Política de SG-SST en Colombia: requisitos y cómo hacerla, estructura y ejemplos

Una buena política de SG-SST en Colombia puede ser un factor determinante para cualquier empresa que busque posicionarse dentro del mercado. En nuestro país, esta estrategia está regida por un marco normativo y constituye una parte cada vez más importante del andamiaje empresarial.

En el presente documento, te contaremos los puntos más importantes sobre esta materia, qué debe llevar tu política de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, cómo llevarla a cabo y mucho más. ¡Comencemos!

¿Qué es la Política de SST y para qué sirve?

En Colombia, la política de Seguridad y Salud en el Trabajo SST representa una obligación formal por parte de las empresas para, mediante una estrategia definida, proteger la integridad física, mental y social de sus equipos de trabajo. De acuerdo al Ministerio del Trabajo, hace parte del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo, cuyo propósito se fundamenta en el desarrollo de un proceso lógico por etapas que busque prevenir, reconocer, evaluar y controlar cualquier riesgo que pueda afectar la seguridad y la salud en un ambiente laboral.

Requisitos legales mínimos de la Política de SST (Colombia)

Los cimientos de las políticas de SST en Colombia se erigen desde diferentes normas que se deben cumplir a cabalidad y que determinan el alcance y los componentes estratégicos de las mismas. Estos requisitos legales mínimos son:

• Compromiso de la dirección: el plan general de SST debe ser firmado por el representante legal de la compañía y comunicado a todos los trabajadores del lugar.

• Alcance: debe contemplar la cobertura de todas las ramas laborales y sus trabajadores, sin excepción y sin importar el tipo de vinculación.

• Base legal: una política de SST debe estar regida bajo la resolución 0312 de 2019, la ley 1562 de 2012 y el decreto 1072 de 2015. Allí reposan algunos estándares mínimos innegociables de estos procesos corporativos.

• Difusión: mediante su difusión debe ser comunicada a la figura empresarial del COPASST y a todo el personal de la empresa.
• Actualización: debe ser estudiada y actualizada (si se encuentra necesario) al menos una vez por año.

Requisitos formales (escrita, concisa, firmada, difundida, anual)

Las leyes contemplan formalidades al momento de materializar una política de SST en cualquier empresa. Enseguida, te contamos de qué va este punto que no se puede pasar por alto:

• La política de SST en una empresa debe estar escrita y documentada como un documento formal de la empresa, firmado y fechado por el representante legal con el fin de resaltar el compromiso de la alta dirección.
• Debe estar escrita de forma concisa, sucinta y clara. Busca dar a conocer información clave sobre los peligros laborales y debe entenderse fácilmente por todos los colaboradores de la organización.
• Su difusión debe asegurar que llegue a todos los niveles de la organización, sin excepción alguna. Es menester obligatorio de la compañía velar por el conocimiento de esta política por parte de todos sus trabajadores.
• Esta política estratégica deberá revisarse y actualizarse, como mínimo una vez al año o cuando se lleven a cabo diferentes acontecimientos o cambios significativos que alteren su naturaleza.
  
  

  Objetivos mínimos que debe declarar la política

Una política efectiva de SST debe contemplar los siguientes objetivos que beneficien a toda la empresa:

• Tener un compromiso total hacia la identificación, evaluación y valoración de los riesgos que se puedan presentar en el desarrollo de las actividades laborales. En la misma línea, se deben establecer los respectivos controles de seguridad.
• Velar por una seguridad y salud íntegra para sus trabajadores, promoviendo el bienestar físico, mental y social de todos los integrantes de la empresa.
• Garantizar el modelo de mejora continua de acuerdo al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
• Asegurar el cumplimiento y alineación a la normativa legal referente a este tipo de políticas.

¿A quién aplica la Política de SST?

La política de SST en Colombia está orientada a todos los empleadores públicos y privados que operen en nuestra nación. Esto incluye figuras como contratantes, trabajadores dependientes e independientes; trabajadores en misión, empresas de servicios temporales y personal no uniformado de las FF.MM. La implementación de esta política es obligatoria para todas las empresas en Colombia, sin importar su tamaño, industria o metodología de contratación.

