Desprendible de nómina: guía de obligatoriedad en Colombia

El desprendible de nómina es el documento detallado que el empleador entrega a sus colaboradores para certificar los pagos y descuentos realizados en cada periodo laboral. Aunque el Código Sustantivo del Trabajo (CST) no obliga textualmente a emitir un formato físico específico, la obligación de informar sobre los pagos y aportes a la seguridad social se deriva de los artículos 134 y 139 del CST, así como del artículo 32 de la Ley 1393 de 2010.

¿Qué es un desprendible de nómina y cuál es su base legal en Colombia?

El desprendible de nómina es un soporte informativo de pago que detalla los ingresos, las deducciones y el valor neto que recibe un colaborador por su trabajo. Aunque no existe un artículo en el Código Sustantivo del Trabajo que ordene textualmente la entrega de un desprendible físico, la jurisprudencia colombiana y el principio de buena fe exigen que el colaborador conozca la liquidación detallada de sus conceptos salariales.

Adicionalmente, el artículo 32 de la Ley 1393 de 2010 establece la obligación de informar mensualmente a los colaboradores sobre los aportes realizados al sistema de protección social. Esto convierte al desprendible en la herramienta idónea para cumplir con esta exigencia legal y evitar requerimientos de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP).

¿Cuáles son los componentes obligatorios de un desprendible de nómina?

Un desprendible de nómina completo debe incluir la información de identificación del empleador y del colaborador, los conceptos devengados, las deducciones de ley y el valor neto pagado. Estos datos permiten que ambas partes tengan claridad sobre la liquidación del salario y que el documento sirva como soporte válido para trámites financieros o legales.

Desde el 15 de julio de 2026, la jornada laboral máxima legal en Colombia se redujo a 42 horas semanales según lo establecido en la Ley 2101 de 2021.

Este valor es fundamental para liquidar de manera correcta las horas extras y los recargos nocturnos, dominicales o festivos que aparecerán reflejados detalladamente en el desprendible de nómina.

¿Cuál es la diferencia entre el desprendible de nómina y la nómina electrónica?

La diferencia principal radica en el destinatario y el propósito de cada documento, ya que el desprendible de nómina informa al colaborador y la nómina electrónica reporta la información fiscal a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). La Resolución 000013 de 2021 de la DIAN regula la nómina electrónica como un soporte de costos y deducciones para la declaración de renta de la empresa.

Por lo tanto, la transmisión de la nómina electrónica no reemplaza la entrega del desprendible de nómina al colaborador. Las empresas deben mantener ambos procesos activos para cumplir tanto con la regulación tributaria como con las buenas prácticas laborales y de transparencia con su equipo.

¿Cómo optimizar la entrega de los desprendibles de nómina en las empresas?

La forma más eficiente de gestionar este proceso es mediante la automatización digital a través de un software especializado en gestión de personas. El uso de un portal autoasistido permite que los colaboradores descarguen sus soportes de pago de manera autónoma cuando lo requieran, reduciendo la carga operativa del equipo de gestión humana.

Con el software de nómina de Buk, por ejemplo, los desprendibles de pago se generan automáticamente a partir de la liquidación del periodo y quedan disponibles de inmediato para cada colaborador en su perfil personal. Esto garantiza la seguridad de la información y facilita el cumplimiento normativo sin necesidad de procesos manuales repetitivos.

Gestionar de forma transparente los pagos de tus colaboradores fortalece el clima laboral y asegura el cumplimiento legal de tu empresa. Si quieres simplificar la generación de desprendibles y automatizar la liquidación de tu nómina, te invitamos a conocer las soluciones de Buk y agendar una llamada con uno de nuestros asesores.