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Certifícate según la norma ISO con un sistema de Gestión Documental

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Certifícate según la norma ISO con un Sistema de Gestión Documental

 

La norma ISO 9001 es un estándar internacional que ayuda a las organizaciones a mejorar los procesos de la empresa. La norma ISO 9001 se elabora por la Organización Internacional de la Estandarización. Existen todo tipo de empresas, unidas a la normativa ISO y puede funcionar como el control de la calidad de los productos que ofrece una empresa. La norma ISO 9001 no contiene reglas específicas ni de control. La norma permite que cada organización pueda crear su propia estrategia. Un sistema de gestión documental puede dirigir la ejecución de la estrategia planificada para gestionar los documentos.

Como la norma no incluye control específico de calidad ni reglas, permite la posibilidad de que cada organización pueda crear su propia estrategia. Un Sistema de Gestión Documental puede ayudar a liderar la ejecución de la estrategia establecida para gestionar los documentos.

La norma ISO 9001 no es un paquete que se puede incluir al sistema, pero la gestión documental tiene gran aporte para ayudar a cumplir con la norma ISO 9001. El gestor documental cumple con distintas condiciones esenciales para la certificación ISO.

 

La ISO 27001 es una norma internacional que permite el aseguramiento, confidencialidad e integridad de los datos y de la información, así como de los sistemas que participan.

Existe un estándar para los sistemas de gestión de la seguridad de la información, que permite a las empresas la evaluación del riesgo y controles necesarios para mitigar daños o eliminaciones indeseadas.

 

Control documental para ISO 9001 de gestión de calidad

 

El sistema de gestión de la calidad de la organización debe incluir:

 

a) información documentada requerida por esta Norma Internacional

b) información documentada que la empresa denomina como necesaria para la eficacia del sistema de gestión de la calidad.


Creación y actualización

Cuando se organiza y se actualiza la información documentada, la organización debe asegurarse de que lo siguiente sea aplicado:

 

a) identificación y descripción (título, fecha, autor o número de referencia)

b) el formato (idioma, versión del software, los gráficos) y medios de soporte (papel, medio electrónico/digital)

c) la revisión y aprobación con respecto a la conveniencia y adecuación.

 

Control de la información documentada

La información documentada necesaria para el sistema de gestión de calidad y por esta Norma Internacional se debe controlar para asegurar lo siguiente:

 

a) que esté disponible donde y cuando se necesite.

b) que la información esté protegida adecuadamente (contra pérdida de la confidencialidad, uso inadecuado o pérdida).

 

Para el control de la información documentada, la organización debe practicar las siguientes actividades:

 

a) repartición, acceso, recuperación y uso.

b) almacenamiento y preservación

c) control de cambios (por ejemplo, el control de versión)

d) conservación y disposición

 

La información documentada externa, que la organización denomina como necesaria para la planificación y operación del sistema de gestión de la calidad, se debe identificar y controlar.

La información documentada guardada como evidencia, debe protegerse contra modificaciones no establecidas previamente por la empresa.

El acceso se refiere a una decisión con relación al permiso, solamente para consultar la información documentada, o al permiso para modificar la información documentada.

En conclusión, no debemos pensar en la cantidad de documentos, debemos encontrar la forma de organizar nuestros archivos, apoyarnos en el software para que se encargue de las labores operativas y utilizar ese tiempo que nos permite ahorrar la tecnología, para trabajar a favor de una cultura corporativa y pensar en el bienestar de los colaboradores.

 

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