Guía para la Gestión Documental

Te presentamos la guía completa para modelar la gestión documental en tu empresa.

En este manual aprenderás acerca de:

  • Gestión documental: cómo funciona, ventajas y normas de calidad
  • Biblioteca digital de documentos
  • Optimización de tus archivos
  • La importancia de un control documental perfecto
hombre
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Gestión Documental:
Lidera el proceso de gestión documental
en tu empresa y sé el o la heroína de tus colaboradores

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Contenidos

Sección 1:

Sistema de Gestión documental: ¿Qué es y porqué la necesitas?

Para comenzar, definiremos el concepto de gestión documental y su rol fundamental en la organización de las empresas.

Hablaremos de:

 

  • ¿Qué es la gestión documental?

  • Ventajas de un sistema de gestión documental

     

1 Sistema de Gestión documental Qué es y porqué la necesitas

La gestión documental hace referencia a las actividades administrativas y técnicas,
de planificación y manejo de la documentación en cualquier organización. Los
documentos son los producidos o generados por entidades, desde su origen hasta su
destino final, buscando facilitar la utilización y búsqueda.

El sistema de gestión documental hace que sea más sencillo para las organizaciones,
combinar archivos y documentos en papel y en formato electrónico en un mismo
lugar. Los documentos físicos se deben escanear y los formatos electrónicos de estos
y de otros documentos, se pueden importar. Se manejan documentos generados por
un procesador de texto, excel, presentaciones, archivos PDF, imágenes, entre otros.

Los procesos de gestión documental son un conjunto de operaciones para administrar
la rotación de documentos, archivos internos y externos, que forman parte de los
procesos de negocio de una empresa.

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental hace referencia a las actividades administrativas y técnicas, de planificación y manejo de la documentación en cualquier organización. Los documentos son los producidos o generados por entidades, desde su origen hasta su destino final, buscando facilitar la utilización y búsqueda. Lo anterior, se publica en el Departamento Administrativo de Función Pública, en el cumplimento de la Ley 594 de 2000, “Ley General de Archivos”, emitida por el Archivo General de la Nación- AGN.

Un documento llega a la empresa en forma de papel y en formato digital. Una factura que llega por correo físico es un documento que se puede contabilizar, pero, de todas formas, esa factura seguramente comenzó con un pedido de la empresa. Esa solicitud, podría ser de registro digital y eso quiere decir que la empresa cuenta con dos documentos que deben referenciarse. Para este ejemplo en particular, se le puede agregar una nota de entrega, un documento de aceptación, un contrato, entre otros. Los anteriores ejemplos pueden estar archivados en diferentes departamentos de la organización, pero todos están ligados a una misma factura. La gestión documental ayuda a organizar lo anterior y permite encontrarlo de manera fácil, ahorrando tiempo a la organización.

Gestión documental para la eficiencia de tu empresa

Cuando nos referimos a un sistema de gestión documental, nos referimos a una forma automatizada de organizar, asegurar, capturar, digitalizar, etiquetar, aprobar y completar tareas utilizando una versión electrónica de los documentos o archivos involucrados en la gestión de una organización. Para ello se utiliza un software que se encarga de controlar y organizar los documentos de toda la organización, incorporando contenido y utilizando flujos de trabajo, repositorios de documentos, sistemas de salida, sistemas de recuperación de información, etc.

 

Características de la gestión documental

A continuación, algunas de las características de la gestión documental:

  • Check-in / check-out y bloqueo, para coordinar la edición simultánea de un documento para que los cambios de una persona no sobrescriben los de otra persona.
  • Control de versiones, permite conocer la historia de cómo se creó el documento actual y cómo difiere de las versiones anteriores.
  • Roll-back, para “activar” una versión anterior en caso de error.
  • Registros de auditoría, para permitir la reconstrucción de quién hizo qué a un documento durante el curso de su vida en el sistema.
  • Comentarios y marcas.

La gestión documental, aunque se puede utilizar de forma independiente, también es un componente dentro de un entorno de gestión de contenido empresarial.

Por último, son muchas las ventajas que ofrece el Sistema de Gestión Documental, es un tema prioritario para las empresas, el de archivar de forma segura y organizada los documentos físicos y digitales de los diferentes procesos de la organización. Ahorra tiempo a los empleados y permite reinvertir ese tiempo en otros proyectos, por ejemplo, en pro del talento humano.

