Nómina Electrónica: el paso a paso de cómo emitirla

La nómina electrónica es un documento en formato .XML, que reemplaza la tradicional nómina, pero la diferencia está en que se gestiona como un digital y puede enviarse por correo electrónico a los colaboradores.

Habilitación de la DIAN

El proceso de emisión se encuentra dividido en dos partes. La primera consiste en realizar el registro como facturador electrónico y el segundo en configurar el modo de operación.

Registro

Necesitas registrarte como facturador electrónico ante la DIAN, así la organización habilitará las opciones correspondientes a la Nómina Electrónica. 

Si tu empresa ya emite facturas electrónicas a través de otro software, no debes hacer el registro y continuar con los siguientes pasos.

• En la web de la DIAN ingresa a “Habilitación”.

• Digita tus datos para iniciar sesión y elige el tipo de usuario:

• Empresa: esto si eres persona jurídica, comparte el número de cédula del representante legal y el NIT de la compañía. 

• Persona natural: elige tu tipo de documento e ingresa el número de identificación.

• A tu correo electrónico llegará el token de acceso, y para ingresar debes pulsar en “acceder”.

• Pulsa sobre “participantes” y luego “facturador”.

• Ingresa el mismo correo que tienes registrado.

• Haz clic en “registrar”, seguido de “aceptar” y así dar fin al registro. 

Modo de operación

Aquí configuras el modo de operación con la selección de tu proveedor tecnológico. Los pasos son: 

• Ingresa a “habilitación” en la página web de la DIAN.

• Digita tus datos de inicio de sesión de acuerdo con tu tipo de usuario.
  
  

Empresa: esto si eres persona jurídica, comparte el número de cédula del representante legal y el NIT de la compañía.

Persona natural: elige tu tipo de documento e ingresa el número de identificación.

1. A tu correo electrónico llegará el token de acceso, y para ingresar debes pulsar en “acceder”.
2. Pulsa sobre “participantes” y luego “otros documentos”.
3. Selecciona “nómina electrónica y nómina de ajuste”.
4. Haz clic en “aceptar” para reafirmar que quieres dar inicio al proceso de habilitación de Nómina electrónica y Nómina de Ajuste.
5. Haz clic en “emisor” en donde están “participantes”.
6. Haz clic en “seleccionar” para confirmar, nuevamente, que quieres hacer el proceso como emisor. 
7. En “configurar modos de operación” selecciona la opción de “software de un proveedor tecnológico” y haz clic “seleccionar”.
8. Presiona “aceptar” para confirmar que deseas habilitar la emisión de otros documentos electrónicos.
9. Configura el modo de operación otorgando la información requerida por el sistema:

• Presiona “asociar”

• Selecciona “set de pruebas” con el que obtendrás el TestSetID.
• Copia el TestSetID que emplearás para las pruebas. 

Set de pruebas

Para este paso, debes remitir a la DIAN, cuatro Nóminas de Ajuste y cuatro Nóminas Electrónicas a modo de prueba.

Solo debes ingresar el TestSetID que copiaste anteriormente, y hacer clic en “iniciar prueba”. Puedes presionar “finalizar” cuando el sistema lo indique, pues significa que ya te encuentras habilitado.

Una vez habilitadas las pruebas, podrás iniciar la emisión de nóminas a la DIAN.

Calcula aquí la nómina de tus colaboradores.

Sincronización de la habilitación de Nómina Electrónica

• Integra la opción de “habilitación” a la página de la DIAN.

• Digita tus datos de inicio de sesión de acuerdo con tu tipo de usuario. 

Persona natural: elige tu tipo de documento e ingresa el número de identificación.

A tu correo electrónico llegará el token de acceso, y para ingresar debes pulsar en “acceder”.

• Pulsa sobre “participantes” y luego “otros documentos”.
• Presiona en “Nómina electrónica y Nómina de Ajuste”.
• Presiona “aceptar”.
• Selecciona “emisor”.
• Elige “set de pruebas” en el listado de modos de operación
• Haz clic en “Sincronizar a Producción”.

Crear numeración

Crea las numeraciones para formular a Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste a la DIAN.

Recuerda

Para esta numeración no necesitas autorización de la DIAN.

• Tipo de documento: selecciona entre Nómina Electrónica o Nómina de Ajuste.

• Prefijo: el que estará fijo a la numeración.

• Número inicial: número con el que se emitirá la Nómina Electrónica.

• Nombre: el que te ayudará a reconocer la numeración.

• Preferida: si seleccionas esta como preferida, será la que la web marque por defecto cada vez que emitas la nómina electrónica.