Pasivo laboral en el balance general Colombia
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| Publicación octubre 8, 2026| Última actualización octubre 8, 2026
El pasivo laboral en el balance general representa el conjunto de obligaciones económicas y prestacionales vigentes que una empresa adeuda a sus trabajadores por concepto de salarios, prestaciones sociales, vacaciones, aportes a la seguridad social y pensiones al cierre de un periodo contable.
Estas deudas se originan en el contrato de trabajo y deben reconocerse bajo el principio de devengo o acumulación, garantizando la fidelidad de la información en el Estado de Situación Financiera según el marco NIIF aplicable en Colombia (NIC 19 para entidades del Grupo 1 y Sección 28 de la NIIF para las PYMES para el Grupo 2, recopiladas en el DUR 2420 de 2015).
En este artículo descubriremos cómo se estructura, si es corriente o no, qué cuentas del PUC lo componen y cómo se calcula. ¡Comencemos!
¿Cómo se estructura el balance general y dónde se ubica el pasivo laboral?
El balance general o Estado de Situación Financiera organiza los recursos y compromisos de una entidad en un periodo determinado. El pasivo laboral se ubica dentro del bloque general de pasivos, específicamente agrupando las obligaciones asumidas con el personal.
Ecuación contable: activo = pasivo + patrimonio
La ecuación patrimonial fundamenta la contabilidad de la empresa:
Activo = pasivo + patrimonio
Dentro de esta estructura, el pasivo representa la participación de los acreedores y empleados sobre los activos de la compañía.
Un incremento en la nómina pendiente de pago o en las provisiones prestacionales genera un aumento en el pasivo laboral, y su pago posterior exige recursos de los activos corrientes, lo que impacta la liquidez de la organización.
Pasivo corriente vs. pasivo no corriente
| Criterio | Pasivo corriente | Pasivo no corriente |
|---|---|---|
| Plazo de vencimiento | Exigible a corto plazo (menor a 12 meses). | Exigible a largo plazo (mayor a 12 meses). |
| Conceptos típicos | Salarios por pagar, cesantías anuales, primas, vacaciones y aportes a seguridad social/PILA. | Cálculo actuarial por pasivos pensionales directos (pensiones, sanción o convencionales) y otros beneficios a lo empleados a largo plazo. |
| Impacto en liquidez | Afecta directamente el capital de trabajo operativo. | Representa compromisos de proyección financiera estructural. |
Recuerda: la porción de las obligaciones pensionales que deba pagarse dentro de los 12 meses siguientes al cierre se presenta como pasivo corriente.
¿El pasivo laboral es corriente o no corriente?
El pasivo laboral comprende componentes corrientes y no corrientes según su exigibilidad. La mayoría de las acreencias laborales corresponden al pasivo corriente porque se liquidan o cancelan dentro del ciclo operativo anual. A continuación detallaremos algunos tipos y su clasificación:
| Tipo de pasivo laboral | Clasificación en el balance | Razón normativa / operativa |
|---|---|---|
| Salarios y nómina por pagar | Pasivo corriente | Pago exigible de forma quincenal o mensual. |
| Prima de servicios | Pasivo corriente | Prima legal de servicios (CST, art. 306), pagadera a más tardar el 30 de junio y el 20 de diciembre. |
| Cesantías e intereses sobre cesantías | Pasivo corriente | Consignación de las cesantías al fondo antes del 14 de febrero y pago de los intereses a más tardar el 31 de enero. |
| Vacaciones consolidadas | Pasivo corriente | Exigibles al causarse o disfrutarse en el ciclo anual de trabajo. |
| Retenciones y aportes de nómina (PILA) | Pasivo corriente | Pago mensual obligatorio ante entidades de seguridad social y parafiscales. |
| Pasivo pensional / cálculo actuarial | Pasivo no corriente (salvo la porción pagadera en el año) | Obligaciones de jubilación pagaderas en horizontes superiores a 1 año. |
¿Qué cuentas del PUC componen el pasivo laboral en el balance?
En Colombia, el pasivo laboral se registra principalmente en el Grupo 25 (Obligaciones Laborales) del Plan Único de Cuentas (PUC), normado originalmente por el Decreto 2650 de 1993, así como en subcuentas específicas del Grupo 23.
