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Ya está vigente la nueva nómina electrónica

Buk Buk

 

¿En qué consiste la nueva nómina electrónica?

La nómina electrónica es presentada como el nuevo documento digital que exige la DIAN, dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales. Dicho documento, consiste en ejecutar el soporte de pago de los pagos que un empleador abona con quienes sostiene una relación laboral o legal. Es un soporte que contiene los valores devengados y deducidos por nómina. Así como los pagos a pensionados a cargo. Se incluyen costos y deducciones realizados por nómina. El documento de nómina electrónica se genera de manera mensual por cada beneficiario.

 

La nómina electrónica hace parte de los sistemas de facturación electrónica de la Resolución 042 de 2020, cuya normatividad se estableció en la Resolución 13 de 2021.

 

¿Cómo se realiza la nómina electrónica?

 

Los documentos que se necesitan para llevar a cabo la nómina electrónica son: el soporte de pago de nómina electrónica, este debe ser un solo documento por mes por el pago de cada persona. Dicho pago, corresponde al comprobante de nómina del colaborador, y ahí se debe especificar lo devengado, deducido y el neto.

 

También, las notas que hacen referencia a los ajustes del documento que soporta el pago de la nómina electrónica. Por posibles errores que se pueden presentar en el contenido y que se deben reemplazar o eliminar de acuerdo con cada situación. Se pueden hacer las correcciones que se requiera sobre un documento de nómina electrónica.

 

Requisitos

 

La generación del documento soporte de pago de nómina electrónica, se debe hacer mediante un software que cumpla con dichos requerimientos impuestos por la DIAN. También debe estar aprobado por la entidad.

 

La manera como funciona es igual a la factura electrónica, se puede utilizar un software propio o contratar uno que preste dicho servicio.

 

Tal cual como sucedió con la facturación electrónica, con la nómina electrónica, cada uno de los software de contabilidad, contarán con la opción de generación de nómina electrónica, como un servicio adicional.

 

Contenido

 

El documento soporte de pago de nómina electrónica, debe incluir la siguiente información:

 

  • Llamarse como documento soporte de pago de nómina electrónica.
  • Incluir apellidos y nombre o la razón social y número de identificación tributaria, NIT de quién se trata.
  • Apellidos y nombres y número de identificación de quien se beneficia de dicho aporte/pago.
  • De incluir el código único de documento, del soporte de pago de nómina electrónica, CUNE.
  • Debe incluir un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el empleador.
  • En cuanto al contenido y valores de los conceptos, los cuales corresponden al valor extraído de la nómina.
  • El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
  • El medio de pago, que la empresa utiliza para hacer efectiva dicha contraprestación económica de los servicios prestados por el colaborador.

Plazos  

Las empresas que deben emitir nominas electrónicas deben generar documentos de nómina electrónica, de manera mensual. Presentarlos a la DIAN en un plazo de 10 días en el mes siguiente.

Una vez presentado, esa entidad revisará la información de la nomina y generará un documento digital con dicha aprobación o rechazo. En caso de validación, la nomina aceptada y firmada por la DIAN, será enviada a la empresa para su conservación.

En caso de que la DIAN rechace la validación, la empresa recibirá una notificación electrónica con los errores que se cometieron y se le solicitara volverla a crear. Esta vez con las modificaciones y deberá volver a ser enviada para la validación por parte de la DIAN.

Quienes están obligados es para quienes sean contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que realizan pagos o abonos en cuenta, consecuentes de una vinculación laboral o legal y reglamentario. También por pagos a pensionados a cargo de la empresa.

Para organizaciones del Estado del orden nacional, la fecha de habilitación se cumplió el pasado 31 de marzo del presente año. La fecha de inicio fue el 30 de junio de 2021. Para las empresas no obligadas a expedir factura electrónica de venta, la fecha de habilitación será el 31 de enero de 2022 y la fecha de inicio, el 31 de marzo de ese año, 2022.

Calendarios obligatorios              

DIAN estableció calendarios publicados por la entidad:

Las fechas van de acuerdo con el numero de empleados de cada empresa, implementación permanente y aquellos sujetos no obligados a expedir factura electrónica de venta.

 

Número de empleados Plazo para la implementación.

 

Más de 250         1/09/2021

De 101 a 250      1/10/2021

De 11 a 100        1/11/2021

De 1 a 10             1/12/2021

 

Entre menos trabajadores más plazo se tiene para implementar la nómina electrónica.

Las empresas con las de 250 empleados tuvieron fecha de habilitación el 31 de marzo de 2021, fecha máxima de inicio fue el 30 de abril de 2021.

Para las de 11 a 250 empleados, la fecha de habilitación fue el 31 de marzo de 2021 y la fecha de inicio de transmisión, el 31 de mayo de 2021.

Para compañías de cuatro a 10 trabajadores la fecha de habilitación fue el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de inicio de transmisión será el 30 de junio de 2021, en tanto que para las que tienen hasta tres empleados la fecha de habilitación fue el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima de transmisión será el 31 de julio.

 

En cuanto a las nuevas empresas o empleadores, estos cuentan con un plazo de 2 meses desde que hacen el primer pago a sus trabajadores para iniciar el proceso de la nómina electrónica.

 

La habilitación de la nómina electrónica debe gestionarse desde la fecha en que se hace el primer pago, y a partir de esa fecha se tiene un plazo de 2 meses para hacer la implementación definitiva.

 

Para los plazos entendemos que sólo se consideran los empleados vinculados mediante contrato de trabajo, de aprendizaje o pensionados, de manera que no se tienen en cuenta los contratistas vinculados mediante contrato de prestación de servicios.

 

Ya está disponible la opción para iniciar la habilitación de la nómina electrónica desde el mismo micro-sitio de facturación electrónica, así que se puede iniciar el proceso de inmediato sin esperar a que se venzan los plazos fijados por la DIAN.

 

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