Ya está vigente la nueva nómina electrónica

¿En qué consiste la nueva nómina electrónica?

La nómina electrónica es el nuevo documento digital exigido por la DIAN, su función es efectuar el soporte de los pagos que un empleador abona a aquellos colaboradores con los que mantiene una relación laboral.

Este documento contiene los valores devengados y deducidos en la nómina; y también los pagos realizados a los pensionados. Están incluidos los costos y deducciones por nómina y es generado mensualmente para cada beneficiario.

La nómina electrónica es uno de los sistemas de facturación electrónicos incluidos en la Resolución 041 de 2020, y su normatividad fue establecida en la Resolución 13 de  2021.

¿Cómo se realiza la nómina electrónica?

Estos son los documentos que se necesitan para la nómina electrónica:

• Soporte de pago de la nómina electrónica, que debe ser uno solo y que corresponda al mes de pago de cada persona. Ese pago corresponde al comprobante de nómina, por lo que debe especificarse el neto, el deducido y el devengado de cada colaborador.

• Notas que referencian los ajustes del documento y que soportan el pago de nómina electrónica. Esto porque pueden ocurrir errores en el contenido, los cuales deben ser corregidos o eliminados de acuerdo a la situación. Estas correcciones pueden realizarse en un documento de nómina electrónica.

Requisitos

El soporte de pago de la nómina electrónica debe generarse a través de un software que esté aprobado y cumpla con los requisitos establecidos por la DIAN.

Su funcionamiento es igual al de la factura electrónica y puede utilizarse un software que preste el servicio o uno propio.
Afortunadamente, existen varios softwares de contabilidad que permiten generar la nómina electrónica.

Contenido

El documento que sustenta el pago de la nómina debe incluir lo siguiente:

• Debe estar nombrado como documento de pago de nómina electrónica.
• Debe incluir los nombres, apellidos o razón social; además, el número de identificación tributaria y NIT correspondiente.
• Nombres, apellidos y número de identificación de la persona beneficiaria del aporte o pago.
• El código único del soporte de pago de nómina (CUNE) del documento debe estar incluido.
• Debe estar incluido un número que haga parte de un sistema interno de numeración consecutiva, este es asignado por el empleador.
• El contenido y valores de los conceptos, que corresponden al valor extraído de la nómina.
• El valor total de la diferencia, es decir, la que corresponde a la diferencia entre el valor total devengado de la nómina, menos el valor total deducido.
• El medio de pago utilizado por la empresa para hacer efectiva la contraprestación económica de los servicios brindados por el colaborador.

Plazos

Las empresas deben generar los documentos de la nómina electrónica de manera mensual y presentarlos, en un plazo de diez días del mes siguiente, a la DIAN.

Una vez presentados los documentos, la DIAN hará la revisión pertinente y después generará un documento digital en el que informará si ha sido aprobada o rechazada. Si fue validada, la nómina será enviada a la empresa con la firma de la DIAN.
Si la entidad rechaza la validación, la empresa recibirá una notificación digital, en la que se le informarán los errores cometidos, además de una solicitud para volver a crear el documento. Una vez realizados los cambios respectivos, debe enviarse nuevamente a la DIAN.

Están obligados a realizarla aquellos que son contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que hacen pagos o abonos en cuenta, con una vinculación laboral o legal. También la empresa debe hacerla por pagos a los pensionados.

Para las organizaciones del Estado del Orden Nacional, la fecha de habilitación fue el 31 de marzo de 2021. La fecha de comienzo fue el 30 de junio de 2021. Las empresas que no están obligadas a expedir la factura electrónica de venta, tendrán habilitado desde el 31 de enero de 2022 y la fecha de comienzo, el 31 de marzo de 2022.

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Calendarios Obligatorios

La DIAN definió las siguientes fechas, que van de acuerdo a la cantidad de colaboradores de cada compañía, la implementación permanente y a aquellos que no están en la obligación de expedir factura electrónica

Entre menor cantidad de colaboradores, mayor es el plazo para la implementación de la nómina electrónica.

Las empresas que cuentan con más de 250 colaboradores, tuvieron habilitada la fecha del 31 de marzo, con una fecha máxima de inicio el 30 de abril de 2021.

Para las empresas que cuentan con entre 11 y 250 colaboradores, la fecha fue el 31 de marzo de 2021 y la de inicio de transmisión, el 31 de mayo de 2021.

Las empresas con 4 a 10 colaboradores, contaron con la habilitación el 31 de marzo de 2021 y la fecha máxima para iniciar la transmisión es el 30 de junio de 2021. Por otro lado, las que cuentan con tres colaboradores, la fecha de habilitación due el 31 de marzo y la fecha de transmisión máxima será el 31 de julio.

Las nuevas empresas cuentan con un plazo de dos meses desde que realizan el primer pago a sus colaboradores, para comenzar el proceso de nómina electrónica. Esta habilitación necesita gestionarse desde el primer pago y a partir de esa fecha se cuenta con un plazo de dos meses para la implementación.

Para los plazos sólo son considerados los colaboradores vinculados mediante un contrato laboral, de aprendizaje o de pensión. Por lo que no son considerados aquellos vinculados a través de prestación de servicios.