Entrevista a José Fernando Medina sobre Nómina Electrónica: "...si no estás integrado con un software de nómina, posiblemente vas a cometer errores y algunas imprecisiones."

Desde el año 2015, Colombia comenzó un proceso de transformación digital donde la entidad fiscal, en este caso la DIAN, quiere controlar las transacciones que originan ingresos y gastos en las compañías y con ello la base fiscal. Por otro lado, también pretende que esos procesos de control y transaccionalidad sean mucho más expeditos y eficientes.

Por esto creo un “documento lanza”, que era la factura electrónica, y este ecosistema no para aquí. Vienen otros documentos como por ejemplo la nómina electrónica, que pretenden servir de soporte para los gastos que las compañías erogan debido a las relaciones laborales con sus colaboradores, y de esta manera tenerlos en cuenta en la base gravable.

José Fernando Medina - Country Manager, Saphety Colombia

¿Qué beneficios tiene este proyecto de nómina electrónica? Tanto para empresa como para colaboradores.

Desde el punto de vista compañía, la nómina electrónica permite sustentar gastos relacionados con la nómina de una forma más expedita y eficiente frente a la DIAN, de manera que todos sus procesos de la declaración de renta, y de pago de impuestos, sean mucho más fáciles, mucho más ágiles y trazables, es resumen, que sean más eficientes.

Por la parte de los colaboradores,  se tienen el soporte de los ingresos que reciben por cuenta de su nómina radicados en la DIAN y con ello facilitan procesos frente a terceros, como por ejemplo la solicitud de crédito en un banco, ya que no se trata de una certificación laboral sino de un documento electrónico que reposa en la DIAN y que certifica sus ingresos. Además, desde el punto de vista fiscal, sus procesos de declaración de renta como persona natural van a ser mucho más sencillos y trazables.

¿Cuál será el proceso para generar el documento de nómina electrónica?

En términos generales, para cualquier persona que esté obligado a reportar nómina electrónica, se deben mencionar 2 macroprocesos: habilitación y producción.

El proceso de habilitación, que estará disponible en la DIAN a partir del 1ero de agosto, y básicamente aquí el empresario tendrá que entrar a la página de la DIAN, buscar el apartado de nómina electrónica para ahí surtir un proceso de inscripción donde se le va a preguntar cuál va a ser el mecanismo por el cual va a reportar esta nómina. Por ejemplo, en el caso de los clientes de Buk, será a través de Saphety como proveedor tecnológico.
El sistema lo habilitará para que realice el proceso de pruebas, el cual podrá ser realizado con el respectivo acompañamiento por parte de Buk + Saphety para que de esta manera nos aseguremos que se logra pasar satisfactoriamente todas las validaciones propias de la plataforma de la DIAN.

Una vez terminado esto y habiendo entregado a la DIAN un proceso de pruebas satisfactorio, el cliente estará listo para pasar a su ambiente o proceso de producción. Ya podrá empezar a emitir su nómina electrónica.

Por otro lado, a nivel operativo, el proceso para generar el documento electrónico será transparente para el cliente, porque las operaciones que el realice desde Buk serán las mismas. Al Saphety estar integrado con con Buk los 2 sistemas se conectan y generan los archivos que necesita la DIAN. Saphety los entrega directamente a la DIAN como proveedor de nómina electrónica autorizado para su validación y luego devuelve a Buk el resultado de la transacción de tal manera que el usuario final pueda ver en su ambiente natural toda la trazabilidad de documentos de nómina y de ajustes.

En la habilitación, ¿es necesario que cada empresa ingrese al entorno de la DIAN?

Si. Esta es la tarea a la cual se circunscribe la empresa que va a emitir la nómina. Primero para habilitarse y después para salir a producción. Solo pueden hacerlo ellos porque entran en un ambiente clasificado dentro de la DIAN donde se le envía un correo a quien este registrado en el RUT, normalmente el representante legal, y solamente a través de este correo le permitirán el acceso para que seleccione el proveedor tecnológico y modo de operación.

