En Colombia, el tiempo de conservación de la documentación laboral depende del tipo de documento y de las obligaciones legales que respalda. Las historias laborales y los soportes relacionados con derechos pensionales pueden requerir una conservación de entre 80 y 100 años, mientras que los exámenes médicos ocupacionales deben mantenerse por un mínimo de 20 años y los registros contables por 10 años.
¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos laborales en Colombia?
El tiempo de conservación de la documentación laboral en Colombia depende del valor administrativo, legal, contable y pensional del archivo. Mientras los soportes contables se conservan por 10 años, los expedientes que respaldan cotizaciones a pensión deben guardarse entre 80 y 100 años según el Archivo General de la Nación.
Además, señala que la historia laboral y las nóminas de pago tienen un valor probatorio y pensional que no prescribe. Esto se debe a que el derecho a la pensión no caduca con el paso del tiempo. Por eso, el empleador debe conservar y garantizar la disponibilidad de esta información para poder certificar los tiempos de servicio y los salarios devengados.
AtenciónEl derecho a la pensión es imprescriptible en Colombia. La pérdida o destrucción de la historia laboral no exime a la empresa de certificar tiempos laborados y salarios devengados (Art. 264 CST).Tabla de tiempos de retención documental por tipo de archivo laboral
Para facilitar la consulta rápida en las áreas de gestión de personas y contabilidad, la siguiente matriz resume los periodos mínimos de retención obligatorios según la normativa colombiana:
Tiempos de conservación según el tipo de documento laboral
Historias laborales y contratos de trabajo (80 a 100 años)
Las historias laborales y los contratos de trabajo se guardan entre 80 y 100 años desde la desvinculación del trabajador. El Archivo General de la Nación establece este plazo para garantizar la expedición de certificaciones de tiempo de servicio y aportes al sistema de pensiones.
El Artículo 57 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) obliga al empleador a expedir al trabajador, al momento del retiro, una certificación en la que consten el tiempo de servicio, la labor desempeñada y el salario devengado. Adicionalmente, el Artículo 264 del CST enfatiza la obligación de conservar las constancias de pago para responder ante eventuales reclamos sobre la pensión de jubilación.
Entre los documentos que integran la historia laboral permanente se destacan:
- Contratos de trabajo, otrosíes y modificaciones salariales.
- Hojas de vida con soportes académicos y de experiencia.
- Certificaciones de afiliación a EPS, AFP, ARL y Cajas de Compensación.
- Cartas de renuncia, actas de terminación o desvinculación.
Exámenes médicos ocupacionales e historia clínica (20 años)
Los exámenes médicos ocupacionales y las historias clínicas laborales deben conservarse por un periodo mínimo de 20 años, contados a partir del momento en que el trabajador se retira definitivamente de la organización.
Lectura recomendadaExámenes médicos ocupacionales: normativa actual y obligaciones para las empresas →La Resolución 2346 de 2007 (Artículos 3 y 16) y el Decreto 1143 de 2014, reguladores del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), establecen que la custodia de estos documentos está a cargo del médico especialista en SST o de la IPS correspondiente. No obstante, el empleador debe garantizar el archivo de los conceptos de aptitud laboral emitidos en los exámenes de ingreso, periódicos y de egreso.
Este archivo es indispensable para atender investigaciones de la Junta de Calificación de Invalidez ante la aparición de enfermedades laborales diagnosticadas años después del retiro del trabajador.
Comprobantes de nómina, aportes a seguridad social (PILA) y registros contables (10 a 20 años)
Los soportes de nómina, planillas PILA y registros contables de personal se deben conservar por un término general de 10 años, acorde con el Artículo 28 de la Ley 962 de 2005 para los libros y papeles del comerciante.
No obstante, la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) cuenta con la facultad de fiscalizar los aportes a la seguridad social de los últimos 5 años. Aunque la facultad sancionatoria expira en dicho lapso, si un excolaborador demanda el reconocimiento pensional, la prueba de los aportes realizados recae sobre la empresa, recomendándose conservar la planilla de pago de la nómina junto con la historia laboral hasta por el término de 80 a 100 años.
¿Existe el "derecho al olvido" para eliminar documentos de la historia laboral?
