Cómo hacer el pago de la seguridad social en Colombia: Guía actualizada

Pagar la seguridad social en Colombia es sumamente importante, ya que además de ser obligatorio para las empresas, también protege a los trabajadores y garantiza el cumplimiento legal ante entidades como la UGPP. 

Un error en el IBC, un retraso en la PILA o una afiliación mal hecha puede terminar en sanciones costosas y reprocesos innecesarios. 

En esta guía práctica explicamos, paso a paso, cómo hacer el pago de la seguridad social en Colombia, qué incluye, quién debe pagar, los plazos vigentes y qué pasa si no se cumple.

¿Qué significa pagar la seguridad social en Colombia?

Pagar la seguridad social es aportar al Sistema de Seguridad Social Integral (SGSSI), que protege al trabajador en tres frentes: salud (atención médica), pensión (ahorro para la vejez) y riesgos laborales (accidentes de trabajo y enfermedades derivadas de la labor).

Esta obligación aplica, entre otros, a los trabajadores independientes cuyos ingresos mensuales sean iguales o superiores a un salario mínimo mensual.

Cuando sus ingresos son inferiores a un SMMLV, pueden aplicar, de manera voluntaria, el esquema de cotización por períodos inferiores a un mes previsto para determinados trabajadores independientes.

Recuerda: el incumplimiento de las obligaciones de seguridad social puede generar intereses de mora, procesos de fiscalización y sanciones, además de afectar la cobertura y el reconocimiento de determinadas prestaciones según el caso.

¿Cuáles son las obligaciones de pago de la seguridad social en Colombia?

Las obligaciones de pago aplican a empresas, empleadores e independientes. El responsable de realizar el trámite varía según el tipo de contrato, pero el medio siempre es la planilla PILA y la entidad que vigila que el dinero sea el correcto es la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales).

1. Obligaciones para empleados dependientes (contrato laboral)

Cuando hay empleados bajo contrato de trabajo, la empresa actúa como "aportante". Esto implica las siguientes responsabilidades:

• Afiliación: Vincular al trabajador a su EPS (salud), AFP (pensión) y ARL (riesgos).
• Retención: Descontar del sueldo del empleado su parte legal (8%).
• Pago: Sumar el aporte de la empresa y girar el total a los operadores autorizados.

Porcentajes de ley:

• Salud: 12,5% del sueldo (8,5% lo paga la empresa / 4% el empleado).
• Pensión: 16% del sueldo (12% lo paga la empresa / 4% el empleado).
• ARL: Lo paga 100% la empresa. El costo depende del nivel de riesgo de la labor.
• Parafiscales: la tarifa general es del 9 % (4 % para Cajas de Compensación Familiar, 3 % para ICBF y 2 % para SENA), aunque pueden existir exoneraciones según las condiciones del empleador y de los trabajadores.  

2. Obligaciones para trabajadores independientes

Para los trabajadores independientes con contrato de prestación de servicios personales, el IBC corresponde al 40 % del valor mensual de los honorarios, sin descontar costos o gastos.

Para los independientes por cuenta propia y quienes tienen contratos diferentes a la prestación de servicios personales, se pueden descontar los costos asociados a la actividad, mediante costos reales o el esquema de costos aplicable, antes de calcular el 40 %.

Aportes por semanas para independientes (cotizante 76).

Desde el 1 de septiembre de 2026, el esquema de cotización por períodos inferiores a un mes para independientes con ingresos inferiores a un SMMLV opera bajo el cotizante 76, creado por la Resolución 001529 de 2026 con base en el parágrafo 4 del artículo 34 de la Ley 2466 de 2025.

En estos casos, la cotización proporcional permite aportar a pensión, riesgos laborales y caja de compensación familiar, según los días o ingresos correspondientes.

Para los independientes, esta cotización es voluntaria cuando sus ingresos son inferiores a un SMMLV; cuando los igualan o superan, deben cumplir con la obligación general de cotizar conforme a las reglas de su tipo de vinculación.

3. Retención para contratistas (prestación de servicios)

En los contratos de prestación de servicios personales, el trabajador independiente es responsable de sus aportes a salud y pensión y, cuando corresponda, a riesgos laborales.

El IBC se calcula sobre el 40% de los honorarios mensuales, sin descontar costos o gastos, con un mínimo de un SMMLV y un máximo de 25 SMMLV. En materia de ARL, la obligación y la responsabilidad del pago dependen de la duración del contrato y del nivel de riesgo de la actividad.

Cuando el contratante es una persona jurídica, la ley lo obliga a retener estos aportes y girarlos por PILA. Si no retiene o retiene de menos, responde por la diferencia y los intereses correspondientes.

¿Qué incluye el pago de la seguridad social?

El pago integral incluye tres componentes básicos: Salud, Pensión y Riesgos Laborales (ARL). Para las empresas, se suman los aportes parafiscales, que son contribuciones a las Cajas de Compensación, el ICBF y el SENA para apoyar programas sociales.

• Salud: 12.5% (8.5% empleador, 4% empleado).
• Pensión: 16% (12% empleador, 4% empleado).
• ARL: Varía según el nivel de riesgo (del 0.522% al 6.960%).
• Parafiscales: 9% en total (4% Cajas, 3% ICBF, 2% SENA).

Gestionar estos porcentajes de forma manual implica un alto riesgo de error, especialmente por los cambios normativos. Por eso, muchas organizaciones usan plataformas como Buk, que centralizan nómina y seguridad social, automatizan los cálculos y aseguran que novedades como incapacidades, vacaciones o licencias se reflejen correctamente en los aportes de ley.

