¿Qué es el presupuesto de Recursos Humanos?

Si alguna vez has sentido que diseñar el presupuesto de recursos humanos es un dolor de cabeza constante en tu organización por falta de dinero, capacitaciones o beneficios, este artículo es para ti.

Pues a continuación te explicaremos qué es, qué debe contener y algunos pasos esenciales que debes tener en cuenta a la hora de hacer la planificación correspondiente. ¿Estás listo? ¡Empecemos!

¿Qué es el presupuesto de RRHH?

 El presupuesto de recursos humanos es el plan financiero detallado que estima y controla los gastos relacionados con la gestión de talento de una empresa durante un año. Este presupuesto cubre el proceso de contratación, salarios, capacitaciones y beneficios.  

Además, el departamento de recursos humanos deberá ser la primera área estratégica que examine, analice y evalúe las necesidades para el cumplimiento de las metas empresariales, esto es fundamental para así poder anticiparse a los imprevistos que se puedan presentar en el futuro.

¿Qué debe tener un presupuesto?

Ahora bien, para que un presupuesto sea realmente útil, debe estar estructurado bajo la siguiente lógica financiera:

• Costos laborales directos: este tipo de costos hace referencia a salarios básicos, auxilios de transporte (cuando aplique), comisiones, bonos de productividad, horas extra, recargos nocturnos, dominicales o festivos y auxilios.
• Provisiones y cargas: aquí se deben incluir las prestaciones sociales, aportes a seguridad social y parafiscales que asume el empleador.

Recuerda: según la Ley 1819 de 2016 que modificó el artículo 114-1 del Estatuto Tributario, las personas jurídicas y ciertas personas naturales pueden exonerarse del pago de aportes a SENA, ICBF y salud para trabajadores que devenguen menos de 10 smmlv.

• Costos operativos y tecnológicos: estos son los gastos necesarios para desarrollar y cumplir con las obligaciones de talento humano, como las capacitaciones de SGSST, certificaciones, cursos, software de nómina, gastos de movilidad, etc.

5 pasos para planear tu presupuesto

Ahora bien, planificar el presupuesto de recursos humanos es clave para evitar imprevistos financieros, optimizar costos y garantizar que la organización cuente con el talento necesario para cumplir con los objetivos estratégicos. A continuación te mostraremos los 5 pasos esenciales.

1. Proyectar el headcount anual (contrataciones vs. rotación)

El primer paso consiste en definir el total de empleados que se necesitará en la organización durante un año. La clave está en reunirse con los líderes de cada área para entender las necesidades de crecimiento de la empresa.

Es por esto que se deberá determinar el mes exacto en el que ingresará un nuevo colaborador para no presupuestar salarios anuales de personas que llegan a mitad de año y analizar la tasa de rotación de la compañía, pues los costos asociados a la salida de personal se deben incluir en el presupuesto.

2. Calcular incrementos salariales según el IPC y salario mínimo proyectado

Una vez se determine el número de nuevos empleados, es necesario proyectar el valor de su remuneración, teniendo en cuenta lo siguiente:

• Salario mínimo mensual legal vigente: si el nuevo personal devenga el salario mínimo, se debe proyectar el aumento legal estipulado por el gobierno.
• Ajustes por IPC: para aquellos salarios que superan el mínimo, la empresa debe analizar si realizará el aumento equivalente al IPC, con el fin de mantener el poder adquisitivo por parte de los empleados. Este porcentaje debe quedar registrado en la plantilla financiera.
  
  

  3. Liquidar provisiones prestacionales

En este paso se calculan todas las obligaciones laborales adicionales al salario base:

• Prima de Servicios: 8.33%
• Cesantías: 8.33%
• Intereses sobre cesantías: 12% anual
• Vacaciones: 4.17%
• Aportes a seguridad social: salud 8.5%, pensión: 12%, ARL (variable).
• Parafiscales: caja de compensación: 4%, SENA: 2%, ICBF: 3%
• ARL: (0.522%, variable dependiendo del riesgo)

La clave está en calcular las provisiones de manera mensual para evitar grandes impactos en caja al finalizar el año. No olvides las posibles exoneraciones de la Ley 1819 de 2016.

4. Estimar variables y horas extra

Es importante estimar algunas variables como las comisiones, los recargos nocturnos, dominicales, horas extra, bonos y auxilios. Sin embargo, se debe tener en cuenta que la reducción progresiva de la jornada laboral alcanza su límite de 42 horas este 2026, lo que genera un impacto directo en los costos operativos de la empresa, ya que la hora de trabajo ordinaria aumenta.

Es por esto que es aconsejable crear proyecciones conservadoras, pesimistas y realistas que se ajusten al escenario de la nueva jornada y así evitar costosas desviaciones en la nómina.

5. Consolidar el presupuesto y monitorear la ejecución

El último paso consiste en integrar toda la información en un solo lugar para lograr un control financiero impecable, y es aquí cuando el software de recursos humanos de Buk se convierte en tu aliado estratégico.

Pues con Buk, podrás centralizar toda tu nómina en un solo lugar, simplificar el cálculo de los pagos, crear reportes personalizados y hasta realizar seguimientos de tus gastos de nómina, prestaciones sociales y más.

Retos normativos en Colombia para tu presupuesto en 2026

Este 2026 presenta algunos retos normativos que afectan de forma directa el presupuesto en recursos humanos, como por ejemplo:

• La reducción de la jornada laboral: según la Ley 2101 del 2021 la jornada laboral máxima obligatoria pasa de 44 a 42 horas semanales, lo que aumenta la probabilidad de pago de horas extras o la obligación de aumentar la contratación del personal. Dicha situación impacta el presupuesto.
• Ajustes al salario mínimo y al IPC: el incremento del salario mínimo y la inflación proyectada obligan a revisar los salarios base, el auxilio de transporte y las prestaciones sociales. Si el incremento es superior al esperado, el presupuesto se puede desajustar.
• Recargos dominicales y festivos al 90%: debido a la aplicación progresiva de la reforma laboral, los costes por operar en días de descanso obligatorio pasan del 80% al 90% sobre la hora ordinaria, lo que implica un aumento en el coste total de la nómina operativa.

Ahora, ya sabes cómo organizar y proyectar tu presupuesto de recursos humanos 2023 y alcanzar tus objetivos con una mejor planeación. Recuerda que es una tarea muy importante para tener un mayor control y transparencia. ¡Agenda una llamada con nosotros hoy mismo!

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