En este último tiempo muchos dueños de empresas quieren que sus respectivas compañías estén al día con los respectivos avances digitales que optimicen y mejoren el trabajo de su equipo para la transformación digital de su empresa. Entre estos avances la nómina electrónica es fundamental a la hora de llevar a tu empresa a la digitalización, es decir, que la misma esté con las últimas actualizaciones digitales en área de trabajo del personal.
En este artículo vamos a describir que es, cuáles son las ventajas de la nómina electrónica, porque es tan importante hacer el proceso de la digitalización de su empresa y cómo se lleva a cabo en todos los rubros de la empresa.
¿Qué significa este avance innovador sobre la digitalización de empresas?
A la nómina electrónica se la define como un archivo electrónico que es creado con un software, la cual tiene a la nómina con la firma de la empresa de forma digital, y mantiene por igual la validez con la nómina convencional. Estas nóminas electrónicas pueden tener varios formatos que van variando cada vez más con los distintos avances tecnológicos en el rubro, aunque el más común de todos sea el PDF.
Por otro lado, este nuevo avance en la digitalización consiste en optimizar el trabajo de los empleados de su empresa y lo mejora ya que todos los archivos de nómina convencionales pasan a estar en la nube y esto da una serie de ventajas como, por ejemplo, que al no tener que depender de la nómina física, al tener la respectiva nómina ahora también en la nube, la vuelve un archivo que es imposible extraviar porque, además de estar en la nube, se le puede crear una copia de seguridad que le da otro nivel de seguridad a la hora de la dificultad para extraviarlo.
¿Por qué digitalizar la nómina de tu empresa te mantiene al día de los avances digitales?
La razón por la hay que digitalizar la nómina de la empresa es por las distintas ventajas que da tener la nómina de la empresa en formato electrónico. Algunas de las ventajas para mejorar su empresa son las siguientes:
Ahorro en lo económico: al no tener la nómina en formato físico, sino en el electrónico, como empresa se ahorra el gasto en papeles, archivadores, sobres, sellos y, por otro lado, se ganan horas de trabajo del personal. Esto último es muy importante a la hora de lo bien y óptimo que hagan su trabajo ya que van a ser personas más descansadas y lúcidas.
La nómina es segura: Al ser una nómina que se crea por un proceso de digitalización certificada con el sello de la empresa, esta se convierte en un documento de una validez igual a la de la nómina convencional en formato físico. También, en el ámbito legal la firma del trabajador que nos dice que recibió el pago se puede remplazar por el justificante bancario de la transferencia bancaria efectuada.
No ocupa ningún tipo de espacio: Al tener las nóminas en formato digital hace que no haya que destinarle espacio a las mismas en formato físico, lo que hace que no sea necesario guardarla en papel o gastar en el mismo generándola.
Mayor accesibilidad: Las nóminas de formato digital permiten que tengamos más accesibilidad a las mismas por la característica que tienen que están en la nube y que también tienen más facilidad a la hora de recuperar documentos, más que nada por la copia de seguridad que generan.
Se accede desde cualquier lado: Para entrar a los archivos de las nóminas digitales no hay que solicitar ningún tipo de herramientas digitales. Lo único que se necesita es que se las manden por mail y, con que le permitan el acceso a un área privada, entra como usuario de manera inmediata y para el documento necesita, nada más, una aplicación que lea PDFs.
¿Cómo preparar a tu equipo para este proceso de digitalización?
Por otro lado, al hablar de la preparación de su equipo de trabajo para este proceso de digitalización es capacitarlos en cómo hacer las nóminas en formato digital para que el proceso de pago y transferencias bancarias de su salario sean lo más seguras posibles y, en todo momento, estas no tengan ningún problema con los organismos recaudadores de impuestos del país dónde se utilice este sistema.
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