La tecnología ha revolucionado y ha ayudado a facilitar la forma en que realizamos las actividades diarias de nuestra vida. En lo empresarial, hace décadas ha permitido optimizar procesos internos, como por ejemplo lo que estamos analizando hoy, la nómina electrónica..
En esta guía encontrarás: .
Guía todo sobre la Nómina electrónica:
Consulta esta completa guía sobre cómo emitir la nómina electrónica, requisitos y plazos que debes manejar.
Sección 1:
La nómina electrónica es el documento que respalda las operaciones financieras que realizan las empresas, conocido como el desprendible de pago para colaboradores. La DIAN ha establecido fechas para reportar mensualmente a través de un comprobante electrónico. Se espera que estos pagos sirvan de soporte válido de costos y deducciones del impuesto sobre la renta.
A continuación descubre ¿qué debes saber sobre Nómina electrónica?.
La nómina electrónica es presentada como el nuevo documento digital que exige la DIAN, dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Dicho documento, consiste en ejecutar el soporte de pago de los pagos que un empleador abona con quienes sostiene una relación laboral o legal. Es un soporte que contiene los valores devengados y deducidos por nómina. Así como los pagos a pensionados a cargo. Se incluyen costos y deducciones realizados por nómina. El documento de nómina electrónica se genera de manera mensual por cada beneficiario.
La nómina electrónica hace parte de los sistemas de facturación electrónica de la Resolución 042 de 2020, cuya normatividad se estableció en la Resolución 13 de 2021.
Los documentos que se necesitan para llevar a cabo la nómina electrónica son: el soporte de pago de nómina electrónica, este debe ser un solo documento por mes por el pago de cada persona. Dicho pago, corresponde al comprobante de nómina del colaborador, y ahí se debe especificar lo devengado, deducido y el neto.
También, las notas que hacen referencia a los ajustes del documento que soporta el pago de la nómina electrónica. Por posibles errores que se pueden presentar en el contenido y que se deben reemplazar o eliminar de acuerdo con cada situación. Se pueden hacer las correcciones que se requiera sobre un documento de nómina electrónica.
La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica, se debe hacer mediante un software que cumpla con dichos requerimientos impuestos por la DIAN. También debe estar aprobado por la entidad.
La manera como funciona es igual a la factura electrónica, se puede utilizar un software propio o contratar uno que preste dicho servicio.
Tal cual como sucedió con la facturación electrónica, con la nómina electrónica, cada uno de los softwares de contabilidad, contarán con la opción de generación de nómina electrónica, como un servicio adicional.
El documento soporte de pago de nómina electrónica, debe incluir la siguiente información:
Las empresas que deben emitir nominas electrónicas deben generar documentos de nómina electrónica, de manera mensual. Presentarlos a la Dian en un plazo de 10 días en el mes siguiente.
Una vez presentado, esa entidad revisará la información de la nomina y generará un documento digital con dicha aprobación o rechazo. En caso de validación, la nomina aceptada y firmada por la Dian, será enviada a la empresa para su conservación.
En caso de que la DIAN rechace la validación, la empresa recibirá una notificación electrónica con los errores que se cometieron y se le solicitara volverla a crear. Esta vez con las modificaciones y deberá volver a ser enviada para la validación por parte de la DIAN.
Quienes están obligados es para quienes sean contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que realizan pagos o abonos en cuenta, consecuentes de una vinculación laboral o legal y reglamentario. También por pagos a pensionados a cargo de la empresa.
Para organizaciones del Estado del orden nacional, la fecha de habilitación se cumplió el pasado 31 de marzo del presente año. La fecha de inicio fue el 30 de junio de 2021. Para las empresas no obligadas a expedir factura electrónica de venta, la fecha de habilitación será el 31 de enero de 2022 y la fecha de inicio, el 31 de marzo de ese año, 2022.
DIAN estableció calendarios publicados por la entidad:
Las fechas van de acuerdo con el numero de empleados de cada empresa, implementación permanente y aquellos sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta.
Número de empleados Plazo para la implementación.
Más de 250 1/09/2021
De 101 a 250 1/10/2021
De 11 a 100 1/11/2021
De 1 a 10 1/12/2021
Entre menos trabajadores más plazo se tiene para implementar la nómina electrónica.
Las empresas con las de 250 empleados tuvieron fecha de habilitación el 31 de marzo de 2021, fecha máxima de inicio fue el 30 de abril de 2021.
Para las de 11 a 250 empleados, la fecha de habilitación fue el 31 de marzo de 2021 y la fecha de inicio de transmisión, el 31 de mayo de 2021.