Ventajas de un sistema de gestión documental

 

El sistema de gestión documental hace que sea más sencillo para las organizaciones, combinar archivos y documentos en papel y en formato electrónico en un mismo lugar. Los documentos físicos se deben escanear y los formatos electrónicos de estos y de otros documentos, se pueden importar. Se manejan documentos generados por un procesador de texto, excel, presentaciones, archivos PDF, imágenes, entre otros.

 

A continuación, algunas de las ventajas específicas de la gestión documental:

 

Biblioteca digital de documentos/archivos

 

Los sistemas de gestión documental sirven como espacio principal para todos los documentos de importancia de la empresa. Luego de archivarlos, se goza de la posibilidad de acceder a ellos de forma sencilla, para revisarlos, modificarlos y compartirlos.

Los encargados en las organizaciones del manejo de documentos ahorran muchas horas archivando y buscando formatos, con un sistema de gestión documental bien implementado.

 

Seguridad de los documentos

Cuando no se cuenta con un sistema de gestión documental, se aumenta la posibilidad de que se conozca información privada e importante de la organización. Hay muchos tipos de información sensible en una empresa y siempre se debe esforzar por darle el mejor manejo para que no llegue a manos equivocadas. Lo anterior podría ocasionar daños serios de imagen, entre otros aspectos. Un buen control de gestión documental ofrece la seguridad de tener la información empresarial, bien protegida, mediante la aplicación de políticas de seguridad rigurosas. Existe también la opción de establecer usuarios autorizados en donde cada uno tiene permitido ver ciertos documentos y se puede controlar el acceso a la información. En caso de desastres como incendios o inundaciones, un sistema de gestión documental registrado en la nube garantiza que la información de la empresa estará siempre intacta y disponible sin importar el entorno.

 

Acceso a documentos en cualquier lugar

 

No es necesario encontrar un documento físico en el archivo corporativo para utilizarlo y gestionar temas pendientes. Un sistema de gestión documental te ofrece localización inmediata y la posibilidad de utilizar los archivos se puede hacer en tiempo real sin perder horas buscando y organizando documentos. Si además contamos con un sistema de gestión documental basado en la nube, los usuarios podrán acceder a archivos y formatos en cualquier lugar, en cualquier momento, sin importar de qué dispositivo se haga la revisión. La integración con un software de terceros elimina la entrada de datos redundantes y permite un flujo de información sin interrupciones entre plataformas dispares. Ahorra tiempo y esfuerzo y también mantiene la integridad y precisión de la información.



Organización integral

 

Puedes lograr la organización a través de etiquetas, categorías, subcategorías y metadatos, así los documentos son más fáciles de organizar, de ubicar y recuperar. Una búsqueda con palabras claves específicas, puede ofrecer resultados en cuestión de segundos.

 

Gestión óptima de recursos

La eficiencia del colaborador ahorra tiempo. Cuando hablamos de negocios, el tiempo ahorrado está ligado directamente con el dinero ahorrado. Además, hay que tener en cuenta que mantener y ejecutar un sistema de gestión documental, se puede hacer con una inversión baja.

 

Compartir archivos en tiempo real

Con un sistema de gestión documental, los usuarios pueden compartir y aportar información en archivos y documentos con aliados, controlando siempre quien comparte y quien tiene acceso a estos documentos. Con una funcionalidad de registro de auditoría, se puede saber quién ha visto o modificado cada uno de los documentos, lo cual resulta muy útil a la hora de evitar errores en procesos.

Está claro que son más los beneficios que trae implementar un sistema de gestión documental en la organización. La posibilidad de tener a la mano de forma rápida, cualquier documento físico (ahora digital) y dar gestión a lo que lo que se requiera, es de suma importancia, ahorra tiempo y el tiempo es dinero en cualquier negocio. Tener los archivos organizados, seguros y en la nube, impiden el riesgo de que se pierdan y de que lleguen a manos equivocadas, el sistema de gestión documental te permite fortalecer el archivo de la empresa.

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Sección 2:

Procesos de gestión documental en tu empresa

Ya sabes qué es la gestión documental, revisemos uno de los aspectos más importantes: los procesos.

 

¿En qué consisten los procesos de gestión documental?

 

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liderazgo en la cultura organizacional

¿En qué consisten los procesos de gestión documental?

Los procesos de gestión documental son un conjunto de operaciones para administrar la rotación de documentos, archivos internos y externos, que forman parte de los procesos de negocio de una empresa. A continuación, explicaremos las fases del proceso.

