Circular 0096 de 2026: guía práctica de medidas laborales

¿Qué es la Circular 0096 de 2026 del Ministerio de Trabajo y a quién aplica?

La Circular 0096 de 2026 es una directriz oficial del Ministerio del Trabajo que establece los lineamientos laborales y de seguridad en el trabajo ante eventos de emergencia. Aplica a todos los empleadores del sector privado, entidades públicas, trabajadores dependientes y administradoras de riesgos laborales (ARL) en Colombia.

Esta disposición busca garantizar la continuidad operativa de las organizaciones bajo principios de protección al empleo, flexibilidad laboral y priorización de la vida. Su cumplimiento es obligatorio para la gestión de personas durante períodos de contingencia.

Medidas clave de la circular 0096 de 2026 para la gestión de personas

Ahora bien, la circular agrupa las instrucciones en cuatro bloques fundamentales para ordenar la atención de la emergencia en el ámbito organizacional; las detallaremos a continuación:

1. Seguridad e infraestructura (SG-SST): la clave está en evaluar las condiciones físicas de trabajo, actualizar las matrices de riesgo, el teletrabajo extraordinario y la verificación del estado de las sedes antes del reingreso.
2. Modalidades de trabajo: se debe priorizar el trabajo en casa o remoto para personal no esencial o vulnerable, adaptar los horarios y flexibilizar las jornadas sin afectación salarial.
3. Novedades de nómina y prestaciones: agilizar el trámite del retiro parcial de cesantías, concertar anticipos de la prima de servicios y otorgar licencias o vacaciones cuando corresponda.
4. Régimen contractual y de ausencias: abstenerse de realizar despidos automáticos, aplicar con rigor las reglas de suspensión temporal de contratos y reconocer la licencia por calamidad doméstica.

Novedades de nómina: vacaciones, cesantías y anticipo de prima

La atención de una emergencia exige respuestas ágiles en el procesamiento de novedades de nómina para aliviar la coyuntura económica de los colaboradores afectados. Estas son algunas novedades que vale la pena mencionar:

Retiro parcial de cesantías para reparación de vivienda

El retiro parcial de cesantías bajo la Circular 0096 de 2026 opera como un mecanismo prioritario de auxilio económico para la reparación o consolidación de vivienda afectada por la emergencia.

De acuerdo con el artículo 254 del Código Sustantivo del Trabajo, los fondos de cesantías deben tramitar las solicitudes con un procedimiento simplificado, previa certificación emitida por el empleador o la autoridad competente de gestión del riesgo.

Anticipo voluntario de la prima de servicios de diciembre

Los empleadores y trabajadores pueden acordar el pago anticipado de la prima de servicios correspondiente al siguiente período.

Este pago no constituye una sanción ni un préstamo con intereses, sino un adelanto de la prestación social obligatoria. Además, el acuerdo debe constar por escrito para permitir el descuento legal respectivo cuando se liquide la prestación al final del semestre.

Vacaciones colectivas, anticipadas y licencias remuneradas

La concertación de vacaciones colectivas o anticipadas representa un mecanismo legítimo para mantener los ingresos del trabajador mientras se restablecen las condiciones operativas de la empresa.

Así mismo, el empleador puede otorgar licencias remuneradas compensables, acordando previamente con el trabajador la forma en que se repondrán las horas no laboradas en jornadas posteriores.

Fuerza mayor, calamidad doméstica y suspensión de contratos: mitos y realidades

Tras un desastre, es común que surjan dudas sobre qué ocurre con los contratos de trabajo y hasta dónde puede actuar el empleador. A continuación detallaremos los mitos y realidades más frecuentes sobre la fuerza mayor, la calamidad doméstica y la suspensión de contratos.

¿Aplica la suspensión de contratos por fuerza mayor de forma automática?

No, la suspensión del contrato de trabajo por fuerza mayor o caso fortuito no opera de manera automática. El empleador debe demostrar objetivamente la imposibilidad absoluta de prestar el servicio y notificar de manera inmediata a la inspección del Ministerio del Trabajo. La norma exige agotar primero opciones como el trabajo en casa o las licencias antes de recurrir a la suspensión.

Criterios para otorgar la licencia por grave calamidad doméstica

La calamidad doméstica debidamente comprobada (según el artículo 57 del CST) obliga al empleador a conceder una licencia remunerada al trabajador afectado por un suceso grave, personal o familiar.

La ley no fija su duración: esta se define en el reglamento interno de trabajo y debe ser proporcional a la gravedad del evento, de modo que el trabajador pueda atender la urgencia sin que se suspenda el contrato ni se afecten los aportes a la seguridad social.

Obligaciones del SG-SST y reportes de accidentes ante ARL e inspección laboral

Ante un desastre natural o una emergencia estructural, el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) exige adaptar los protocolos de prevención y reporte. Estas son algunas obligaciones clave:

1. Inspección técnica de instalaciones: se debe evaluar la estructura física de los centros de trabajo mediante profesionales competentes antes de autorizar el reingreso del personal.
2. Actualización del plan de emergencias: se deben modificar los planes de preparación, prevención y respuesta ante emergencias conforme a los riesgos derivados del evento.
3. Coordinación directa con la ARL: se debe solicitar asistencia técnica a la Administradora de Riesgos Laborales para la valoración de puestos de trabajo y la dotación de elementos de protección.
4. Reporte de accidentes e incidentes: se debe notificar dentro de los dos días hábiles siguientes cualquier accidente laboral ocurrido durante la contingencia, tanto a la ARL como a la EPS.
5. Aviso a la inspección laboral: se debe informar al Ministerio del Trabajo cuando las condiciones operativas exijan modificaciones sustanciales en la jornada o suspensión de actividades.

¿Cómo un software de RRHH y nómina simplifica el cumplimiento de la Circular 0096?

Sin duda alguna, la gestión administrativa de emergencias exige procesar solicitudes masivas de cesantías, ajustar modalidades de trabajo y calcular novedades salariales en plazos reducidos.

Y es aquí donde contar con un software de nómina como el de Buk es crucial para garantizar el cálculo preciso de las licencias remuneradas, la trazabilidad en la aprobación de anticipos y el almacenamiento de soportes normativos requeridos por la legislación colombiana.

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