Las vacaciones son un derecho que tienen todos los colaboradores dentro de una empresa. Cumplir con esta normativa no es opcional y podemos señalar que es una responsabilidad ética.
Como norma general, el Artículo 186 del Código Sustantivo del Trabajo (CST) establece que el tiempo vacacional obligatorio de cada empleado equivale a 15 días hábiles, los cuales deben ser remunerados de forma justa.
A su vez, el Artículo 192 indica que este pago debe calcularse con el salario ordinario vigente, y si el salario es variable, se liquida con el promedio del último año.
Por otro lado, la normativa también permite que parte de las vacaciones se compense en dinero, siempre que el trabajador disfrute al menos una parte en tiempo real, como lo contempla el Decreto 1072 de 2015.
En esta oportunidad explicaremos cómo hacer el cálculo de vacaciones y cómo se debe gestionar ciertas situaciones circunstanciales que están relacionadas con el periodo vacacional.
Vacaciones laborales: Aspectos clave y cálculo
Las vacaciones son un derecho fundamental para todos los empleados y una responsabilidad ética de los empleadores.
Adicionalmente, la Ley 50 de 1990 introdujo ajustes que garantizan este derecho incluso para quienes tienen contratos a término fijo o inferiores a un año, permitiendo el pago proporcional de vacaciones y otras prestaciones como la prima de servicios.
En Colombia, los días de vacaciones obligatorias ascienden a 15 días hábiles, los cuales deben ser remunerados de manera justa.
Estos días benefician tanto a los empleados como a los empleadores, permitiendo que los trabajadores recuperen energías y prevengan el agotamiento laboral.
¿Cómo se liquidan las vacaciones?
Para hacer el pago de vacaciones es necesario disponer de varios datos de cada empleado, los cuales detallaremos a continuación:
Salario del colaborador (salario básico mensual). El sueldo que sirve como base no debe incluir el salario aumentado por horas extras o los recargos festivos. Se trata del sueldo básico.
Tiempo trabajado (en días). Aunque generalmente un año es de 360 días, en ocasiones se hace la liquidación en un tiempo menor, por ejemplo de 6 meses.
También es posible que se haya hecho una licencia no remunerada de 30 días, de modo que esos días también se descuentan, por lo que el cálculo será con base a 330 días en vez de 360.
Número 720. El número 720 permite hacer un cálculo preciso con base a 15 días remunerados, por lo tanto, en la fórmula de cálculo de vacaciones se incluye.
Fórmula para calcular las vacaciones
La fórmula del cálculo de vacaciones es la siguiente:
Salario mensual básico multiplicado por días trabajados, dividido entre 720.
Por ejemplo, si un empleado tiene un sueldo de $1,000,000 y ha trabajado durante un año completo, el cálculo sería:
$1´000,000 (salario) X 360 (días trabajados anualmente) ÷ 720 = $500,000
Es importante recalcar que el salario base corresponde al último salario devengado y los días trabajados deben sumar el tiempo desde las últimas vacaciones.
Ejemplo con contrato a término fijo
Supongamos que un empleado con un contrato a término fijo de 6 meses tiene un salario mensual de $1,200,000. Para calcular sus vacaciones proporcionales:
$1,200,000 (salario) × 180 (días trabajados) ÷ 720 = $300,000
En este caso, el empleado recibiría $300,000 como liquidación de vacaciones por el periodo trabajado.
¿Cómo legitima la ley el cálculo?
Base Legal
El cálculo de vacaciones en Colombia está regulado por el Código Sustantivo del Trabajo (CST) y la Ley 50 de 1990, que establecen las bases para el derecho individual del trabajo, incluyendo las disposiciones sobre vacaciones. Estas normativas garantizan que los empleadores cumplan con las obligaciones legales y éticas hacia sus empleados.
Artículo 192 CST
El artículo 192 del CST establece que: “Cuando el salario sea variable, las vacaciones se liquidarán con el promedio de lo devengado por el trabajador en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se concedan”.
Casos prácticos y ejemplos
Ejemplo 1: Salario fijo, un año completo.
Un empleado con contrato indefinido, salario de $2.000.000 y 360 días trabajados:
($2.000.000 × 360) ÷ 720 = $1.000.000
Recibe $1.000.000 por 15 días de vacaciones.
Ejemplo 2: Salario variable
Un empleado con salario variable (promedio mensual: $2.500.000) y 360 días trabajados:
($2.500.000 × 360) ÷ 720 = $1.250.000
Recibe $1.250.000 por sus vacaciones.