Para compañías de cuatro a 10 trabajadores la fecha de habilitación fue el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de junio de 2021, en tanto que para las que tienen hasta tres empleados la fecha de habilitación fue el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de transmisión será el 31 de julio.
En cuanto a las nuevas empresas o empleadores, estos cuentan con un plazo de 2 meses desde que hacen el primer pago a sus trabajadores para iniciar el proceso de la nómina electrónica.
La habilitación de la nómina electrónica debe gestionarse desde la fecha en que se hace el primer pago, y a partir de esa fecha se tiene un plazo de 2 meses para hacer la implementación definitiva.
Para los plazos entendemos que sólo se consideran los empleados vinculados mediante contrato de trabajo, de aprendizaje o pensionados, de manera que no se tienen en cuenta los contratistas vinculados mediante contrato de prestación de servicios.
Ya está disponible la opción para iniciar la habilitación de la nómina electrónica desde el mismo micrositio de facturación electrónica, así que se puede iniciar el proceso de inmediato sin esperar a que se venzan los plazos fijados por la Dian.
Sección 2:
No solamente son los beneficios tributarios lo que ofrece la nueva nomina electrónica. La implementación de esta promete otras ventajas como por ejemplo la automatización del proceso como tal, facilidad de acceso a información importante para datos, estadísticas ¡y mucho más!
Un software de nómina es un programa digital, almacenado en la nube o de forma local en un equipo, para la gestión de nómina de una organización y de almacenamiento de dicha información.
Mejorar la eficiencia del personal, seleccionar apropiadamente a los trabajadores, cancelar pagos de la seguridad social a tiempo, liquidar nómina, vacaciones, cesantías etc.; además vigilar y reducir costos en el departamento de gestión humana, exige que los directores del departamento, se vuelvan más rápidos y eficientes a través del software que corrige el trabajo y baja costos administrativos.
Manejar una herramienta integrada que automatice todos los procesos de gestión humana, es más que una necesidad una obligación para poder cumplir con todos los requisitos legales y al tiempo conseguir mayor eficiencia en el área administrativa.
El papel quedó atrás, ya no se usa los llamados AZ donde se archivaba desde la hoja de vida del colaborador, hasta su último proceso de liquidación, orientados a facilitar el proceso de administración de recursos humanos. Hoy ya existen softwares totalmente integrados que permiten hacer nóminas, liquidaciones, prestaciones sociales, vacaciones, indicadores de productividad y demás procesos administrativos de manera amigable y con escasos errores. Todo esto con el beneficio de tener el programa en el computador de las oficinas sin tener que pagarle a un tercero para hacer el trabajo.
Gracias a las múltiples funciones de un software de nómina, facilita las tareas y permite tener un mayor control sobre los efectos económicos de la empresa.
A la hora de seleccionar el programa que más se acomode a tu empresa, debes tener en cuenta factores muy distintos.
A continuación recordamos los tres puntos que deberíamos tener en cuenta:
En definitiva, debes empezar por el análisis de las necesidades y particularidades para poder identificar el producto preciso para tu empresa.
Te recomendamos buscar en tu software lo siguiente:
Las cinco principales ventajas que podemos obtener mediante el uso un software de contabilizar nómina
Es decir que una buena gestión de la nómina permite: pagar con exactitud y a tiempo los sueldos de los empleados. Tener control sobre todos los cobros y pagos que se ejecutan. Llevar un control que permita mes con mes comprobar los datos y la situación real de cada uno de los trabajadores.
Sección 3:
En este último capítulo, descubre cómo los requisitos necesarios para la emisión de la nómina electrónica.
A continuación, te presentamos de manera resumida, los temas que componen este documento obligatorio solicitado a las empresas en nuestro país.
Igual que la factura electrónica, la nómina electrónica tiene una serie de obligaciones para su emisión, todos los requisitos y especificaciones las puedes encontrar en el anexo técnico de la nómina electrónica; a continuación te presentamos brevemente, los elementos que componen este nuevo documento de nómina electrónica para que lo entiendas.
✸ Soporte de pago
El documento debe incluir el nombre puntual de soporte de pago de la nómina electrónica.
✸ Datos de la empresa
Debe incluir apellido, nombre o razón social y número de identificación tributaria (NIT) de la empresa.
✸ Beneficiario del pago
Debe incluir apellido, nombre o razón social y número de identificación del favorecido del pago.
✸ CUNE
Debemos incluir el código único de documento soporte de pago de nómina “CUNE”.
✸ Consecutivo
Los documentos que se emitan deben estar establecidos según el sistema de numeración consecutiva.