 

Las fases del proceso de gestión documental son las siguientes:

  • Planeación documental.
  • Producción documental.
  • Gestión y trámite de los documentos.
  • Organización y transferencia documental.
  • Disposición final de los documentos.

 

Planeación documental:

Acciones administrativas que permiten la revisión de la información. En esta etapa se lleva a cabo el reconocimiento, análisis e interpretación de los objetivos empresariales. Se implementan las normas y objetivos de gestión, así como los parámetros de producción, categorización y almacenamiento de los documentos, teniendo en cuenta el contexto empresarial de cada organización.

Producción documental:

En esta etapa se revisan los documentos, su creación, el ingreso y categorización, teniendo en cuenta su relevancia y funcionalidad. Se tiene en cuenta su creación, estructura, soporte y medios de tratamiento de los documentos y la ejecución de tecnologías. Todo lo anterior con el fin de gestionar el ahorro de recursos. 

Gestión y trámite de los documentos:

Se da importancia a la investigación de los documentos de manera completa, su incidencia en los procesos de la empresa y la funcionabilidad que tiene en el exterior. Se revisan los trámites en los que incide el documento, la relevancia, calidad y facilidad de ubicación que debe tener. Se identifica y se controla el propósito del documento y su relevancia en los distintos procesos administrativos, legales, de consulta y gestión corporativa. 

Organización y transferencia documental:

Esta etapa hace referencia a las operaciones técnicas de gestión documental, en el que, por medio de una revisión del documento, se define su categoría, serie documental, valoración, tiempo de almacenamiento, departamento al que pertenece y el tipo de archivo. Lo anterior busca establecer un orden y almacenamiento documental. Las normas de transferencia de los documentos en su proceso de archivo y se tienen en cuenta los formatos, la migración, estructura, conservación y conversión.

Disposición final de documentos:

Se tienen en cuenta todos los procesos de selección y valoración del documento, pensando en su conservación o eliminación. Esto permite el seguimiento correcto de todos los ciclos de vida de cada documento, a fin de darle su respectivo tratamiento y poner pautas para llevar a cabo su eliminación y destrucción. La ejecución de cada una de estas etapas ayudará al mejoramiento de las estrategias de gestión en pro de la empresa.

 

Optimizar el archivo de documentos, herramientas individuales y el sistema integral.

El archivo documental precisa de diferentes procesos de gestión documental que deben estar digitalizados. Las empresas necesitan de sistemas de gestión documental cada vez más profesionales y automatizados, que permitan incluir el archivo documental en formato de audio, multimedia, etc. Todo lo anterior, con el fin de reducir el formato papel y comenzar a utilizar un archivo de documentos de fácil y rápido acceso.

 

La persona encargada del archivo ahora asume un nuevo cargo. Una responsabilidad muy electrónica, que asegurará el acceso, la integridad y la preservación de la documentación a largo plazo. Dependiendo de los objetivos de la empresa y los procesos que se necesite incluir en la gestión documental, se necesitará cierto tipo de software de gestión documental, contando con herramientas individuales o con un sistema integral. Entre mayor sea el nivel de digitalización para la integración de documentos e información, mas complejo se volverá el sistema, pero de igual forma, la empresa tendrá mayor control y automatización.

 

Las etapas expuestas anteriormente, nos permiten entender el sistema de gestión documental. El ahorro de recursos, la digitalización de los archivos, la reducción de espacio que se logra al implementar dicho sistema y la facilidad de acceso de los documentos, son apenas unos de los muchos beneficios que logra esta nueva herramienta empresarial.

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Sección 3:

Herramientas tecnológicas para la gestión documental

¿Cuál es la mejor manera de almacenar archivos?

 

¿Qué herramientas me sirven para optimizar mi trabajo?

 

¡Aquí te explicamos todo eso y más!

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3 Herramientas tecnológicas para la gestión documental

Gestión documental en la nube: todo lo que necesitas en la palma de tu mano

 

El proceso de almacenamiento documental nos permite encontrar sistemas y métodos para llevar a cabo la exitosa administración de la información y datos.

 

La gestión documental es el procedimiento en el que se administra la información a través del contexto productivo de la organización. Se busca establecer los posibles tratamientos de la información, al igual que estrategias para maximizar su productividad automatizada.

 

Qué es la nube y por qué usarla en tu empresa

El almacenamiento en la nube va ligado con la digitalización de documentos, a pesar de ser procedimientos totalmente independientes. El almacenamiento en la nube se refiere a la administración de información empresarial de una manera virtual.

