Gestión Documental en la nube

Las empresas manejan gran cantidad de documentos, por lo tanto necesitan llevar una gestión documental eficiente pero al mismo tiempo segura. En este sentido, las plataformas en la nube permiten que los documentos estén resguardados, lo que a la vez maximiza la productividad de las operaciones empresariales.

Es un hecho que los servidores en la nube están teniendo un auge increíble, incluso entre personas comunes, así pues, es lógico que las empresas adapten sus sistemas de almacenamiento con la tecnología SaaS.

En este artículo, te explicaremos cómo implementar una gestión documental en la nube puede ayudarte a cumplir mejor tus funciones como gerente, y a su vez aumentar la productividad en la empresa.

¿Qué es la gestión documental en la nube?

Cuando hablamos de la Gestión documental en la nube nos referimos a la capacidad de almacenar archivos (contratos, boletas de pago, imágenes, etc.) en un espacio de internet. Es decir, se refiere a la administración de información de forma virtual.

Se trata de un sistema de “archivos digitales” o gestión documental digital que permite conseguir la información en segundos. 

Con este tipo de almacenamiento no se requieren archivos físicos interminables en las empresas. Es un sistema de gestión automatizado que ahorra tiempo e incluso recursos.

¿Qué es la nube y por qué usarla en tu empresa?

La nube es el servicio de almacenamiento de datos a servidores localizados en la red. Esta modalidad permite guardar documentación casi ilimitada sin que altere la capacidad de almacenamiento del dispositivo que se usa. 

La nube permite que se acceda a programas y archivos a través de la conexión a internet. No depende de la capacidad del disco duro del CPU. 

Cabe destacar que se puede acceder a los documentos que se suben desde cualquier dispositivo y hacerles modificación. A continuación, indicamos brevemente por qué debes usarla en tu empresa:

• Las empresas operan de forma eficiente.

• Se disminuye el costo en el papel e impresiones.

• Los directivos o gerentes se enfocan mejor en sus funciones empresariales.

• Se aumenta la productividad empresarial.

• Las Compañías se adaptan a la era digital.

• Las modificaciones de documentos se hacen rápido, lo que permite acceder a documentos actualizados.

• Los documentos están protegidos contra incendios o accidentes, ya que se encuentran en formato digital.

Beneficios de la gestión documental en la nube

El mundo se ha vuelto cada día más digital, así pues, las compañías necesitan adaptarse a esta nueva modalidad de gestión. Y, no es cuestión de “deber”, en realidad la administración de documentos en formato digital en la nube ofrece ventajas destacadas.

A continuación, señalaremos algunos de los beneficios más importantes de utilizar tecnología SaaS (Software as a Service):

Mejoras el acceso a datos y documentos específicos

La gestión documental en la nube te ofrece mayor independencia y versatilidad en lo que se refiere al acceso de archivos. No es necesario estar en la oficina para acceder a documentos empresariales.

Claro, esto no significa que cualquiera puede acceder a información confidencial. El almacenamiento en la nube se puede configurar con el fin de que solo las personas autorizadas puedan acceder al mismo.

Ahorras en espacio de almacenamiento

Con un sistema SaaS no necesitas disponer de una gran capacidad de almacenamiento en disco duro, ni mucho menos tener interminables espacios para archivar físicamente los documentos. 

Al tener la documentación de forma digital ahorras espacio de almacenamiento, por lo que utilizas mejor los recursos.

Costes son bajos

El coste para lograr una gestión digital es bajo, lo único que se requiere es conseguir un proveedor de software confiable que te proporcione las ventajas que estás buscando.

Por otra parte, no es necesario que se cuente con equipo de tecnología de información para ejecutar el software.

Por cierto, no es necesario preocuparse por el mantenimiento de recursos de hardware, ya que el proveedor se encargará del mantenimiento del mismo en sus instalaciones.

Son adaptables

El tamaño de almacenamiento digital se adapta al tamaño de la empresa. En tal sentido, este sistema puede ampliarse o incluso reducirse. El coste por el software se adapta al tipo de empresa y a las necesidades de la misma.

Potencias las acciones de tu equipo TI

El equipo TI es necesario en toda Compañía, ya que posibilita el trabajo sin interrupciones. Pues bien, con la gestión de documentos digitales potencias las acciones de tu equipo TI, por consiguiente contribuyes a que la empresa esté a la par con la era moderna y tecnológica.

Ventajas de tener la gestión documental en la nube para RR. HH.

Además de mejorar el acceso y la organización, la gestión documental en la nube le da a Recursos Humanos algo esencial: tiempo.

El equipo consigue lo siguiente cuando los documentos ya no dependen de correos individuales, carpetas locales o papel:

1. Constancia en los procesos

Los documentos están siempre accesibles, aun cuando alguien esté de vacaciones, incapacitado o cambie de rol. Eso garantiza que la operación continúe sin interrupciones y evita cuellos de botella.

2. Menos peligro de que la información se pierda o se duplique

Un único archivo actualizado previene errores en los procedimientos, versiones duplicadas o decisiones obsoletas.

3. Rastreo en cada uno de los documentos

Es más sencillo identificar quién lo hizo, quién lo alteró y la versión más reciente; lo cual disminuye los errores y mejora el control interno.

4. Procesos más rápidos

Firmas, aprobaciones, actualizaciones y seguimiento se hacen en minutos sin depender de correos o documentos impresos.

5. Mejor experiencia para los empleados

Las personas pueden consultar sus documentos cuando los necesitan, sin depender del área de RR. HH.

Factores clave para migrar sin riesgos a la nube

Si bien migrar a la nube tiene muchas ventajas, hacerlo correctamente requiere considerar ciertos elementos que garantizan seguridad, continuidad y orden. Estos son los que tienen más relevancia:

• Control de acceso y roles apropiados: Garantiza que cada individuo solo acceda a lo que le corresponde ver o editar. Esto asegura la confidencialidad y previene los errores.
• Servidores con disponibilidad elevada: La operación no se interrumpe, aun si un servidor falla, siempre y cuando el proveedor brinde una infraestructura redundante y estable.
• Encriptación de los datos: Los datos tienen que trasladarse y guardarse encriptados. Esto salvaguarda documentos delicados como nómina, contratos, incapacidades o certificados.
• Respaldo automático de datos: Aseguran que siempre haya una versión recuperable si ocurren fallos, borrados por equivocación o asaltos externos.
• Cumplimiento normativo: El sistema debe cumplir normas de protección de datos, gestión documental y firma electrónica. 

Cómo Buk facilita la gestión documental en la nube

Buk reúne en un solo lugar la creación, firma y administración de documentos laborales. Con el módulo de Gestión documental y Firma electrónica, gran parte de las tareas que antes consumían tiempo ahora se realizan automáticamente: tienes la posibilidad de generar documentos en minutos, elaborar plantillas con mayor rapidez y llenar información sin procedimientos manuales gracias al soporte que ofrece la IA que ya emplea el sistema.