"Ahora hacemos una firma de contrato en 15 min, anteriormente nos tardábamos 3 o 4 horas mientras esperábamos a las personas..." - Caso de Éxito.

Quisimos entrevistar a Mónica Peña de Pernine, Directora de Gestión de Talento Humano, para preguntarle acerca de la experiencia con la herramienta de Buk.

¿Qué impacto positivo les ha traído Buk?

Ahora podemos ser más estratégicos. Nosotros hoy en día tenemos una nómina que en un cierre normal nos tardamos una semana, ingresando las novedades. Mientras que anteriormente nos demorábamos 15 días o más tiempo. Reduciendo más de una semana del proceso.

¿Qué impacto positivo tuvo Buk en la nómina electrónica de Pernine?

El tema de firma de documentos ha sido un plus, el hecho de contar con esa herramienta ha permitido que se optimicen los recursos. Anteriormente hacíamos una correspondencia en word y sacábamos contratos de manera rápida, pero era inversión de papel, inversión de tiempo, estar corriendo, vaya a la impresora e imprima y pásale el contrato a la persona…

Hoy en día hemos reducido recursos porque al tener esa firma electrónica en documentos y contratos, nos permite a nosotros que las personas tengan en tiempo real sus documentos y que puedan firmarlos en su ficha. Eso hace que las personas reconozcan que ya no es necesario la presencialidad. Por ejemplo, ahora en época de pandemia, estar haciendo firmas de contratos masivas, es innecesario.

Entonces ahora podemos hacer una firma de contrato en 15 minutos cuando anteriormente nos podíamos estar tardando 3 o 4 horas mientras esperábamos a las personas, mientras firmaban y mientras leían sus contratos.

¿Cómo se han sentido los colaboradores con Buk?

Bueno, ellos han sido los más felices y sorprendidos.

Por ejemplo, el tema de las vacaciones anteriormente era muy manual, solicitábamos cartas, vistos buenos, firmas...

Hoy en día, ellos pueden solicitar sus vacaciones en dos minutos. También descargar un desprendible de nomina es muy rápido, la plataforma es muy amigable, desde la gerencia general hasta el auxiliar de bodega, ellos nos manifiestan que la plataforma es muy fácil de manejar.

Por ejemplo, para descargar un certificado también lo pueden hacer desde la aplicación, desde un celular. Pueden tener en tiempo real sus documentos, vacaciones y la aprobación. Eso ha sido una gran ventaja y a todos les ha gustado mucho.

¿Cuál ha sido la percepción de Pernine?

Anteriormente estábamos acostumbrados a los procesos manuales. Pero cuando uno comienza a trabajar con Buk, en el día a día, comienzas a valorar la reducción de tiempo.

Ahora tenemos más tiempo de analizar otros temas, como las escalas salariales. Tenemos más tiempo para generar una evaluación de desempeño en la plataforma, esas son cosas que ahora podemos hacer.

Es una herramienta que me permite enviar un mensaje a los trabajadores de cumpleaños, ahora lo puedo hacer. También proyectos de seguimientos, ese tipo de cosas nos ha gustado mucho porque hemos pasado de ser operativos a ser más estratégicos.

¿Cómo les ha parecido el módulo de Selección de Buk?

Es chévere porque te crea un empaquetado y te permite de una vez, perfilar. Si me llegaron 50 hojas de vida, voy depurando hasta llegar a la persona seleccionada. Es muy valioso porque queda la trazabilidad del proceso. La herramienta permite que generemos todo tipo de cuestionarios para obtener información de los colaboradores. Ya no tocará revisar carpetas físicas y nadie podrá decir que en un proceso no quedó documentado.

¿Qué otro beneficio encuentras en el módulo de Gestión de documentos?

Reducción de costos, antes gastábamos mucho papel. Antes pedíamos 10 resmas de papel, hoy pido 2 porque todo lo hacemos digital. Cada funcionario tiene su contrato dentro de la carpeta de Buk. Ya no es necesario que yo imprima varias copias para archivar en carpetas físicas.

Ya quedan los documentos 100% digitales y con la opción de consulta para ellos. Lo mismo las certificaciones, anteriormente eran manuales, hoy en día las personas las descargan y pueden descargar la información actualizada. El cuidado del medio ambiente es muy importante.

¿Qué resaltar de Buk?

En dos palabras, automatizar procesos.

A todos nos toca empezarlo a hacer. Todas las áreas, las empresas que no se mueven hacía ese tipo de tecnologías, van a quedar obsoletas, el mundo está invitándonos a eso:

a que seamos más cuidadosos con el medio ambiente, a que optimicemos recursos y a que las distancias no existan, queriendo decir con eso, que podemos firmar un contrato con una persona que físicamente está en otro país.

Puedes ver la entrevista completa en nuestro canal de YouTube: