Cómo hacer el pago de la seguridad social en Colombia: Guía actualizada

Pagar la seguridad social en Colombia es sumamente importante, ya que además de ser obligatorio para las empresas, también protege a los trabajadores y garantiza el cumplimiento legal ante entidades como la UGPP. 

Un error en el IBC, un retraso en la PILA o una afiliación mal hecha puede terminar en sanciones costosas y reprocesos innecesarios. 

En esta guía práctica explicamos, paso a paso, cómo hacer el pago de la seguridad social en Colombia, qué incluye, quién debe pagar, los plazos vigentes y qué pasa si no se cumple.

¿Qué significa pagar la seguridad social en Colombia?

Pagar la seguridad social es contribuir al Sistema General de Seguridad Social Integral (SGSSI), creado por la Ley 100 de 1993. Cubre tres cosas esenciales: salud (atención médica), pensión (ahorro para la vejez) y riesgos laborales (accidentes o enfermedades por el trabajo). 

La obligación aplica a empresas, empleadores e independientes con ingresos iguales o superiores a un salario mínimo. No cotizar deja al trabajador sin protección y expone a sanciones por parte de entidades como la UGPP.

¿Cuáles son las obligaciones de pago de la seguridad social en Colombia?

Las obligaciones de pago aplican a empresas, empleadores e independientes. El responsable de realizar el trámite varía según el tipo de contrato, pero el medio siempre es la planilla PILA y la entidad que vigila que el dinero sea el correcto es la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales).

1. Obligaciones para empleados dependientes (contrato laboral)

Cuando hay empleados bajo contrato de trabajo, la empresa actúa como "aportante". Esto implica las siguientes responsabilidades:

• Afiliación: Vincular al trabajador a su EPS (salud), AFP (pensión) y ARL (riesgos).
• Retención: Descontar del sueldo del empleado su parte legal (8%).
• Pago: Sumar el aporte de la empresa y girar el total a los operadores autorizados.

Porcentajes de ley:

• Salud: 12,5% del sueldo (8,5% lo paga la empresa / 4% el empleado).
• Pensión: 16% del sueldo (12% lo paga la empresa / 4% el empleado).
• ARL: Lo paga 100% la empresa. El costo depende del nivel de riesgo de la labor.
• Parafiscales: Es un 9% adicional (Cajas, ICBF, SENA) que pagan las empresas.

2. Obligaciones para trabajadores independientes

En el caso de trabajadores por cuenta propia, son ellos mismos quienes deben pagar todo, mes vencido.

• El IBC (Ingreso Base de Cotización): Es el valor sobre el cual se aplican los porcentajes. No es el total del contrato, sino el 40% de lo percibido al mes.
• Aportes: Se paga el 12,5% de salud y el 16% de pensión sobre ese IBC determinado.

3. Retención para contratistas (prestación de servicios)

En contratos de prestación de servicios (honorarios), el trabajador independiente sigue siendo responsable de cotizar el 100% de sus aportes a salud, pensión y ARL (si aplica), sobre el 40% de los ingresos netos (IBC mínimo: un salario mínimo). No hay obligación legal para que la empresa contratante retenga y gire directamente los aportes.

¿Qué incluye el pago de la seguridad social?

El pago integral incluye tres componentes básicos: Salud, Pensión y Riesgos Laborales (ARL). Para las empresas, se suman los aportes parafiscales, que son contribuciones a las Cajas de Compensación, el ICBF y el SENA para apoyar programas sociales.

• Salud: 12.5% (8.5% empleador, 4% empleado).
• Pensión: 16% (12% empleador, 4% empleado).
• ARL: Varía según el nivel de riesgo (del 0.522% al 6.960%).
• Parafiscales: 9% en total (4% Cajas, 3% ICBF, 2% SENA).

Gestionar estos porcentajes de forma manual implica un alto riesgo de error, especialmente por los cambios normativos. Por eso, muchas organizaciones usan plataformas como Buk, que centralizan nómina y seguridad social, automatizan los cálculos y aseguran que novedades como incapacidades, vacaciones o licencias se reflejen correctamente en los aportes de ley.

Guía práctica: ¿Cómo pagar la seguridad social en Colombia?

Para pagar, se debe usar la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes). Es un sistema digital que unifica todos los pagos en un solo lugar. El proceso consiste en liquidar la nómina, identificar las novedades y cargar la información en un operador autorizado.

1. Definir el IBC: Clarificar cuál es la base salarial de cada persona para aplicar los porcentajes.
2. Reportar novedades: Avisar al sistema si hubo ingresos de personal, retiros, incapacidades o vacaciones.
3. Elegir operador: Usar portales autorizados por el Ministerio de Salud (como Mi Planilla, Simple o SOI).
4. Pagar por PSE: Generar la planilla y hacer la transferencia bancaria.

Para no perderse en las cuentas, se pueden usar herramientas gratuitas como la calculadora de aportes de Buk, que ayuda a las empresas a proyectar estos costos.

¿Dónde y cómo generar la planilla de pago?

La planilla se genera en los portales de los operadores de información autorizados por el Ministerio de Salud. Es el instrumento virtual para la autoliquidación masiva o individual de los aportes al sistema de protección social.

Existen dos modalidades según el decreto 1990:

• Planilla electrónica: Obligatoria para empresas con más de 3 trabajadores e independientes con IBC igual o superior a 2 SMMLV.
• Planilla asistida: Para aportantes con menos de 3 trabajadores o sin acceso a medios electrónicos.

Para saber más sobre qué planilla usar según el tipo de contrato, es recomendable este artículo sobre planillas de uso frecuente para liquidar la PILA.

¿Cuáles son los plazos y consecuencias por no pagar la seguridad social?

Los plazos vencen en los primeros 16 días hábiles de cada mes, según los últimos dos dígitos del NIT o cédula. 

Tabla de plazos por últimos dos dígitos del NIT o cédula

Según el Ministerio de Justicia no cumplir genera intereses de mora diarios y puede activar procesos de fiscalización de la UGPP, con sanciones económicas.

Para las empresas, el impacto es alto: si ocurre un accidente o enfermedad y no están al día, pueden verse obligadas a asumir con recursos propios la atención médica e incluso pensiones por invalidez.

En el caso de los independientes, el atraso puede implicar pérdida de cobertura en salud, interrupción de semanas de pensión y multas que afectan directamente su patrimonio.

Centralizar procesos: la clave para una gestión eficiente

La complejidad de calcular y pagar la seguridad social resalta la necesidad de tener procesos centralizados; sobre todo en un entorno legal tan cambiante como el colombiano.

Aquí es donde plataformas de gestión de personas como Buk marcan la diferencia, pues ayudan a las organizaciones a automatizar la liquidación de la nómina y el manejo de novedades, asegurando que la información que se reporta a la seguridad social sea exacta y cumpla estrictamente con lo que exige la ley. 

Al centralizar todo en un solo lugar, las empresas reducen riesgos operativos, ahorran tiempo y permiten que sus líderes se enfoquen en la estrategia y el crecimiento de las personas.

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