Cumple las normas de calidad con un sistema de Gestión Documental

Un jefe de finanzas tiene responsabilidades de gran envergadura, pues entre sus funciones se encuentra la implementación de modelos de previsión y la evaluación de riesgos de las inversiones. En tal sentido, un sistema de gestión documental puede ayudarte a conseguir certificaciones ISO que te permiten optimizar la calidad de los procesos de la compañía. 

La certificación ISO proyecta una imagen de confianza y calidad frente a los clientes. Pero, es vital que sepas archivar según la normativa. En este artículo te explicaremos cómo puede ayudarte a cumplir las normas de calidad un buen sistema de gestión documental. ¡Toma nota!

Marco normativo de la gestión documental en Colombia

La normativa ISO son estándares a nivel internacional que contribuyen a optimizar los procesos organizacionales, los cuales han sido determinados por la Organización Internacional de la Estandarización. Es de suma importancia conocer las normas de gestión de calidad vigentes en la producción documental.

La norma ISO 15489 establece los requisitos básicos que una empresa debe considerar para archivar y proteger su propia información empresarial.

Un aspecto destacado de esta normativa es que no hay normas rígidas a seguir, más bien, este tipo de normativa ofrece la posibilidad de que cada empresa pueda crear su propia estrategia ISO. Las normas de calidad gestión documental, en realidad permiten que las empresas puedan tener un mejor enfoque de calidad de venta de productos o servicios al cliente.

La norma ISO 9001 documentación sistema de gestión de la calidad, indica con claridad que se debe seguir un buen control documental, esto incluye disponer de la información documentada.

Normas de calidad con un sistema de Gestión Documental

La normativa ISO son estándares a nivel internacional que contribuyen a optimizar los procesos organizacionales, los cuales han sido determinados por la Organización Internacional de la Estandarización. Es de suma importancia conocer las normas de gestión de calidad vigentes en la producción documental.

La norma ISO 15489 establece los requisitos básicos que una empresa debe considerar para archivar y proteger su propia información empresarial.

Un aspecto destacado de esta normativa es que no hay normas rígidas a seguir, más bien, este tipo de normativa ofrece la posibilidad de que cada empresa pueda crear su propia estrategia ISO. Las normas de calidad gestión documental, en realidad permiten que las empresas puedan tener un mejor enfoque de calidad de venta de productos o servicios al cliente.

La norma ISO 9001 documentación sistema de gestión de la calidad, indica con claridad que se debe seguir un buen control documental, esto incluye disponer de la información documentada.

Un gestor documental para las empresas que intentan cumplir las normas ISO de forma interna

Una gestión documental logra influir en el cumplimiento de algunas normas ISO. Si deseas conseguir la certificación ISO debes solicitar un consejero de ISO. 

Aunque evidentemente como Gerente de Finanzas cuentas con habilidades para desarrollar estrategias que refuercen los puntos débiles de la empresa, la verdad es que la certificación ISO es un asunto complejo, así que conviene contar con una ayuda extra; al menos al principio.

Con ayuda de un profesional auxiliar se puede realizar una medida tendencial y crear una estrategia ISO. Con este conocimiento como base se puede iniciar la búsqueda de un gestor documental (softwares).

Obligaciones clave para las empresas derivadas de las normas

El control documental es un paso esencial en toda empresa. En tal sentido, conviene plantearse algunas preguntas a fin de saber si se está yendo en una vía correcta:

Identificación

Un buen control debe disponer de una efectiva identificación, pregúntate: ¿La información debe especificar títulos, numeración y fechas?

Formato

Es oportuno que averigües en qué formato se debe almacenar la información.

Revisión y aprobación

Es importante conocer el proceso de revisión y aprobación documental, en este respecto pregúntate: ¿Quién revisa los documentos para asegurarse de que son adecuados y quién los aprueba?

Distribución, acceso, recuperación y uso

Este es un paso esencial que conviene entender con claridad, pues de nada sirve contar con un buen sistema de almacenamiento, y que no se pueda acceder al mismo. Conviene que sepas quiénes pueden ingresar al servidor y cómo se da acceso a los documentos.

Almacenamiento y preservación

Es de suma importancia saber quién puede editar o eliminar los archivos. De igual modo, hay que cerciorarse de si hay copias almacenadas y por supuesto cómo se protege los documentos de ediciones no autorizadas.

Control de cambios

¿Cómo saber si un documento ha sido modificado?

Retención y disposición

Es importante saber si los documentos disponibles son los ideales para lograr una buena gestión. De igual forma, es importante saber si se dispone de copias impresas como respaldo.

Documentos externos

Es importante saber si es posible ubicar y tener control de fuentes externas.

Errores comunes al no cumplir las normas y sus consecuencias

Muchas compañías no cumplen las normas ISO porque creen que basta con almacenar documentos. Sin embargo, omitir procesos como trazabilidad, control de accesos, preservación y manejo de versiones puede generar:

• Multas o incumplimiento normativo.
• Pérdida de información clave.
• Falta de validez en auditorías.
• Documentos sin control ni respaldo.
• Dificultad para obtener certificaciones ISO.

Preguntas importantes para cumplir con el control documental

El control documental es un paso esencial en toda empresa. En tal sentido, conviene plantearse algunas preguntas a fin de saber si se está yendo en una vía correcta:

• Identificación: Un buen control debe disponer de una efectiva identificación, pregúntate: ¿La información debe especificar títulos, numeración y fechas?

• Formato: Es oportuno que averigües en qué formato se debe almacenar la información.
• Revisión y aprobación: Es importante conocer el proceso de revisión y aprobación documental, en este respecto pregúntate: ¿Quién revisa los documentos para asegurarse de que son adecuados y quién los aprueba?

• Distribución, acceso, recuperación y uso: Este es un paso esencial que conviene entender con claridad, pues de nada sirve contar con un buen sistema de almacenamiento, y que no se pueda acceder al mismo. Conviene que sepas quienes pueden ingresar al servidor y cómo se da acceso a los documentos.

• Almacenamiento y preservación: Es de suma importancia saber quién puede editar o eliminar los archivos. De igual modo, hay que cerciorarse de si hay copias almacenadas y por supuesto cómo se protege los documentos de ediciones no autorizadas.

• Control de cambios: ¿Cómo saber si un documento ha sido modificado?

• Retención y disposición: Es importante saber si los documentos disponibles son los ideales para lograr una buena gestión. De igual forma, es importante saber si se dispone de copias impresas como respaldo.

• Documentos externos: Es importante saber si es posible ubicar y tener control de fuentes externas.

¿Sirve cualquier gestor documental para el cumplimiento de las ISO?

Las normas ISO se pueden lograr gracias a un sistema de gestor documental. No obstante es importante saber que no todos estos softwares funcionan del mismo modo. Es decir, algunos programas están diseñados para cumplir con algunas condiciones básicas de la norma, de modo que pueden tener vistas a una normativa específica.

Por consiguiente, no sirve cualquier gestor documental. Necesitas elegir uno que se adapte a las necesidades de tu empresa.

Cómo Buk te ayuda a cumplir las normas de gestión documental

Buk es un software integral de gestión de recursos humanos que incluye un módulo de Firma electrónica y Gestión documental, ideal para empresas que buscan orden, cumplimiento y trazabilidad.

Con Buk puedes:

• Centralizar todos los documentos de la empresa de manera segura.
• Controlar accesos y permisos.
• Gestionar versiones y cambios con trazabilidad.
• Firmar digitalmente documentos de manera legal y auditada.
• Garantizar disponibilidad inmediata de la información.
• Prevenir pérdidas, duplicados o modificaciones no autorizadas.

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