológico ha permitido la creación de documentos mediante plataformas que facilitan la elaboración, edición y envío, reduciendo el uso de papel y mejorando la eficiencia.

Además de la creación interna, este proceso incluye la recepción de documentos provenientes de proveedores, clientes, autoridades y terceros, garantizando que la información ingrese correctamente al sistema y sea distribuida a las áreas correspondientes.

Proceso 3 – Trámite y circulación: uso, consulta y seguimiento

Toda la información generada o recibida —contratos, facturas, comprobantes, memorandos, compras, ventas, etc.— debe almacenarse por medios digitales o físicos. Una vez archivada, inicia su uso y consulta.

En este proceso se garantiza:

• Acceso oportuno a la documentación.
• Trazabilidad del documento durante su ciclo activo.
• Seguimiento del estado (en revisión, aprobado, pendiente de firma, etc.).
• Disponibilidad 24/7 a través de sistemas digitales especializados.

En términos modernos, este proceso incluye la circulación interna del documento, sus aprobaciones, revisiones, firmas y notificaciones.

Proceso 4 – Organización y clasificación: de archivo vivo a archivo histórico

Los documentos deben analizarse, clasificarse y valorarse según su tipo, área responsable, nivel de acceso y utilidad.

• Categorizar y asignar metadatos
• Definir tiempos de retención
• Determinar si va a archivo activo, central o histórico
• Preparar transferencias entre archivos
• Realizar preservación o cambios de formato cuando es necesario

En esta fase se ejecutan acciones como conversión digital, preservación, migración y actualización de formatos.

Proceso 5 – Valoración, transferencia y disposición final

Tras la revisión, se determina el valor del documento y su destino:

• Documentos de alta importancia: conservación prolongada.
• Documentos útiles a mediano plazo: archivo central.
• Documentos de valor histórico: archivo de permanencia.
• Documentos sin valor administrativo, legal o contable: eliminación segura.

Este proceso permite liberar espacio, reducir costos y mantener solo la información necesaria.

¿Cómo Buk implementa estos procesos en un flujo integrado?

La automatización en Buk inicia con un requisito fundamental: configurar plantillas, permisos y responsables dentro del módulo de firma electrónica y gestión documental. Con esto listo, el sistema genera documentos, recibe archivos y gestiona pasos como revisión, firma electrónica y notificación sin procesos manuales.

Después de esta configuración, los flujos pueden activarse automáticamente a partir de eventos como contrataciones, cambios de puesto o retiros. En cada caso, Buk clasifica documentos, controla vigencias y organiza la información en la carpeta digital del colaborador.

Estos flujos se fortalecen al integrarse con otros módulos como gestión de activos, encuestas y capacitaciones, lo que permite enviar evaluaciones, registrar entregas o asignar cursos de manera automática.

¿Conoces Buk?

En la actualidad las gestiones empresariales, así como aquellas prácticas de sana convivencia y la búsqueda de mejoras en el entorno empresarial, se ha traducido en el surgimiento de tecnologías como BUK, que es un software cuyo objetivo es centralizar todas las tareas del área de recursos humanos, entre ellas el almacenamiento y digitalización de los documentos. 

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