El derecho al olvido no autoriza la eliminación de documentos de la historia laboral ni de registros de cotización a pensión en Colombia. Aunque deriva del Habeas Data (Art. 15 Constitución Política), su aplicación está limitada por los fines constitucionales de protección a la seguridad social y la imprescriptibilidad pensional.
La Corte Constitucional ha señalado que la facultad de suprimir información personal, conocida como derecho al olvido, no es absoluta. Por ejemplo, en materia penal y pensional, la eliminación de la información no procede cuando existen finalidades constitucionales legítimas o deberes legales que exigen conservarla, como ocurre en las Sentencias SU-458 de 2012 y T-098 de 2017.
En el ámbito de las relaciones de trabajo, prima el interés público y el derecho irrenunciable del trabajador a la seguridad social (Art. 48 Constitución). Por tanto:
- Un excolaborador no puede exigir la eliminación de su contrato ni de sus planillas de pago: Aunque apele al Habeas Data o al derecho al olvido, la empresa está legalmente obligada a conservar la evidencia para responder ante el sistema pensional (Art. 264 CST y AGN Concepto 2-2017-01654).
- Lo que sí se debe corregir o suprimir: Únicamente proceden la rectificación de datos falsos o la actualización de errores que afecten el buen nombre del trabajador (Sentencia T-1066/02).
- Imprescriptibilidad sobre el borrado: Ceder a la solicitud de borrar la información de un exempleado expone a la empresa a pagar cálculos actuariales pensionales ante la UGPP o jueces laborales al no contar con la prueba histórica.
¿Es legal digitalizar la documentación laboral y eliminar el papel?
Es completamente legal digitalizar la documentación laboral y destruir el soporte físico en Colombia, siempre que la versión electrónica garantice inalterabilidad, autenticidad, integridad y disponibilidad técnica para su posterior consulta.
La Ley 527 de 1999 establece el principio de equivalencia funcional, reconociendo a los mensajes de datos y a las firmas electrónicas la misma validez y fuerza probatoria que a los documentos físicos firmados de forma manuscrita. Adicionalmente, el Artículo 247 del Código General del Proceso señala que la información en medios electrónicos es admisible como prueba documental en juicios laborales.
Para migrar del papel al expediente digital con plena validez jurídica, las organizaciones deben cumplir los siguientes requisitos:
- Adopción de firma electrónica o digital conforme al Decreto 2364 de 2012 para contratos y otrosíes.
- Garantía de integridad del documento mediante formatos que impidan la modificación posterior del archivo.
- Cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 (Protección de Datos Personales) para limitar el acceso al archivo digital.
- Implementación de un sistema de almacenamiento seguro en la nube con respaldos periódicos.
Sanciones por no conservar los archivos laborales adecuadamente
La pérdida, destrucción prematura o deficiente custodia de los expedientes de personal expone a la organización a diversas contingencias económicas y administrativas:
- Multas del Ministerio del Trabajo: Sanciones por incumplimiento en los controles del SG-SST (Resolución 2346/07) y por omitir la expedición de certificaciones de trabajo.
- Liquidación de cálculos actuariales por la UGPP: Si no se logra probar el pago de aportes a pensión de expedientes antiguos, la empresa debe asentar una reserva financiera o asumir el pago directo de la pensión omitida.
- Carga probatoria en juicios laborales: En la justicia ordinaria laboral, ante la falta de comprobantes de pago o de contratos guardados, el juez asume como cierta la afirmación del trabajador (Art. 264 CST).
Cómo un software de gestión humana facilita la custodia documental en la nube
Mantener archivadores físicos durante décadas implica altos costos de almacenamiento, riesgos de deterioro por humedad o incendios y pérdidas innecesarias de tiempo operativo en la búsqueda de carpetas de excolaboradores.
Centralizar la información en un software de gestión de personas como Buk permite la creación de expedientes digitales automatizados desde la contratación. Estas herramientas permiten firmar electrónicamente contratos y otrosíes, almacenar los conceptos médicos ocupacionales con perfiles de acceso restringido y mantener la trazabilidad de los comprobantes de pago descargables en cualquier momento. De este modo, la empresa asegura la disponibilidad de la información ante una auditoría del Ministerio del Trabajo o una inspección de la UGPP.
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