 

El almacenamiento en la nube brinda las siguientes ventajas:

  • No necesitarás depender de un equipo de tecnología de información, para instalar y ejecutar el software.
  • El acceso a la información es ilimitado, desde cualquier lugar y en cualquier momento se podrá acceder a información importante desde la nube.
  • Los costos iniciales son bajos, solo se necesita encontrar un proveedor de software.
  • Las copias de seguridad se realizan de manera automática en la nube. De esa manera, se mantiene la información siempre actualizada en tiempo real.
  • El sistema puede expandirse o reducirse a medida que las empresas crecen o se contraen, es fácilmente escalable. La mayoría de las veces las empresas pagan un valor por dicho servicio, según su tamaño organizacional.
  • Se logra una importante liberación de espacio físico y material de almacenamiento interno.
  • Se logra una protección total de la información.

 

En conclusión, con una gestión documental basada en la nube, las empresas logran trabajar de manera más inteligente y rápida, y así, son capaces de enfocar su tiempo en responsabilidades más importantes, lo cual se ve reflejado directamente en sus resultados de forma positiva.

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Sección 4:

Estandariza tus procesos y cumple con las normas

Entérate sobre las normas de calidad con tu sistema de gestión documental y las normas ISO asociadas.

 

 

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que implica la toma de decisiones

Cumple las normas de calidad con un sistema de gestión documental

 

La importancia de un control documental perfecto 

 

El control documental de un sistema de gestión documental es necesario para cumplir con las normas de calidad.

Para lograr una certificación ISO y mantenerla, es necesario seguir los procesos y procedimiento que se establecieron previamente y también se requiere que se mejoren esos procesos y que se trabaje a través de un registro que demuestre lo siguiente:

 

  • Se debe mantener la documentación actualizada.
  • Se deben actualizar los procedimientos cuando los procesos cambian.
  • Se deben revisar los procesos de trabajo cuando se hallen formas más eficientes de hacerlo.
  • Se debe cumplir con los formularios de inspección.
  • Se debe completar los registros cuando se realiza formación.

 

Fundamental para ISO 9001, el control documental.

La norma ISO 9001, nos indica que se debe mantener un control documental de toda la información documentada y solicitada por el sistema de gestión de calidad y por esta norma internacional.

 

Debemos tener en cuenta que las referencias de documentos y registros se deben reemplazar por “información documentada”. De esta forma se pueden incluir mejor la información que se encuentra en los formatos. Lo anterior hace referencia a toda la información que se incluye en el software, archivos digitales, videos, grabaciones de audio, fotografías, etc.

Siempre se debe mantener un control documental de todos los archivos, es fundamental para que la organización funcione de manera óptima, necesario para el efectivo manejo del sistema de gestión.

 

Las siguientes son preguntas importantes para el control documental:

 

Identificación: ¿Cómo se identifica la información documentada? ¿La información debe especificar títulos, numeración y fechas?

 

Formato: ¿Cuál es el mejor formato para cada información? ¿Debería almacenarse como un documento digital?

 

Revisión y aprobación: Cuando se halla o se crea un documento nuevo, ¿cómo se aprueba su almacenamiento? ¿Quién revisa los documentos para asegurarse de que son adecuados y quién los aprueba?

 

Distribución, acceso, recuperación y uso: ¿Cómo dar acceso a los documentos publicados? ¿Todos pueden ingresar al servidor?

 

Almacenamiento y preservación: ¿Cómo se protege la información documentada contra cambios que no han sido autorizados o pérdidas? ¿Quién puede editar y eliminar los archivos?

¿Hay copias almacenadas de forma segura?

 

Control de cambios: ¿Cómo saber si se tiene o no la información actualizada? ¿Cómo saber qué ha cambiado entre la versión actual y la última versión?

 

Retención y disposición: ¿Cómo nos aseguramos de que solamente los documentos actuales son los ideales para las gestiones? ¿Hay copias impresas? ¿Cómo se hace un seguimiento de ellos?

 

Documentos externos: ¿Cómo se puede ubicar y tener un control documental de otras fuentes?, por ejemplo, normas relevantes, legislación, especificaciones, etc.

 

Llevar el control documental de manera correcta, te permite dar respuesta a todas las preguntas anteriores sobre revisión, actualización, acceso y aprobación.