Ejemplo 3: Contrato a término fijo (7 meses)
Un empleado con salario mínimo ($1.423.500) y 210 días trabajados:
($1.423.500 × 210) ÷ 720 = $415.188
Recibe $415.188 por vacaciones proporcionales.
Salarios Variables y Compensación de Vacaciones
Algunas regulaciones de parte de los entes gubernamentales pueden hacer que durante un año el salario haya tenido variación.
También es probable que durante el tiempo en la empresa el empleado haya logrado mejores remuneraciones o incluso hay ciertas comisiones que están ligadas al desempeño.
Pues bien, en el caso de salarios variables se debe calcular el promedio del sueldo del año anterior a la liquidación.
Cabe destacar que, los pagos por horas extras de trabajo o incluso los pagos de transporte no forman parte de un sueldo variable. Estas bonificaciones no se suman en el cálculo de las vacaciones.
¿Es posible compensar el tiempo de vacaciones con dinero?
Si no quieres tomar tus vacaciones, pero si estás dispuesto a recibir el dinero de liquidación de las vacaciones, debes saber que al menos en Colombia esto es posible.
Desde luego, si estás leyendo esta información desde otro país, te recomendamos leer las regulaciones de tu propio país.
Volviendo a lo que establece el Código Sustantivo del Trabajo de Colombia, el empleador y el colaborador pueden llegar a un acuerdo para no disfrutar del periodo completo vacacional. En este caso, se debe dar una compensación por los días que deja de disfrutar de las vacaciones.
Claro, está contra la ley renunciar a los días totales de vacaciones. En este sentido, solo puedes renunciar a la mitad del periodo vacacional.
¿Y si el trabajador se enferma o se incapacita durante las vacaciones?
En el caso de que un empleado se incapacite durante las vacaciones, entonces el periodo vacacional se suspende y ahora pasa un periodo de incapacidad. En este sentido, el empleado debe recuperarse de su lesión para volver a retomar el periodo de disfrute vacacional.
Cuando se retoma el tiempo vacacional, se deben completar los días faltantes. Es decir, no se trata de reiniciar todo el periodo vacacional, sino más bien de completar los días de disfrute de vacaciones.
En conclusión, calcular el tiempo vacacional de tus colaboradores es sencillo. Desde luego, algunas empresas tienen tantos empleados que puede ser algo abrumador hacer este cálculo, considerando que, como encargado de hacer las remuneraciones laborales, tienes muchas cosas que atender.
Acumulación máxima y excepciones
Según el Decreto 1072 de 2015 y el Código Sustantivo del Trabajo, estas son las reglas sobre acumulación de vacaciones en Colombia:
- El trabajador debe tomar al menos 6 días hábiles continuos de vacaciones cada año.
- Estos 6 días no se pueden acumular.
- Los días restantes sí se pueden acumular hasta por 2 años, si empleador y trabajador están de acuerdo.
- En casos especiales (cargos de confianza, técnicos, empleados extranjeros lejos de su familia), la acumulación puede extenderse hasta 4 años.
- Si el trabajador solo toma 6 días, se presume que está acumulando el resto para años siguientes.
- Trabajadores expuestos a riesgos como rayos X o tuberculosis tienen derecho a 15 días de vacaciones cada seis meses, según el Artículo 186 del CST.
Errores comunes y sanciones
Una gestión incorrecta del cálculo de vacaciones puede traer problemas legales y afectar la confianza del equipo. Estos son los errores más frecuentes:
- Contar mal los días hábiles o no descontar bien las licencias no remuneradas, lo que puede generar pagos erróneos.
- No aplicar el recargo del 25 % cuando las vacaciones se pagan en dinero (esto solo aplica si no se toman en tiempo, no en todos los casos).
- Usar valores que no corresponden en el cálculo, como horas extras, auxilio de transporte o bonificaciones no permitidas.
- No calcular bien el promedio del salario, en el caso de empleados con ingresos variables.
- No informar bien al trabajador sobre sus vacaciones: fechas, duración o pago.
- Dejar que se acumulen demasiados días, sin acuerdo o sin cumplir lo que dice la ley.
- No pagar las vacaciones pendientes al terminar el contrato, lo que puede causar reclamos o sanciones.
Sanciones: El incumplimiento de la normativa laboral sobre vacaciones puede generar sanciones administrativas por parte del Ministerio de Trabajo, multas económicas, demandas laborales y afectación de la reputación empresarial.
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