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¿Qué es la gestión documental?

Buk Buk

 

¿Qué es la gestión documental?

La gestión documental hace referencia a las actividades administrativas y técnicas, de planificación y manejo de la documentación en cualquier organización. Los documentos son los producidos o generados por entidades, desde su origen hasta su destino final, buscando facilitar la utilización y búsqueda. Lo anterior, se publica en el Departamento Administrativo de Función Pública, en el cumplimento de la Ley 594 de 2000, “Ley General de Archivos”, emitida por el Archivo General de la Nación- AGN.

Un documento llega a la empresa en forma de papel y en formato digital. Una factura que llega por correo físico es un documento que se puede contabilizar, pero, de todas formas, esa factura seguramente comenzó con un pedido de la empresa. Esa solicitud, podría ser de registro digital y eso quiere decir que la empresa cuenta con dos documentos que deben referenciarse. Para este ejemplo en particular, se le puede agregar una nota de entrega, un documento de aceptación, un contrato, entre otros. Los anteriores ejemplos pueden estar archivados en diferentes departamentos de la organización, pero todos están ligados a una misma factura. La gestión documental ayuda a organizar lo anterior y permite encontrarlo de manera fácil, ahorrando tiempo a la organización.

 

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Cuando nos referimos a un sistema de gestión documental, nos referimos a una forma automatizada de organizar, asegurar, capturar, digitalizar, etiquetar, aprobar y completar tareas utilizando una versión electrónica de los documentos o archivos involucrados en la gestión de una organización.

 

Para ello se utiliza un software que se encarga de controlar y organizar los documentos de toda la organización, incorporando contenido y utilizando flujos de trabajo, repositorios de documentos, sistemas de salida, sistemas de recuperación de información, etc.

 

Características de la gestión documental

 

A continuación, algunas de las características de la gestión documental:

 

  • Check-in / check-out y bloqueo, para coordinar la edición simultánea de un documento para que los cambios de una persona no sobreescriban los de otra persona.
  • Control de versiones, permite conocer la historia de cómo se creó el documento actual y cómo difiere de las versiones anteriores.
  • Roll-back, para “activar” una versión anterior en caso de error.
  • Registros de auditoría, para permitir la reconstrucción de quién hizo qué a un documento durante el curso de su vida en el sistema.
  • Comentarios y marcas.

 

La gestión documental, aunque se puede utilizar de forma independiente, también es un componente dentro de un entorno de gestión de contenido empresarial.

 Por último, son muchas las ventajas que ofrece el Sistema de Gestión Documental, es un tema prioritario para las empresas, el de archivar de forma segura y organizada los documentos físicos y digitales de los diferentes procesos de la organización. Ahorra tiempo a los empleados y permite reinvertir ese tiempo en otros proyectos, por ejemplo, en pro del talento humano.

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