¿Qué es la nómina en una empresa? Guía de liquidación 2026

La nómina de una empresa es un tema crucial en la administración de recursos humanos y gestión laboral. Este documento detalla los pagos realizados a los colaboradores en un período específico, reflejando salarios, prestaciones, deducciones y otros conceptos relacionados con su compensación.

Además de cumplir con las obligaciones legales, la nómina es esencial para mantener un registro transparente de las transacciones laborales, ayudando tanto a las empresas como a los trabajadores a comprender los términos y condiciones del pago. En Colombia, su correcta elaboración es obligatoria y está regulada por el Código Sustantivo del Trabajo y las leyes fiscales vigentes.

¿Por qué es importante la nómina en una empresa?

La nómina no es solo un documento administrativo; es una herramienta estratégica para garantizar el correcto funcionamiento de la organización. Algunas razones clave de su importancia son:

Cumplimiento legal y normativo

Elaborar y gestionar correctamente la nómina asegura que la empresa cumpla con las leyes laborales, fiscales y de seguridad social. El incumplimiento puede derivar en sanciones económicas y legales. Además, puede impactar negativamente en la motivación de los colaboradores. 

Transparencia y confianza laboral

Una nómina clara y puntual fortalece la confianza entre los trabajadores y la empresa, fomentando relaciones laborales saludables.

Control financiero

La nómina permite a las empresas tener un panorama claro de sus costos laborales, facilitando la planificación presupuestaria y la toma de decisiones estratégicas.

Componentes clave de una nómina

El procesamiento de la nómina en Colombia, regido por el Código Sustantivo del Trabajo (CST), exige estructurar de forma precisa los valores que recibe el trabajador y los descuentos o aportes que se derivan de la relación laboral. Los detallaremos a continuación:

Devengado

El devengado corresponde a la totalidad de los ingresos que un empleado tiene derecho a recibir en un periodo determinado. Se compone de conceptos salariales y no salariales:

• Salario básico: es la remuneración ordinaria pactada por la prestación del servicio.
• Auxilio de transporte: es el subsidio legal obligatorio para quienes devengan hasta dos salarios mínimos legales mensuales vigentes (SMLMV).
• Horas extra y recargos: es una compensación adicional por trabajo nocturno, dominical, festivo o que excede la jornada ordinaria.
• Comisiones y bonificaciones salariales: son los pagos vinculados al rendimiento o metas que constituyen salario.

Deducciones

Las deducciones son los valores que se descuentan del total devengado del trabajador. Incluyen aportes obligatorios de ley y otros conceptos autorizados:

• Aportes a salud: es el descuento obligatorio para la cobertura del sistema general de salud.
• Aportes a pensión: es el descuento obligatorio destinado al fondo de pensiones.
• Fondo de Solidaridad Pensional (FSP): es el descuento adicional aplicable a trabajadores que devengan a partir de cuatro SMLMV.
• Retención en la fuente: es el descuento por concepto de impuesto sobre la renta, según la tabla aplicable.
• Otras deducciones: son las libranzas, cuotas sindicales, embargos judiciales o préstamos previamente autorizados por el empleado.

Apropiaciones

Las apropiaciones representan las obligaciones fiscales, parafiscales y de prestaciones sociales que están a cargo exclusivo del empleador:

• Prestaciones sociales: prima de servicios, cesantías, intereses sobre cesantías y vacaciones.
• Aportes a la Seguridad Social (Patronal): cotizaciones a salud, pensión y riesgos laborales (ARL).
• Aportes parafiscales: contribuciones destinadas al SENA, ICBF y cajas de compensación familiar. (SENA e ICBF sujetos a exoneración según el art. 114-1 del Estatuto Tributario).

Estructura de nómina: valores fijos (2026)

La nómina electrónica ante la DIAN: requerimientos obligatorios

El Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica ante la DIAN es la herramienta mediante la cual los contribuyentes que realizan pagos laborales soportan los costos y deducciones asociadas en el impuesto sobre la renta.

Su transmisión debe realizarse dentro de los primeros diez (10) días hábiles del mes siguiente al que corresponde el pago.

