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Nómina Electrónica: el paso a paso de cómo emitirla

Buk Buk

La Nómina Electrónica hace referencia a un documento digital que vale por la tradicional nómina de colaboradores, y que se diferencia por mostrarse a través de un archivo electrónico que se puede enviar a los empleados por correo electrónico en formato.

 

Habilitación en la DIAN

 

Este proceso está divido en 2 partes: 

registro en la DIAN como facturador electrónico  y configurar modo de operación.

 

Registro:

Para poder emitir tu nómina electrónica es necesario que te registres en la DIAN como facturador electrónico, de esta manera la DIAN te habilitará las opciones de Nómina Electrónica. 

 

Si ya emites facturas electrónicas otro software, no debes hacer este proceso, puedes continuar con el siguiente paso.

  1. Ingresa a la página de la DIAN en el espacio de "Habilitación".
  2. Ingresa tus datos de inicio de sesión eligiendo el tipo de usuario:
  • Empresa: si eres persona jurídica, enseña la cédula del representante legal y el NIT de la organización.
  • Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento, ingresa el número de identificación.
  1. Te llegará un correo electrónico (registrado en el RUT) con el token de acceso a la plataforma y para ingresar haz clic en “Acceder”.
  2. Haz clic en el botón “Participantes” y luego en “Facturador”.
  3. Ingresa un correo electrónico. En fundamental usar el mismo correo de tu cuenta con el proveedor tecnológico.
  4. Haz clic en el botón “Registrar” y después en “Aceptar” para finalizar el registro como facturador.

Modo de operación:

En este paso deberás configurar el modo de operación seleccionando a  tu proveedor tecnológico. Solo debes seguir los pasos:

  1. Ingresa a la página de la DIAN en "Habilitación".
  2. Ingresa tus datos de inicio de sesión eligiendo el tipo de usuario:

Empresa: si eres persona jurídica, integra la cédula del representante legal y el NIT de la empresa.

 

Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e integra el número de identificación.

  1. Recibirás en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para entrar haz clic en “Acceder”.
  2. Haz clic en “Participantes” y después en “Otros documentos”.
  3. Elige la opción “Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste”.
  4. Haz clic en el botón “Aceptar” para reafirmar que desea comenzar el proceso de habilitación para Nómina Electrónica y Nómina Ajuste.
  5. Haz clic en el botón “Emisor” donde dice “Participantes”.
  6. Haz clic en el botón “Seleccionar” para reafirmar que deseas iniciar el proceso como Emisor. 
  7. En el cuadro de “Configurar Modos de operación” escoge la opción “Software de un proveedor tecnológico” y luego haz clic en “Seleccionar”.
  8. Haz clic en el botón "Aceptar" para reafirmar que deseas habilitarte en la emisión de otros documentos electrónicos. 
  9. Configura el modo de operación completando los datos requeridos por el sistema:     

En “Nombre de empresa proveedora” elige el propio y en el espacio proporcionado al “Nombre de Software” elige “Nómina Electrónica”.

  1. Haz clic en “Asociar”.
  2. Elige la opción "Set de pruebas" para obtener el TestSetID.
  3. Copia, con Ctrl+C, el TestSetID que utilizarás para realizar las pruebas. 

Set de pruebas

En esta etapa se deben remitir a la DIAN en modo de prueba cuatro Nóminas Electrónicas y cuatro Nóminas de Ajuste.

 

En este paso solo debes ingresar el TestSetID de pruebas que copiaste en el paso anterior y haz clic en el botón “Iniciar prueba”. Cuando el sistema te indique que ya quedaste habilitado, podrás hacer clic en el botón “Finalizar”.

 

Cuando estén habilitadas tus pruebas estarás listo para iniciar a emitir Nóminas a la DIAN.

 

Sincroniza tu habilitación de Nómina Electrónica en la DIAN

Siguiendo estos pasos:

  1. Integra a la página de la DIAN en la opción "Habilitación".
  2. Integra tus datos de inicio de sesión seleccionando el tipo de usuario, así:

Empresa: si eres persona jurídica, integra la cédula del representante legal y el NIT de la organización.

 

Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e integra el número de identificación.

  1. Te llegará en tu correo electrónico (registrado en el RUT) el token de acceso a la plataforma, para ingresar haz clic en “Acceder”.
  2. Haz clic en el botón “Participantes” y posteriormente en la opción “Otros documentos”.
  3. Selecciona la opción “Nómina Electrónica y Nómina de Ajuste”.
  4. Haz clic en el botón “Aceptar” para seguir. 
  5. Selecciona la opción “Emisor” de el espacio de “Participantes”.
  6. Elige el botón “Set de pruebas” del listado de modos de operación asociados. 
  7. Por ultimo, haz clic en el botón "Sincronizar a Producción" y listo. 

Crear numeración

Crea las numeraciones con la que se formularás tu Nómina Electrónica y tu Nomina de Ajuste a la DIAN.

 

Recuerda:

Esta numeración no demanda autorización de la DIAN. 

  • Tipo de documento: Elige el tipo de documento: Nómina electrónica o Nómina de Ajuste
  • Prefijo: Ingresa el prefijo que fijarás a la numeración.
  • Número inicial: ingresa el número con el que se comenzará a emitir la Nómina Electrónica.
  • Nombre: Ingresa un nombre que te ayudará a identificar la numeración.
  • Preferida: Si marcas esta numeración como favorita será seleccionada por defecto cuando vayas a emitir tus nóminas electrónicas.

Nota: A partir del 18 de agosto de 2021 puedes habilitarte y debes iniciar a emitir tu nómina a la DIAN al mes siguiente de tu habilitación, sin importar tu fecha de exigencia.

 

Ejemplo. Pedro cuenta con 2 empleados contratados, de acuerdo con el calendario de implementación tiene hasta el 01 de diciembre de 2021 para iniciar a emitir nómina electrónica, pero, Pedro, se habilita en la DIAN, antes, en Agosto, por lo que deberá comenzar a emitir Nómina electrónica en septiembre y no en diciembre.

 

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