Bajo NIIF, el PUC se usa como catálogo de referencia para organizar las cuentas, mientras que el reconocimiento y la medición se rigen por el marco técnico aplicable. Ahora detallaremos las cuentas que componen el pasivo laboral en el balance:
| Cuenta PUC | Nombre de la cuenta | Naturaleza | Tipo de detalle contable |
|---|---|---|---|
| 2505 | Salarios por pagar | Crédito | Sueldos, horas extras, recargos y comisiones devengadas no pagadas al cierre. |
| 2510 | Cesantías consolidadas | Crédito | Liquidación del auxilio de cesantías causado a favor de los empleados. |
| 2515 | Intereses sobre cesantías | Crédito | Valor del 12% anual causado sobre el saldo consolidado de cesantías. |
| 2520 | Prima de servicios | Crédito | Causación y pasivo acumulado de la prima legal de servicios (CST, art. 306). |
| 2525 | Vacaciones consolidadas | Crédito | Causación del pasivo acumulado por el derecho a descanso remunerado (15 días hábiles por año trabajado, art. 186 CST) |
| 2370 | Retenciones y aportes de nómina | Crédito | Descuentos a trabajadores y aportes patronales (EPS, AFP, ARL, CCF) pagaderos vía PILA. |
¿Cómo se calcula el pasivo laboral que se muestra en el balance?
El cálculo del pasivo laboral exige conciliar los valores devengados, descontados y aprovisionados durante el periodo de nómina.
1. Identificar la base devengada acumulada.
Sumar los pagos constitutivos de salario según el Código Sustantivo del Trabajo (CST): sueldos, horas extras, dominicales y comisiones. Para cesantías y prima se suma además el auxilio de transporte, que no es salario, pero sí hace parte de su base de liquidación.
2. Liquidar el pasivo de prestaciones sociales.
- Cesantías: base devengada × (días trabajados / 360) (equivalente al 8.33% mensual).
- Intereses sobre cesantías: saldo de cesantías × 12% × (días trabajados / 360) (equivalente al 1% mensual sobre el saldo de cesantías).
- Prima de servicios: base devengada × (días trabajados en el semestre / 360) (8.33% mensual).
3. Reconocer el pasivo por vacaciones acumuladas
Vacaciones: salario ordinario (sin incluir auxilio de transporte ni horas extras, según el art. 192 del CST) x (días trabajados / 720) (equivalente al 4,17 % mensual de causación).
4. Determinar las acreencias de seguridad social y parafiscales
Computar los aportes patronales pendientes de pago a salud (8,5 % si la empresa no es beneficiaria de la exoneración del art. 114-1 del E.T.), pensión patronal (12 %), ARL (según el nivel de riesgo: 0,522 % a 6,96 %), Caja de Compensación Familiar (4 %), ICBF (3 %) y SENA (2 %).
Cabe recordar que la exoneración del artículo 114-1 del Estatuto Tributario (Salud, SENA e ICBF) aplica para personas jurídicas declarantes de renta por aquellos trabajadores que devenguen, individualmente considerados, menos de 10 SMMLV.
5. Ajustar saldos y contraprobar registros.
Registrar los ajustes de consolidación al cierre mensual en los grupos 25 y 23 frente a las cuentas de gasto (Clase 5) o de costos (Clase 7), según el área en la que trabaje el empleado.
¿Qué dice la NIC 19 sobre el reconocimiento del pasivo laboral?
La NIC 19 establece que una empresa reconoce un pasivo laboral cuando el empleado ya prestó el servicio a cambio de beneficios que se pagarán más adelante.
En Colombia, esta norma hace parte del Decreto 2420 de 2015 y sus modificatorios, y define las reglas de reconocimiento, medición y revelación para las empresas del Grupo 1. Las empresas del Grupo 2 aplican la Sección 28 de la NIIF para las PYMES, que sigue una lógica similar, con algunas simplificaciones.
Bajo este estándar, los beneficios a empleados se clasifican en cuatro categorías:
- Beneficios a corto plazo: salarios, licencias remuneradas, aportes a seguridad social y bonificaciones que la empresa espera pagar en su totalidad dentro de los 12 meses siguientes al cierre del periodo en que se presta el servicio. Se reconocen por su valor sin descontar.