✸ Discriminación de valores
Se deben detallar todos los valores y conceptos que corresponda a la nómina a pagar.
✸ Deducciones
Se deben incluir todos los valores y nociones que correspondan a lo deducido de la nómina.
✸ Valor total
El valor total de la diferencia, quiere decir el resultado entre lo devengado menos lo deducido de la nómina.
✸ Requerimientos de anexo técnico DIAN
Cumplir con todos los exigencias del anexo técnico establecido por la DIAN.
✸ Medio de pago
Especificar el medio de pago con el que se le va a pagar al colaborador.
✸ Fecha y hora
Fecha y hora de reproducción del documento.
✸ Firma digital
Se debe registrar con la firma digital de la organización.
✸ Proveedor tecnológico
Se requiere incluir el apellidos y nombre o razón social, así como el NIT del fabricante del software y del proveedor de soluciones tecnológicas.
La tecnología ha revolucionado y ha ayudado a mejorar y a facilitar la forma en que realizamos las actividades diarias de nuestra vida. En cuanto al aspecto empresarial, hace décadas ha permitido optimizar procesos internos, como por ejemplo lo que estamos analizando hoy, la nómina electrónica.
Para entender el tema, es necesario hablar de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021 emitida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), la cual hace legaliza la activación de nómina electrónica Colombia.
Todas las empresas necesitan comenzar a instituir el nuevo tema de nómina, es necesario conocer todo lo que esto requiere, pero también es bueno conocer todos los aspectos positivos y las ventajas que trae la nueva resolución.
Sistematización de procesos
Se busca optimizar los procesos a través de la tecnología con el fin de llevar a cabo un buen control y seguimiento.
Así que podemos despedirnos de las hojas de cálculo de excel y comenzar a utilizar un software de nómina electrónica.
Ahora se podrá monitorear los procesos siempre que se desee y se puede complementar con otras alternativas como la firma electrónica, herramientas que logran optimizar procesos empresariales.
Para una empresa, la automatización de procesos se traduce en ahorro de tiempo. Ese tiempo ahora podrá ser usado para otras actividades en pro del crecimiento de la empresa y de sus colaboradores.
Al implementar la nómina electrónica, se reducen los costos
Con la nueva alternativa de nómina, se podrá llegar a reducir hasta un 50% de los costos de todos los procesos internos de la organización. Es importante asesorarse de expertos para que nos aseguremos de que la empresa va por el mejor camino.
La reducción más obvia es el uso de papel para realizar este proceso, de esta forma se esta contribuyendo con el cuidado del medio ambiente.
Facilita el acceso a la información
La tecnología ha demostrado su rapidez, esta nueva posibilidad lo único que requiere es contar con acceso a internet, dejando en el olvido la búsqueda de archivos y papelería en cajones y gavetas.
Para siempre la búsqueda de información se simplificará, permitiéndonos acceder de manera rápida a la información que necesitamos. Buscar entre papeles resulta una tarea del pasado. También el manejo de cuentas en excel, puede traer problemas de accesibilidad porque puede presentar problemas en el archivo o perdida de información.
La seguridad en los datos
La seguridad de los datos e información es un tema esencial. Es algo de lo que ya no tendremos que preocuparnos al contar con esta nueva nómina. La información se guarda en el respaldo del software y ahora los documentos digitales tienen la misma validez que los físicos. De esta forma se reduce la perdida de información que sucede cuando manejamos documentación física o archivos, ya que estos también se pueden dañar.
Se puede aclarar de manera fácil los costos y deducciones empresariales al momento de compartir dicha información con la DIAN.
Reduce errores en el pago de nomina
Además de que los errores de nómina ya no serían una preocupación porque se reducen significativamente, adicionalmente, se podrá acceder a estadísticas como el promedio de horas extras que realizan los empleados y demás promedios de pagos. Lo anterior depende directamente del sistema de nómina que se este implementando en la organización.
Lo expuesto anteriormente, son algunos de los beneficios que la empresa disfrutará al momento de implementar el pago de nómina electrónica.
No espere hasta el último momento para realizar dicho proceso ya que se deben tener preparados algunos documentos requeridos.
La Nómina Electrónica hace referencia a un documento digital que vale por la tradicional nómina de colaboradores, y que se diferencia por mostrarse a través de un archivo electrónico que se puede enviar a los empleados por correo electrónico en formato.
Este proceso está divido en 2 partes:
registro en la DIAN como facturador electrónico y configurar modo de operación.
