¿Qué es gestión documental?

Una buena gestión documental es señal de organización y bienestar empresarial. En muchas compañías, los documentos se acumulan en escritorios y bandejas de entrada, dificultando el acceso a información clave para el área de recursos humanos y otras dependencias. Sin embargo, una gestión documental eficiente permite mantener el rumbo y el orden de la empresa, impulsando el cumplimiento de metas y la productividad.

Comprender qué es la gestión documental y cómo aplicarla en los negocios ayuda a optimizar procesos, evitar pérdidas de información y tomar mejores decisiones, además de garantizar el cumplimiento de las normas legales.

En Colombia, el Archivo General de la Nación (AGN) la define como el conjunto de actividades administrativas y técnicas orientadas a planificar, manejar y organizar la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final.

En este artículo conocerás por qué la gestión documental es esencial para tu empresa y cómo implementarla según las normas colombianas e internacionales.

¿Qué es la gestión documental y por qué debería importarte?

La gestión documental es el conjunto de procesos y prácticas destinados a administrar el ciclo de vida de los documentos, desde su creación hasta su conservación o eliminación, garantizando su acceso, autenticidad y valor probatorio.

De acuerdo con el Consejo Internacional de Archivos, la gestión documental forma parte de los sistemas de información de las organizaciones y tiene como propósito almacenar y recuperar documentos de manera eficiente, preservando su estructura y contexto.

La Universidad de La Salle explica que la gestión documental está articulada con las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), lo que permite adoptar modelos basados en innovación y modernización para facilitar el acceso a la información y fortalecer la transparencia.

Una adecuada gestión documental no solo ordena archivos: permite que la información institucional sea confiable, verificable y accesible, contribuyendo al cumplimiento normativo y a la eficiencia operativa.

Marco regulatorio de la gestión documental en Colombia

En Colombia, la gestión documental tiene un marco legal sólido que guía cómo deben manejarse los archivos tanto en el sector público como privado. Entre las principales normas se encuentran:

• Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos): regula la administración de los archivos y establece principios como autenticidad, integridad y conservación del patrimonio documental colombiano.
• Decreto 2609 de 2012: define la política de gestión documental en el Estado, estableciendo los lineamientos para administrar la información física y electrónica.
• Acuerdo 060 del AGN (2000): obliga a las entidades a gestionar de manera centralizada la recepción, radicación y distribución de comunicaciones oficiales.
• Ley 1712 de 2014 (Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública): garantiza que los ciudadanos puedan consultar la información pública, fomentando una cultura de transparencia.

Normas ISO aplicadas a la gestión documental

A nivel internacional, la Norma ISO 15489 es la principal referencia en gestión documental, pues establece el control sistemático sobre la creación, uso y conservación de los documentos para mantener su validez y valor legal.

A su vez, la ISO 9001 sobre sistemas de gestión de calidad y la ISO 19011 sobre auditorías refuerzan los principios de mejora continua, trazabilidad y control documental.

¿Cuál es el proceso de la gestión documental?

El proceso de gestión documental garantiza un buen rendimiento en la optimización de los recursos de una compañía. En el terreno práctico, abordar del mejor modo un proceso documental acompaña la realización de las metas propuestas por las empresas. A continuación hablamos cuáles son estos procesos:

• Carga de la documentación: Decidir el modo en que se subirán los archivos al sistema. Por ejemplo, si será un informe gráfico o una tabla de Excel.
• Producción y valoración: Esta instancia avanza hacia la estimación de los datos con el afán de intervenirlos, clasificarlos y organizarlos según la conveniencia personal.

En este sentido, es fundamental considerar la gravitación y utilidad de cada documento, para luego articular una meticulosa creación, clasificación, medios y soportes de los archivos.

• Gestión: Instancia que se ocupa de analizar la documentación, según su respectiva importancia al interior de la compañía y también hacia el exterior de la misma. Los aspectos influyentes en este paso son: trascendencia, calidad, necesidad.

• Vigilancia: Inmediatamente después de categorizar a los documentos, se procede a organizar la información, ya sea en físico o digitalmente, evaluando el grado de almacenamiento y el sector al que pertenecen dichos documentos.
• Transferencias y consultoría: Delimitación de las políticas atinentes a la estructura, formato, migración y TED (tablas de estimación documental). Si se consulta por algún documento en particular, tendrá que facilitarse el acceso para evacuar las dudas, vía correo electrónico, aplicativos, de manera física o a través de una nube.

