Paso a paso para implementar la nómina electrónica en Colombia

La nómina electrónica en Colombia es el documento con el que los empleadores soportan ante la DIAN los pagos laborales como costo o deducción en su declaración de renta. Desde que se incorporó al sistema de facturación electrónica en 2021, cumplirla bien es clave para poder soportar esos pagos y evitar sanciones.

En esta guía te explicamos qué es, quiénes están obligados a emitirla y cómo implementarla paso a paso, desde la habilitación hasta la corrección de errores con notas de ajuste. ¡Comencemos!

¿Qué es la nómina electrónica?

Es un documento digital que valida ante la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) los pagos o abonos en cuenta derivados de una relación laboral, legal o reglamentaria. Surgió como parte de la transformación digital tributaria del país y se convirtió en un requisito obligatorio para respaldar dichos costos fiscales.

¿Quiénes están obligados a emitir la nómina electrónica?

Están obligados a generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica todos aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que realicen pagos o abonos en cuenta derivados de una vinculación laboral o legal y reglamentaria, y que requieran usar dichos pagos como costo o deducción.

Recuerda: los contribuyentes en el RST no están obligados a emitir nómina electrónica para efectos tributarios, ya que su impuesto se calcula sobre ingresos brutos y no aplican deducciones en renta. Sin embargo, muchos eligen emitirla voluntariamente para mantener el rastreo contable y el soporte ante entidades como la UGPP.

Guía paso a paso para habilitar e implementar la nómina electrónica

Ahora bien, para implementar de forma exitosa la nómina electrónica en Colombia ante la DIAN, tu organización deberá completar los siguientes pasos dentro del sistema habilitado por la autoridad tributaria:

1. Registro en el portal tributario DIAN: ingresa a la plataforma de la DIAN en la sección de habilitación para autenticarte como empresa o persona natural.

2. Selección del modo de operación (proveedor tecnológico): selecciona tu proveedor tecnológico habilitado para asociar el software a tu cuenta impositiva.

3. Superación del set de pruebas técnico: realizar el envío de las nóminas de prueba requeridas por el sistema de la DIAN para verificar la correcta integración.

4. Emisión y transmisión del documento XML con CUNE: transmitir mensualmente el documento XML que incluye el CUNE (Código Único de Nómina Electrónica) de cada uno de tus empleados dentro de los plazos legales.

Tratamiento para nuevas empresas y contratantes

Si tu empresa nace o contrata personal por primera vez, debes tener en cuenta que la normativa vigente contempla un marco de habilitación específico.

De acuerdo con la reglamentación de la DIAN, los nuevos obligados cuentan con un plazo máximo de dos (2) meses, contados a partir del primer pago o abono en cuenta derivado de una relación laboral o legal y reglamentaria, para llevar a cabo el proceso de habilitación, realización del set de pruebas e implementación definitiva de la nómina electrónica.

Plazos de transmisión

El Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica debe ser transmitido a la DIAN de manera mensual.

El plazo legalmente establecido exige realizar la transmisión dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta de la nómina.

Es crucial tener en cuenta la regla de traslado por días festivos y fines de semana: si durante los primeros días del mes se presentan sábados, domingos o festivos, estos no cuentan dentro del cómputo de los 10 días hábiles, trasladando el vencimiento exacto al siguiente día hábil correspondiente.

Notas de ajuste: ¿cómo corregir una nómina enviada a la DIAN con errores?

Si al revisar una nómina electrónica ya transmitida y validada por la DIAN detectas errores en los valores reportados, en los datos del colaborador o en los conceptos laborales devengados o deducidos, debes hacer uso de las notas de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica.

Las notas de ajuste son documentos electrónicos que permiten anular o corregir un documento de nómina reportado previamente. A continuación detallaremos dos tipos:

• Notas de ajuste de reemplazo: se utilizan para corregir inconsistencias o errores en la información (por ejemplo, corrección de un valor en un recargo nocturno, días trabajados o número de identificación). Al emitirse, reemplaza en su totalidad al documento soporte anterior.
• Notas de ajuste de eliminación: se utilizan cuando se requiere anular completamente un documento soporte de nómina que fue transmitido por error (por ejemplo, haber generado nómina a un colaborador retirado o un registro duplicado).

Para que la corrección mantenga plena validez tributaria, la nota de ajuste debe ser transmitida a la DIAN tan pronto se advierta el error, conservando la referencia al número y fecha del CUNE del documento original que se está modificando.

Beneficios de automatizar tu nómina con un software

Implementar un software de nómina como el de Buk, no solo te ayuda a cumplir con los requerimientos de la DIAN, sino que transforma la eficiencia de tu área de Gestión Humana, estos son algunos de los beneficios:

• Ahorro de tiempo: con un software de nómina puedes eliminar los procesos manuales y el riesgo de error humano al calcular horas extras, recargos, incapacidades y deducciones de ley.
• Centralización de datos: con el software de nómina puedes mantener toda la información de tus colaboradores, contratos y certificaciones en un solo lugar seguro.
• Cumplimiento normativo asegurado: un software actualizado se adapta automáticamente a los cambios legislativos en Colombia, garantizando que tus archivos XML cumplan con la sintaxis exigida por la DIAN.
• Mayor satisfacción de los colaboradores: la entrega de comprobantes de pago claros, detallados y a tiempo, accesibles desde una plataforma o app móvil.

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Buk es el software de recursos humanos perfecto para tu organización, pues con su módulo de nómina podrás crear, controlar y gestionar los documentos de nómina electrónica, estar actualizado con los últimos requerimientos de la DIAN y hasta automatizar y simplificar el cálculo de tus pagos.

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