- Beneficios posempleo: pensiones, auxilios de jubilación y otros beneficios posteriores al retiro. En los planes de beneficios definidos, el pasivo requiere una valoración actuarial y se descuenta a valor presente.
- Otros beneficios a largo plazo: quinquenios o primas de antigüedad que la empresa no espera pagar por completo dentro de los 12 meses siguientes al cierre del periodo.
- Beneficios por terminación: indemnizaciones por despido sin justa causa y planes de retiro voluntario. Se reconocen en la fecha más temprana entre dos momentos: cuando la empresa ya no puede retirar la oferta del beneficio o cuando reconoce costos de reestructuración que incluyen estos pagos.
Errores comunes al presentar el pasivo laboral en el balance general
Ahora bien, es importante tener en cuenta algunos errores comunes al momento de presentar el pasivo laboral en el balance general:
- No acumular el pasivo por vacaciones en tiempo real: registrar el gasto únicamente cuando el trabajador sale a disfrutarlas o se liquida viola el principio de devengo de los beneficios a los empleados a corto plazo bajo la NIC 19 / Sección 28.
- Confundir gastos con pasivos en la nómina: omitir la separación entre el gasto de personal (Estado de Resultados) y la obligación pendiente de pago (pasivo en el balance).
- Omitir la actualización actuarial en pasivos pensionales: presentar pasivos a largo plazo a valores históricos sin aplicar el estudio actuarial, la tasa de descuento de mercado y las tablas de mortalidad vigentes según los requerimientos de la NIC 19 / Sección 28 y la normativa de supervisión financiera en Colombia.
- Clasificar indebidamente pasivos corrientes como no corrientes: presentar cesantías consolidadas acumuladas como pasivos a largo plazo a pesar de ser exigibles anualmente o ante liquidación.
¿Cómo un software de nómina como Buk mantiene actualizado el pasivo laboral que llega al balance?
En definitiva, gestionar de forma manual o en hojas de cálculo las provisiones y obligaciones laborales incrementa el riesgo de descalce contable, sanciones de la UGPP e inexactitudes en la presentación de estados financieros ante la DIAN y entes de control.
Por eso, contar con un software de nómina como el de Buk es clave para automatizar la causación contable de salarios, prestaciones sociales, vacaciones y aportes a la seguridad social conforme al CST y la NIC 19. ¡Agenda una demo con uno de nuestros asesores ahora!
Preguntas frecuentes
¿Qué es el pasivo laboral?
El pasivo laboral es el conjunto de deudas y obligaciones financieras que una empresa acumula con sus empleados y entidades del sistema de seguridad social por la prestación de servicios personales bajo subordinación.
¿El pasivo laboral es corriente o no corriente?
Es mayoritariamente corriente, ya que obligaciones como salarios, primas, cesantías y vacaciones se liquidan dentro del ciclo operativo anual.
Las pensiones a cargo directo del empleador y otros beneficios a largo plazo corresponden al pasivo no corriente, exceptuando la porción exigible que deba desembolsarse dentro de los siguientes 12 meses.
¿Qué cuentas PUC conforman el pasivo laboral?
Se compone principalmente de las cuentas del grupo 25 (2505 salarios por pagar, 2510 cesantías, 2515 intereses, 2520 prima, 2525 vacaciones) y la cuenta 2370 de retenciones y aportes de nómina.
¿Qué norma regula el pasivo laboral en los estados financieros?
En Colombia aplica la NIC 19 (Grupo 1) o la Sección 28 de la NIIF para las PYMES (Grupo 2) para la medición y revelación contable de beneficios a empleados, según el Decreto 2420 de 2015, en concordancia con el Código Sustantivo del Trabajo para las bases de liquidación.
¿Cómo afecta el pasivo laboral a la liquidez de la empresa?
Un elevado pasivo laboral corriente reduce la liquidez inmediata y el capital de trabajo neto, exigiendo una planificación adecuada del flujo de caja para atender giros de prima, cesantías y PILA en las fechas legales.
Profesional en Estudios Literarios y Edición de la Universidad Jorge Tadeo Lozano, con formación complementaria en ...
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