Etapas del proceso documental

Según el Reglamento General de Archivo (RGA) y la Norma ISO 15489, toda gestión documental pasa por un ciclo de vida con ocho etapas:

Con el módulo de Firma electrónica y Gestión documental, este proceso se vuelve mucho más simple y automatizado:

1. Producción: crea documentos individuales o masivos desde plantillas personalizadas con los datos del sistema.
2. Recepción: centraliza los archivos de tus colaboradores en una sola plataforma.
3. Distribución: envía documentos para revisión o firma, con recordatorios automáticos.
4. Trámite: gestiona aprobaciones y define el orden de firma según área o cargo.
5. Organización: clasifica y guarda automáticamente los documentos por tipo o colaborador.
6. Consulta: accede en cualquier momento con trazabilidad completa y control de permisos.
7. Conservación: protege la información con cifrado y copias automáticas de respaldo.
8. Disposición final: elimina o conserva documentos según su vigencia y valor legal.
   

El módulo de Buk integra todas estas etapas en un solo lugar, ayudándote a digitalizar tus procesos y asegurar el cumplimiento normativo.

Importancia de una adecuada gestión documental 

La correcta gestión de documentos es esencial para las compañías, debido a que:

• Favorece completos sistemas de gestión informativa, eficiente y ágil.

• Es una herramienta práctica a la hora de las evaluaciones de riesgo en la organización.

• Es altamente eficaz para efectuar las auditorías de documentos, a la par de la realización en los análisis de procesos.

• La gestión documental no basa su pericia en instituciones privadas sino también públicas.

• Se ocupa de constatar que no falte ningún aspecto técnico o normas básicas en las empresas. Estas gestiones prueban la calidad y protección de los productos y servicios.

• Ofrece garantías permanentes a los usuarios, a la hora de intervenir sobre los requisitos preliminares y elementales en los productos/servicios que se diferencian del modelo de negocio de la competencia.

¿Qué se entiende por software de gestión documental? 

Este vocablo representa una aplicación informática que habilita las siguientes instancias: enrutado, preservación, difusión y labor en torno a documentación digital –sean elementos escaneados, o elaborados originalmente como electrónicos-. La misma es una herramienta maleable y transversal que posibilita el rastro de diversas problemáticas relativas a los documentos, para luego ocuparse de ellos, aportando las soluciones necesarias.

Una de las características fuertes de estos programas es que brindan una mejor mejor protección de datos, lo que además permite potenciar el flujo de trabajo. Este tipo de instrumento digital, permite compartir información con cualquier colaborador de la organización. El programa no sólo llega a los objetivos primarios, sino que mantiene una estricta custodia sobre el acervo documental.

Por otro lado, hay ciertas normas que otorgan validez, por igual medida, a un documento físico y uno digital. Esto contempla el arribo de archivos contables que diariamente avanzan hacia una digitalización.

Estos programas informáticos, no sólo se ocupan de completar con éxito los procesos de la empresa sino también, obtener resultados de corto y largo plazo, favoreciendo a la calidad de los servicios prestados a los clientes como a todo usuario externo de la compañía. La idea es que investigues qué programa se adapta mejor a tus necesidades empresariales. Muchos tienen la capacidad de realizar clasificaciones según la temática, lo que, a primera vista, reporta una ventaja a la hora de buscar el archivo que buscas.

Asegúrate de que el software sea confiable y demuestra una seguridad a la altura de tu empresa. En consecuencia, el programa debe mantener un cifrado capaz de soportar eventuales ataques cibernéticos que intenten tomar el control de la información.

Checklist para implementar un sistema de gestión documental efectivo

Antes de poner en marcha un sistema de gestión documental, asegúrate de cumplir con estos pasos básicos:

• Define una política documental clara: establece normas y responsables por área.
• Digitaliza tus procesos: prioriza la información más sensible o usada.
• Automatiza con un software confiable: herramientas como el módulo de Firma electrónica y Gestión documental de Buk te permiten generar, enviar y firmar documentos digitales de forma segura y conforme a la ley colombiana.
• Capacita a tu equipo: asegúrate de que todos comprendan cómo usar el sistema.
• Haz copias de respaldo y controla accesos: protege la información frente a errores o pérdida de datos.
• Evalúa y mejora: revisa periódicamente la eficiencia del sistema y ajusta lo necesario.

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Buk es un software de gestión de recursos humanos con el que puedes centralizar las tareas de esta área, desde la nómina electrónica, hasta los procesos de reclutamiento y onboarding. Con Buk puedes digitalizar los documentos de tus colaboradores y almacenarlos de manera segura, además cuenta con la firma electrónica, lo que te permitirá llevar de manera rápida los procesos de tu empresa.