Guía práctica: ¿Cómo pagar la seguridad social en Colombia?

Para pagar, se debe usar la PILA (Planilla Integrada de Liquidación de Aportes). Es un sistema digital que unifica todos los pagos en un solo lugar. El proceso consiste en liquidar la nómina, identificar las novedades y cargar la información en un operador autorizado.

1. Definir el IBC: Clarificar cuál es la base salarial de cada persona para aplicar los porcentajes.
2. Reportar novedades: Avisar al sistema si hubo ingresos de personal, retiros, incapacidades o vacaciones.
3. Elegir operador: Usar portales autorizados por el Ministerio de Salud (como Mi Planilla, Simple o SOI).
4. Pagar por PSE: Generar la planilla y hacer la transferencia bancaria.

Para no perderse en las cuentas, se pueden usar herramientas gratuitas como la calculadora de aportes de Buk, que ayuda a las empresas a proyectar estos costos.

Paso a paso para liquidar y pagar la PILA en 2026 (PSE y PIN)

Para realizar el proceso de autoliquidación y pago en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes de forma correcta, puedes seguir los siguientes pasos:

• 1. Ingresar al operador de información: accede a la plataforma web del operador de tu preferencia (por ejemplo: Mi Planilla, Simple, SOI, Arus o Aportes en Línea).
• 2. Cargar datos y novedades: registra la información del aportante y los trabajadores o independientes, incluyendo novedades del mes como incapacidades, vacaciones, licencias y el IBC respectivo.
• 3. Generar la planilla de pago: el sistema calculará automáticamente los montos correspondientes a cada rubro del sistema de seguridad social.
• 4. Realizar el pago (PSE o PIN):

Pago en línea por PSE: selecciona la opción de débito bancario PSE, elige tu entidad financiera y autoriza la transacción de manera inmediata.

Pago mediante planilla asistida: dependiendo del operador de información, puedes generar la planilla y obtener un PIN o mecanismo de pago para realizar la transacción a través de los canales y entidades habilitados por dicho operador.

¿Dónde y cómo generar la planilla de pago?

La planilla se genera en los portales de los operadores de información autorizados por el Ministerio de Salud. Es el instrumento virtual para la autoliquidación masiva o individual de los aportes al sistema de protección social.

Existen dos modalidades según el decreto 1990:

Planilla electrónica: su uso es obligatorio para los aportantes e independientes que se encuentren dentro de los supuestos establecidos por la normativa según el número de cotizantes, el nivel del IBC y, en determinados casos, la categoría del municipio. Los independientes con IBC inferior a 2 SMMLV pueden utilizar la modalidad electrónica o asistida.

Planilla asistida: los independientes con IBC inferior a 2 SMMLV y los aportantes que no estén obligados a utilizar exclusivamente la modalidad electrónica pueden utilizar esta alternativa, de acuerdo con las reglas vigentes.

Para saber más sobre qué planilla usar según el tipo de contrato, es recomendable este artículo sobre planillas de uso frecuente para liquidar la PILA.

¿Cuáles son los plazos y consecuencias por no pagar la seguridad social?

Los aportes a la PILA deben pagarse a más tardar en el día hábil que corresponda según los dos últimos dígitos del NIT o documento de identificación, conforme al calendario establecido en la normativa vigente.  

Tabla de plazos por últimos dos dígitos del NIT o cédula

Según el Ministerio de Justicia no cumplir genera intereses de mora diarios y puede activar procesos de fiscalización de la UGPP, con sanciones económicas.

Para las empresas, el impacto es alto: si ocurre un accidente o enfermedad y no están al día, pueden verse obligadas a asumir con recursos propios la atención médica e incluso pensiones por invalidez.

En el caso de los independientes, el atraso puede implicar pérdida de cobertura en salud, interrupción de semanas de pensión y multas que afectan directamente su patrimonio.

Ejemplo práctico de liquidación de seguridad social 

Veamos el caso de un contratista independiente con un contrato de prestación de servicios de $5.000.000 COP mensuales (superior a 1 mes de duración) y ARL riesgo I (0,522%):

1. IBC (40% del contrato): $5.000.000 × 40% = 2’000.000. Este valor es superior al salario mínimo actual (1.750.905), por lo que se usa como base.
2. Salud (12,5%): $2.000.000 × 12,5% = $250.000 COP.
3. Pensión (16%): $2.000.000 × 16% = $320.000 COP.
4. ARL riesgo I (0,522%): $2.000.000 × 0,522% = $10.440 COP

Total de aportes a pagar por el independiente: $580.440 COP.

Total aproximado para el pago: $580.500 COP.

Centralizar procesos: la clave para una gestión eficiente

La complejidad de calcular y pagar la seguridad social resalta la necesidad de tener procesos centralizados; sobre todo en un entorno legal tan cambiante como el colombiano.

Aquí es donde plataformas de gestión de personas como Buk marcan la diferencia, pues ayudan a las organizaciones a automatizar la liquidación de la nómina y el manejo de novedades, asegurando que la información que se reporta a la seguridad social sea exacta y cumpla estrictamente con lo que exige la ley. 

Al centralizar todo en un solo lugar, las empresas reducen riesgos operativos, ahorran tiempo y permiten que sus líderes se enfoquen en la estrategia y el crecimiento de las personas.

¿Deseas asegurar que tu organización cumpla con todas las obligaciones legales de forma ágil y segura? Agenda una llamada aquí.