Cómo elaborar la Política de SST paso a paso (checklist)

Elaborar una política de SST requiere que esta sea concisa, clara, fácil de entender, adaptada a la naturaleza de los riesgos y el tamaño de la empresa y que se integre con las demás políticas de gestión de la compañía. Una vez resueltas estas características, puedes seguir el siguiente checklist:

Preparación y Diagnóstico

• Realizar una valoración inicial de acuerdo al SG-SST, donde se identifican peligros y se valoran riesgos.
• Reunir a la junta directiva o alta dirección para definir los compromisos pertinentes.
• Consultar con el COPPAST o el vigía de seguridad.

Elaboración del documento

• Especificar la razón social de la empresa y su actividad económica.
• Revelar su alcance orientado a todos los trabajadores de la compañía.
• Plasmar los compromisos específicos como la identificación, evaluación y valoración de los riesgos.
• Proteger la SST de todos los trabajadores.
• Cumplir con la normativa nacional vigente en materia de riesgos laborales.
• Promover la mejora continua basada en el SG-SST
• Estar firmada por el representante legal.
• Fechar el documento.

Implementación y comunicación

• Difundir la política a todos los niveles y trabajadores de la empresa.
• Publicar la política en canales de comunicación oficiales como carteleras y canales de intranet.
• Asegurar su fácil interpretación.

Revisión y mejora

• Revisar la política una vez al año.
• Actualizar la misma si existen nuevos riesgos, nueva naturaleza de los peligros o nuevas modificaciones obligatorias por parte de la ley.

Errores comunes (y cómo evitarlos)

Diseñar una política de SST para una empresa requiere de compromiso gerencial, conocimiento profundo de la compañía, y ver el proceso como un puente hacia la mejora continua y no como una mera obligación legal. La ausencia de estas características puede desembocar en errores comunes. Algunos de estos son:

• Política copiada: las políticas no pueden ser genéricas ni copiadas por formatos superfluos encontrados en internet. Para evitar este error, es necesario contemplar cada medida tomada de acuerdo a los riesgos, tamaño y actividad económica de la compañía.
• Falta de compromiso por parte de los directivos: los capitanes de la empresa deben estar en total responsabilidad de su SG-SST. Ver estas medidas como un gasto obligatorio innecesario o un engorroso requisito de ley aleja a la política SST de ser exitosa. El compromiso de los directivos con la integridad de sus colaboradores es de creciente importancia para el funcionamiento de la estrategia.
• Diseño sin implementación: otro error común puede ser tener todo claro, redactado y uniforme en el papel, pero no trasladarlo a la práctica. Cada apartado registrado en el documento oficial debe cumplirse a cabalidad en la práctica empresarial.
• Ignorar a algunos trabajadores: no incluir a contratistas, trabajadores tercerizados o centros de trabajo satélites es un error definitivo. Hay que resaltar que la política de SST debe incluir a TODOS los trabajadores de la compañía.
• Comunicación y lenguaje ineficaz: de poco sirve que la política sea fabulosa si no puede ser comprendida o es desconocida por parte de los trabajadores de la compañía. La dirección debe velar por el entendimiento de la misma por parte de sus equipos de trabajo.
• Desconocimiento normativo: uno de los errores comunes más peligrosos es el desconocimiento normativo, ya que puede acarrear consecuencias negativas que se pueden evitar. Es necesario estar alineado con la normativa nacional y estar atento en caso de actualización normativa.

Ejemplos reales de políticas SST (qué copiar y qué NO)

Enseguida, te compartiremos una lista de cosas que sí se deben incluir en tu política de SST y de cosas que no deben estar en la misma:

¿Qué sí copiar?

• Tener un compromiso claro y un alcance total dentro de la empresa.
• Identificar los riesgos como premisa fundamental de la política.
• Contar con recursos y promover la mejora continua de acuerdo al SG-SST.
• Fomentar el entendimiento y la participación por parte de los trabajadores.

¿Qué no copiar?

• Generalidades vagas en las premisas del documento.
• Utilizar lenguaje engorroso o tecnicismos innecesarios.
• Promesas inalcanzables o alejadas de la realidad.
• Copiar políticas de empresas de diferente sector y con otra naturaleza de riesgos que comprometan la salud de los trabajadores.

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