Certifícate según la norma ISO con un sistema de gestión documental

 

Control documental para ISO 9001 de gestión de calidad (27001 de seguridad)

 

La norma ISO 9001 es un estándar internacional que ayuda a las organizaciones a optimizar los procesos de la organización. La norma ISO 9001 se elabora por la Organización Internacional de la Estandarización. Existen muchos sectores unidos a la normativa ISO, como puede ser el control de la calidad de los productos que ofrece una empresa. La norma ISO 9001 no contiene reglas específicas ni de control. Ofrece la posibilidad de que cada organización pueda crear su propia estrategia. Un sistema de gestión documental puede dirigir la ejecución de la estrategia planificada para gestionar los documentos.

La norma ISO 9001 es un estándar internacional que fue creada por la organización internacional de la estandarización, La norma no incluye control específico de calidad ni reglas, permite la posibilidad de que cada organización pueda crear su propia estrategia. Un Sistema de Gestión Documental puede dirigir la ejecución de la estrategia planificada para gestionar los documentos.

La norma ISO 9001 no es un paquete que se puede incluir al sistema, pero la gestión documental tiene gran aporte para ayudar a cumplir con la norma ISO 9001. Un gestor documental cumple con diferentes condiciones básicas para la certificación ISO.

La ISO 27001 es una norma internacional que permite el aseguramiento, confidencialidad e integridad de los datos y de la información, así como de los sistemas que participan.

Existe un estándar para los sistemas de gestión de la seguridad de la información, que permite a las empresas la evaluación del riesgo y controles necesarios para mitigar daños o eliminaciones.

 

Control documental para ISO 9001 de gestión de calidad

 

El sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir:

  1. a) información documentada requerida por esta Norma Internacional
  2. b) información documentada que la empresa denomina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad.

 

Creación y actualización

Cuando se organiza y se actualiza la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea aplicado:

  1. a) identificación y descripción (título, fecha, autor o número de referencia)
  2. b) formato (idioma, versión del software, gráficos) y los medios de soporte (papel, electrónico)
  3. c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.

 

Control de la información documentada

La información documentada necesaria para el sistema de gestión de la calidad y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurar lo siguiente:

  1. a) que esté disponible donde y cuando se necesite.
  2. b) que la información esté protegida adecuadamente (contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida).

Para el control de la información documentada, la organización debe abordar las siguientes actividades:

  1. a) repartición, acceso, recuperación y uso.
  2. b) almacenamiento y preservación
  3. c) control de cambios (por ejemplo, control de versión)
  4. d) conservación y disposición

La información documentada externa, que la organización denomina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad, se debe identificar y controlar.

La información documentada guardada como evidencia, debe protegerse contra modificaciones no intencionadas.

El acceso se refiere a una decisión con relación al permiso, solamente para consultar la información documentada, o al permiso para modificar la información documentada.

No debemos pensar en la cantidad de documentos, debemos encontrar la forma de organizar nuestros archivos, apoyarnos en el software para que se encargue de las labores operativas y utilizar ese tiempo que te permite ahorrar la tecnología, para trabajar en una cultura corporativa y pensar en el bienestar de los colaboradores.

Por último, son muchas las ventajas que ofrece el Sistema de Gestión Documental, es un tema prioritario para las empresas, el de archivar de forma segura y organizada los documentos físicos y digitales de los diferentes procesos de la organización. Ahorra tiempo a los empleados y permite reinvertir ese tiempo en otros proyectos, por ejemplo, en pro del talento humano.

Está claro que son más los beneficios que trae implementar un sistema de gestión documental en la organización. La posibilidad de tener a la mano de forma rápida, cualquier documento físico (ahora digital) y dar gestión a lo que lo que se requiera, es de suma importancia, ahorra tiempo y el tiempo es dinero en cualquier negocio. Tener los archivos organizados, seguros y en la nube, impiden el riesgo de que se pierdan y de que lleguen a manos equivocadas, el sistema de gestión documental te permite fortalecer el archivo de la empresa.

 

La ISO 27001 es una norma internacional que permite brindar seguridad y confidencialidad a la información y documentos de la organización. Existe un estándar de seguridad para los sistemas de gestión, que permite establecer controles necesarios para evitar eliminaciones y equivocaciones.

 

En conclusión, con una gestión documental basada en la nube, las empresas logran trabajar de manera más inteligente y rápida, y así, son capaces de enfocar su tiempo en responsabilidades más importantes, lo cual se ve reflejado directamente en sus resultados de forma positiva.

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