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Cumple las normas de calidad con un sistema de Gestión Documental

Buk Buk

 

 

 

El control documental de un sistema de gestión documental es necesario para cumplir con las normas de calidad.

Para lograr una certificación ISO y mantenerla, es necesario seguir los procesos y procedimiento que se establecieron previamente y también se requiere que se mejoren esos procesos y que se trabaje a través de un registro que demuestre lo siguiente:

 

  • Se debe mantener la documentación actualizada.
  • Se deben actualizar los procedimientos cuando los procesos cambian.
  • Se deben revisar los procesos de trabajo cuando se hallen formas más eficientes
    de hacerlo.
  • Se debe cumplir con los formularios de inspección.
  • Se debe completar los registros cuando se realiza formación.

 

 Fundamental para ISO 9001, el control documental.

 

La norma ISO 9001, nos indica que se debe mantener un control documental de toda la información documentada y solicitada por el sistema de gestión de calidad y por esta norma internacional.

Debemos tener en cuenta que las referencias de documentos y registros se deben reemplazar por “información documentada”. De esta forma se pueden incluir mejor la información que se encuentra en los formatos. Lo anterior hace referencia a toda la información que se incluye en el software, archivos digitales, videos, grabaciones de audio, fotografías, etc.

Siempre se debe mantener un control documental de todos los archivos, es fundamental para que la organización funcione de manera óptima, necesario para el efectivo manejo del sistema de gestión.

 

Las siguientes son preguntas importantes para cumplir con el control documental:

 

Identificación: ¿Cómo se identifica la información documentada?

¿La información debe especificar títulos, numeración, fechas?

 

Formato: ¿Cuál es el mejor formato para cada información?

¿Debería almacenarse como un documento digital?

 

Revisión y aprobación: Cuando se halla o se crea un documento nuevo, ¿Cómo se aprueba su almacenamiento?

¿Quién revisa los documentos para asegurarse de que son adecuados y quién los aprueba?

 

Distribución, acceso, recuperación y uso: ¿Cómo dar acceso a los documentos publicados?

¿Todos pueden ingresar al servidor?

 

Almacenamiento y preservación: ¿Cómo se protege la información documentada contra cambios que no han sido autorizados o pérdidas?

¿Quién puede editar y eliminar los archivos? ¿Hay copias almacenadas de forma segura?

 

Control de cambios: ¿Cómo saber si se tiene o no la información actualizada?

¿Cómo saber qué ha cambiado entre la versión actual y la última versión?

 

Retención y disposición: ¿Cómo nos aseguramos de que solamente los documentos actuales son los ideales para las gestiones?

¿Hay copias impresas?

¿Cómo se hace un seguimiento de ellos?

 

Documentos externos: ¿Cómo se puede ubicar y tener un control documental de otras fuentes?, por ejemplo, normas relevantes, legislación, especificaciones, etc.

 

Llevar el control documental de manera correcta, te permite dar respuesta a todas las preguntas anteriores sobre revisión, actualización, acceso y aprobación.

 

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