Después de esto es donde entra Buk como operador virtual para hacer el acompañamiento en los siguientes pasos.

¿Qué importancia tienen reportar correctamente el tipo de cotizante al momento de emitir el documento electrónico?

Toda la información que pide la nómina electrónica, incluido el tipo de cotizante, debe ser 100% fiel a la realidad para no incurrir en inconsistencia de datos ni en sanciones. La información debe ser veraz, absoluta y consistente, dentro del ejercicio comercial que efectuamos y dentro de los reportes que hacemos a las entidades oficiales o entidades de control.

¿Quién es el responsable de guardar los documentos de nómina electrónica?
El emisor de la nómina. Es decir es el cliente final quien debe tener los mecanismos de almacenamiento. La información debe ser guardada por un periodo de 5 años. En el servicio que presta Saphety, se logra almacenar esta información en sus datacenters durante 6 años en línea, de manera que siempre los clientes tendrán a su disposición las nóminas que han emitido y que han pasado todo el proceso frente a la DIAN durante ese periodo de tiempo.

¿Cómo ves el proceso de creación del documento de nómina electrónica sin la ayuda de un software?

Aunque la ley prevé que este proceso se pueda hacer también de una forma más manual, sería más complejo, porque si no estás integrado nativamente con un software de nómina posiblemente vas a cometer errores derivados de la manualidad, y algunas imprecisiones que te lleven a que tu base gravable no esté correctamente calculada y que pueda generarte sobrecostos de tipo fiscal, además de re-trabajo.

¿Qué más viene? ¿Presenciaremos más documentos electrónicos?

Hay varias iniciativas que está planteando la DIAN. Paralelamente a la nómina electrónica, se están desarrollando a gran velocidad proyectos como RADIAN, que tienden a facilitarle a los contribuyentes mecanismos de financiación. Este proyecto viene para el segundo semestre del año y lo que busca es posibilitar el registro de transacciones como Título Valor, lo que permite a las empresas acceder a nuevos mecanismos de financiación, como el factoring por ejemplo. Es una iniciativa que facilitará el registro y trazabilidad de todos los eventos que suceden a lo largo de la negociación de un Título Valor, como por ejemplo una factura electrónica.

Mas adelante también vendrá el documento soporte de gastos de proveedores que no están obligados a facturar electrónicamente y, para el año 2022, estaremos hablando del documento equivalente electrónico que lo que hará es reemplazar a los “cerca de 11 documentos equivalentes” físicos que existen, como por ejemplo el POS.

¿Cómo se deben ir preparando las empresas para dar el paso hacia la nómina electrónica? ¿Qué consejo les puedes dar?

1. Que mantengan la información actualizada, de colaboradores y de la empresa como tal. Debemos siempre mantener la información fiel a la realidad.
2. Que hablen con sus aliados de software o aliados tecnológicos, en el caso de los clientes de Buk hablen con Buk, y entiendan como es su actuar en el proceso, y sobre todo es importante comunicarse con ellos para saber cómo son los registros de habilitación para pruebas y posteriormente de entrada a producción.

Cuéntanos más sobre ustedes ¿quién es Saphety y cómo se han preparado para el proceso de nómina electrónica?

Saphety es una multinacional que nació en Portugal hace 21 años, haciendo transacciones electrónicas en el mercado EDI, y se dedica a hacer seguimiento electrónico de los documentos que surten de la relación comercial entre un proveedor masivo y un retail.
Esto conllevó a que desarrolláramos alrededor de este ecosistema muchas otras soluciones de documentos electrónicos, como la factura electrónica, nomina electrónica, contabilidad electrónica, entre otras.

Saphety busca siempre ser pionero dentro de los proveedores tecnológicos que convoca la DIAN, estar siempre en los pilotos, pruebas, habilitaciones, etc., lo que nos permite a nosotros tener sistemas vanguardistas de primera línea y al cliente, mantenerse actualizado sobre procesos electrónicos y que pueda así prever y planificar esa transformación que está llegando al país.