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Ventajas de un sistema de Gestión Documental

Buk Buk

El sistema de gestión documental hace que sea más sencillo para las organizaciones, combinar archivos y documentos en papel y en formato electrónico en un mismo lugar. Los documentos físicos se deben escanear y los formatos electrónicos de estos y de otros documentos, se pueden importar. Se manejan documentos generados por un procesador de texto, excel, presentaciones, archivos PDF, imágenes, entre otros.

 

A continuación, algunas de las ventajas específicas de la gestión documental:

 

Biblioteca digital de documentos/archivos

 

Los sistemas de gestión documental sirven como espacio principal para todos los documentos de importancia de la empresa. Luego de archivarlos, se goza de la posibilidad de acceder a ellos de forma sencilla, para revisarlos, modificarlos y compartirlos.

Los encargados en las organizaciones del manejo de documentos ahorran muchas horas archivando y buscando formatos, con un sistema de gestión documental bien implementado.

 

Seguridad de los documentos

 

Cuando no se cuenta con un sistema de gestión documental, se aumenta la posibilidad de que se conozca información privada e importante de la organización. Hay muchos tipos de información sensible en una empresa y siempre se debe esforzar por darle el mejor manejo para que no llegue a manos equivocadas. Lo anterior podría ocasionar daños serios de imagen, entre otros aspectos. Un buen control de gestión documental ofrece la seguridad de tener la información empresarial, bien protegida, mediante la aplicación de políticas de seguridad rigurosas. Existe también la opción de establecer usuarios autorizados en donde cada uno tiene permitido ver ciertos documentos y se puede controlar el acceso a la información. En caso de desastres como incendios o inundaciones, un sistema de gestión documental registrado en la nube garantiza que la información de la empresa estará siempre intacta y disponible sin importar el entorno.

 

Acceso a documentos en cualquier lugar

 No es necesario encontrar un documento físico en el archivo corporativo para utilizarlo y gestionar temas pendientes. Un sistema de gestión documental te ofrece localización inmediata y la posibilidad de utilizar los archivos se puede hacer en tiempo real sin perder horas buscando y organizando documentos. Si además contamos con un sistema de gestión documental basado en la nube, los usuarios podrán acceder a archivos y formatos en cualquier lugar, en cualquier momento, sin importar de que dispositivo se haga la revisión. La integración con un software terciario reduce la entrada de datos redundantes y permite un flujo de información con menos errores entre plataformas. Ahorra tiempo y esfuerzo y también mantiene la integridad y precisión de la información.

 

Organización integral

 

Puedes lograr la organización a través de etiquetas, categorías, subcategorías y metadatos, así los documentos son más fáciles de organizar, de ubicar y recuperar. Una búsqueda con palabras claves específicas, puede ofrecer resultados en cuestión de segundos.

 

Gestión óptima de recursos

 

La eficiencia del colaborador ahorra tiempo. Cuando hablamos de negocios, el tiempo ahorrado está ligado directamente con dinero ahorrado. Además, hay que tener en cuenta que mantener y ejecutar un sistema de gestión documental, se puede hacer con una inversión baja.

 

Compartir archivos en tiempo real

 

Con un sistema de gestión documental, los usuarios pueden compartir y aportar información en archivos y documentos con aliados, controlando siempre quien comparte y quien tiene acceso a estos documentos. Con una funcionalidad de registro, se puede saber quién ha visto o modificado cada uno de los documentos, lo cual resulta muy útil a la hora de evitar errores en procesos.

 

Esta claro que son más los beneficios que trae implementar un sistema de gestión documental en la organización. La posibilidad de tener a la mano de forma rápida, cualquier documento físico (ahora digital) y dar gestión a lo que lo que se requiera, es de suma importancia, ahorra tiempo y el tiempo es dinero en cualquier negocio. Tener los archivos organizados, seguros y en la nube, impiden el riesgo de que se pierdan y de que lleguen a manos equivocadas, el sistema de gestión documental te permite fortalecer el archivo de la empresa.

 

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