Registro:
Para poder emitir tu nómina electrónica es necesario que te registres en la DIAN como facturador electrónico, de esta manera la DIAN te habilitará las opciones de Nómina Electrónica.
Si ya emites facturas electrónicas otro software, no debes hacer este proceso, puedes continuar con el siguiente paso.
En este paso deberás configurar el modo de operación seleccionando a tu proveedor tecnológico. Solo debes seguir los pasos:
Empresa: si eres persona jurídica, integra la cédula del representante legal y el NIT de la empresa.
Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e integra el número de identificación.
En “Nombre de empresa proveedora” elige el propio y en el espacio proporcionado al “Nombre de Software” elige “Nómina Electrónica”.
En esta etapa se deben remitir a la DIAN en modo de prueba cuatro Nóminas Electrónicas y cuatro Nóminas de Ajuste.
En este paso solo debes ingresar el TestSetID de pruebas que copiaste en el paso anterior y haz clic en el botón “Iniciar prueba”. Cuando el sistema te indique que ya quedaste habilitado, podrás hacer clic en el botón “Finalizar”.
Cuando estén habilitadas tus pruebas estarás listo para iniciar a emitir Nóminas a la DIAN.
Siguiendo estos pasos:
Empresa: si eres persona jurídica, integra la cédula del representante legal y el NIT de la organización.
Persona: si eres persona natural, elige el tipo de documento e integra el número de identificación.
Crear numeración
Crea las numeraciones con la que se formularás tu Nómina Electrónica y tu Nomina de Ajuste a la DIAN.
Esta numeración no demanda autorización de la DIAN.
Nota: A partir del 18 de agosto de 2021 puedes habilitarte y debes iniciar a emitir tu nómina a la DIAN al mes siguiente de tu habilitación, sin importar tu fecha de exigencia.
Ejemplo. Pedro cuenta con 2 empleados contratados, de acuerdo con el calendario de implementación tiene hasta el 01 de diciembre de 2021 para iniciar a emitir nómina electrónica, pero, Pedro, se habilita en la DIAN, antes, en Agosto, por lo que deberá comenzar a emitir Nómina electrónica en septiembre y no en diciembre.
La transformación digital hace referencia a la unificación de tecnología en todas las áreas de una organización, influyendo en la forma en que funciona y ofrece valor a sus clientes. También entra a colación un cambio cultural que busca que las empresas se reten permanentemente, experimenten cosas nuevas y que se sientan familiares con el fracaso.
La transformación digital puede implicar la reelaboración de productos, procesos y hasta estrategias empresariales, lo anterior, mediante la explotación de los avances digitales.
Los progresos de este tema, permiten que las organizaciones compitan mejor en un entorno económico a medida que el mundo avanza y evoluciona. La transformación digital es vital para todas las organizaciones, cualquiera que busque sobrevivir en el futuro.
La tecnología nos empuja a la necesidad de la transformación virtual y promueve la digitalización de las empresas.
Son múltiples procesos que deben generar las organizaciones para afrontar los cambios:
Le ofrece a la empresa un acceso mas rápido al software, con nuevas funcionalidades y actualizaciones, además de almacenamiento de datos de gran capacidad. También permite ser lo suficientemente rápido para asumir los cambios.
Permite a una organización enfocar su inversión de talento humano y dinero, a investigaciones y desarrollo en soluciones que potencialicen su valor agregado en el mercado.
Permiten a las personas realizar tareas del trabajo desde cualquier lugar y en cualquier momento que lo necesite. Sobre todo en este punto, se ha visto una gran transformación digital - laboral en el mundo.
Brindan a las empresas información y conocimiento para tomar las decisiones más acertadas acerca de ventas, marketing, desarrollo de productos, entre otros.
Cada vez el panorama empresarial se vuelve más competitivo, son cada vez más las organizaciones que no pueden tolerar las ineficiencias y errores que cuestan tiempo y dinero.
Ahora veamos como encajan estos dos temas de transformación digital y nómina.
Son muchas las ventajas que ofrece la nueva nómina electrónica. Primero, beneficios tributarios por estar al día con las responsabilidades. Importante el fácil acceso a información relevante, la facilidad de consultar datos en cualquier momento, el cuidado al medio ambiente también es un factor que cabe resaltar. Ahora habrá mucho ahorro de papel, porque todo lo relacionado con la nomina, será digital.
Con la nueva modalidad, habrá un menor riesgo de perdida de información por el hecho de no estar físicamente guardada en una carpeta.
Todos estos beneficios nombrados anteriormente, se viven en las organizaciones gracias a la transformación digital.
CREA UN LUGAR DE TRABAJOMÁS FELIZ :)