Requisitos técnicos y funcionales de la nómina electrónica

Ahora bien, para garantizar la validez legal y fiscal de la transmisión, el empleador debe cumplir de manera estricta con los siguientes parámetros:

• Identificación única: generación y firma digital del CUNE (Código Único de Nómina Electrónica) por cada trabajador.
• Formato estándar: estructuración del archivo en formato XML conforme al Anexo Técnico vigente de la DIAN.
• Desglose detallado de conceptos: separación exacta e individualizada del devengado (salario, extras, comisiones, auxilios) y de las deducciones (salud, pensión, retención en la fuente, entre otros).
• Método de pago: inclusión explícita de las fechas y canales de pago (consignación bancaria, transferencia, efectivo).
• Firma digital: un certificado digital de firma vigente para garantizar la autenticidad e integridad de la información enviada.

El impacto de la jornada laboral de 42 horas en la liquidación de 2026

La culminación de la fase de implementación gradual de la Ley 2101 de 2021 establece que, a partir del 15 de julio de 2026, la jornada laboral ordinaria máxima en Colombia es de 42 horas semanales (frente a las 44 horas aplicables en la fase anterior).

Este ajuste no altera el salario base de los trabajadores, pero reconfigura de manera directa el cálculo del valor hora y los recargos en la nómina.

Principales implicaciones en la nómina y su transmisión electrónica:

1. Aumento del valor de la hora ordinaria:

Al mantenerse intacta la asignación mensual fija mientras disminuye el número de horas trabajadas al mes, el valor por hora ordinaria se incrementa.

Para 2026, la fórmula para determinar la hora ordinaria cambia el divisor mensual:

Valor hora ordinaria = Salario mensual / horas mensuales (según jornada de 42 horas semanales)

2. Incremento en el costo del trabajo suplementario:

Al incrementarse el valor de la hora base, las horas extras (diurnas, nocturnas, festivas) y los recargos (nocturnos, dominicales y festivos) sufren un sobrecosto proporcional, aun cuando sus porcentajes de recargo normativos no varíen.

3. Ajuste en los sistemas y reporte XML ante la DIAN:

Los softwares de nómina deben recalcular de forma automatizada las bases de recargos a partir del 15 de julio de 2026.

La DIAN exige que en el XML de la nómina electrónica se transmita con precisión el número de horas extras trabajadas y el valor unitario actualizado de cada una, evitando inconsistencias entre los montos devengados reales y los reportados tributariamente.

Tipos de nómina empresarial

1. Según el período de pago

• Nómina semanal: ideal para empleos operativos o con frecuencia de pago más corta, como el sector agrícola.
• Nómina quincenal o mensual: este es el tipo de nómina más común en trabajos de oficina y empleos formales en Colombia.

2. Según el tipo de salario

• Nómina fija: pagos regulares con montos definidos.
• Nómina variable: incluye comisiones, horas extras y bonificaciones.

3. Nómina digital

En nuestra era tecnológica actual, cada vez más empresas optan por la automatización de la nómina, usando plataformas digitales como Buk. Un Software de nómina efectivo puede  reducir errores, ahorrar tiempo y garantizar el cumplimiento normativo de la organización.

Además, a través de soluciones de analítica e inteligencia artificial (Buk IA), las empresas pueden ir más allá de la liquidación tradicional, ya que es posible visualizar KPIs mediante dashboards dinámicos, unificar datos, monitorear indicadores críticos en tiempo real y generar gráficos ejecutivos al instante sin depender de la descarga de planillas ni del trabajo manual en Excel.

Beneficios de una buena gestión de la nómina

Gestionar adecuadamente la nómina tiene múltiples beneficios para la empresa. Algunos de los más importantes son:

1. Evita problemas legales: cumplir con las normativas evita multas y sanciones.
2. Mejora la satisfacción laboral: los pagos precisos y puntuales generan confianza y motivación en los trabajadores.
3. Facilita la planeación financiera: una nómina bien gestionada permite a la empresa tener control total sobre sus costos laborales.

Principales errores a evitar en la gestión de la nómina

1. Cálculos incorrectos

Un error en los cálculos puede generar conflictos con los empleados y sanciones legales. Además, este tipo de equivocaciones generan reprocesos, demoras y baja productividad para las áreas encargadas de pagar la nómina. 

2. Retrasos en los pagos

Pagar la nómina a destiempo afecta la moral del equipo y puede derivar en problemas legales. Este tipo de incumplimiento impactará negativamente en el clima laboral y puede agudizar problemáticas como la retención del talento y la rotación de personal. 

3. Desconocimiento de las leyes

No estar actualizado con las normativas laborales puede tener consecuencias graves para la empresa. Por suerte, el software de nómina de Buk está alineado a la normativa vigente y a sus respectivas actualizaciones.

Buk, tu aliado estratégico en el pago de la nómina

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