Fecha límite para pagar la prima de servicios en Colombia

En Colombia, la prima de servicios es uno de los derechos favoritos de los colaboradores, y conocer la fecha límite para su pago es esencial tanto para trabajadores como para empleadores.

Esta prestación, equivalente a un salario mensual por año, debe pagarse en dos partes (una a mitad de año y otra en diciembre), y su cumplimiento es monitoreado por las autoridades laborales para asegurar el bienestar económico de los trabajadores.

En estos párrafos, explicaremos las fechas clave para el pago de la prima de servicios, las implicaciones legales para quienes incumplan esta obligación y algunos puntos importantes sobre su cálculo y excepciones. ¡Acompáñanos! 

¿Qué es la prima de servicios y quiénes tienen derecho a recibirla?

La prima de servicios es un pago adicional que reciben los trabajadores dependientes en Colombia y está regulada por el Código Sustantivo del Trabajo.

Es una prestación social que reconoce el servicio del trabajador y que el empleador debe pagar sin depender de que la empresa genere utilidades, como reconocimiento a su contribución al crecimiento del negocio. 

Este pago corresponde a un salario mensual por año y se paga, normalmente, en dos períodos: el primero a más tardar el 30 de junio y el segundo a más tardar el 20 de diciembre. 

¿Quiénes tienen derecho a la prima?

 Esta prima es un derecho de los colaboradores vinculados mediante contrato laboral, con una excepción importante: quienes devengan salario integral no la reciben por separado, porque su factor prestacional ya la incluye (Art. 132 CST). La prima aplica tanto a trabajadores de jornada completa como de medio tiempo. 

¿Los trabajadores domésticos tienen derecho a la prima de servicios?

Sí, los trabajadores domésticos tienen derecho a la prima de servicios en Colombia en las mismas condiciones que cualquier otro empleado. La Ley 1788 de 2016 equiparó este derecho para empleados del servicio doméstico, choferes de servicio familiar, trabajadores de finca y demás trabajadores del hogar. 

Los perfiles amparados formalmente por esta ley incluyen:

• Empleados del servicio doméstico: personas dedicadas al aseo, cocina, lavado, planchado y cuidado general del hogar.
• Choferes de servicio familiar: conductores contratados para la movilidad de la familia o del empleador personal.
• Trabajadores de finca: personal dedicado al mantenimiento, cuidado o labores del campo en propiedades de recreo o fincas no comerciales.
• Cuidadores y jardineros: personal destinado al cuidado de adultos mayores, niños o al mantenimiento de jardines en residencias privadas.
• Trabajadores por días: personas que prestan servicios domésticos en uno o varios hogares por días determinados, sin una jornada continua. 

Fecha límite para el pago de la prima de servicios en Colombia

La fecha límite para pagar la prima de servicios en Colombia es el 30 de junio para el primer semestre y el 20 de diciembre para el segundo semestre, según el Artículo 306 del Código Sustantivo del Trabajo. Equivale a 15 días de salario por semestre trabajado. 

• Primer pago: este pago debe consignarse a más tardar el 30 de junio. Esta prima corresponde al primer semestre del año.
• Segundo pago: se paga a más tardar el 20 de diciembre, como reconocimiento del segundo semestre.

Es fundamental que las empresas cumplan con estos plazos, ya que el retraso en el pago de la prima puede llevar a sanciones. Estos pagos garantizan a los trabajadores un ingreso adicional para atender sus necesidades y contribuyen a su estabilidad financiera.

Consecuencias legales para las empresas que incumplen con el pago

Si una empresa no paga la prima a tiempo, el Ministerio del Trabajo puede abrir una investigación y sancionarla con multas de 1 a 5.000 SMMLV, según la gravedad del incumplimiento (Art. 486 CST, modificado por la Ley 1610 de 2013).

Además, si el contrato termina y la prima sigue sin pagarse, el trabajador puede reclamar la indemnización moratoria del artículo 65 del CST (un día de salario por cada día de retraso durante los primeros 24 meses y, posteriormente, intereses moratorios a la tasa máxima legal). 

Estas medidas buscan proteger a los colaboradores y fomentar una relación laboral justa y transparente. Los empresarios deben estar al tanto de estas obligaciones para evitar conflictos legales que puedan impactar negativamente su reputación y sus operaciones.

¿Cómo se calcula la prima de servicios?

La prima de servicios equivale a medio salario mensual por cada semestre trabajado. Para calcularla, se considera el tiempo laborado durante el semestre y la base de liquidación: el salario devengado más el auxilio de transporte, si el trabajador tiene derecho a él (Ley 1 de 1963).

Si el salario es variable, se usa el promedio del semestre. En caso de que el empleado haya trabajado solo una parte del semestre, el pago se ajustará proporcionalmente.

Ejemplo práctico de cálculo de la prima de servicios en Colombia

Ahora, veamos un ejemplo. Para ver cómo funciona la fórmula, imagina un trabajador que gana 1 SMLV más auxilio de transporte y que laboró los 180 días de un semestre completo. La prima de servicios se calcula con esta fórmula:

Prima = (Salario mensual + auxilio de transporte) × Días laborados en el semestre ÷ 360

 ¿Por qué el resultado equivale a medio salario base? Porque la prima corresponde a 30 días de salario por año, y se paga en dos cuotas semestrales. Por eso, un semestre completo equivale a 15 días de la base de liquidación: $2.000.000 ÷ 2 = $1.000.000. 

¿Qué pasa si el contrato termina antes de la fecha de pago de la prima?

Sin importar la causa de la terminación (renuncia, despido u otra), el empleador debe pagar la prima de manera proporcional al tiempo trabajado hasta la fecha de retiro. Este monto se suma a la liquidación del trabajador.

¿Es posible aplazar el pago de la prima?

No, la ley colombiana no permite aplazar el pago de la prima de servicios. Los plazos establecidos son obligatorios, y cualquier acuerdo para diferir el pago podría ser ilegal y dar lugar a sanciones.

De igual manera, toda situación que se presente por parte de una empresa donde se plantee el aplazamiento de estos pagos podrá ser denunciada mediante una queja ante el Ministerio del Trabajo, sin perjuicio de que el trabajador reclame su derecho ante un juez laboral. Además, los derechos mínimos del trabajador son irrenunciables.

Factores que no forman parte de la base de cálculo

La base de la prima de servicios se construye con lo que el trabajador recibe como salario (más el auxilio de transporte, como vimos en el ejemplo anterior). Por eso, antes de liquidar, es importante revisar si cada pago adicional es salarial o no. A continuación, detallaremos los conceptos que quedan por fuera de la base:

• Viáticos accidentales: son los gastos de alojamiento, alimentación y transporte que el empleador cubre cuando el trabajador debe desplazarse de manera esporádica por una tarea puntual. Como no retribuyen el servicio, sino que cubren costos del trabajo, no se suman a la base. Ojo: los viáticos permanentes sí constituyen salario en la parte que exceda los gastos reales del trabajador.
• Bonificaciones ocasionales por mera liberalidad: son los pagos que el empleador entrega de forma esporádica y voluntaria, sin que exista obligación contractual de hacerlo ni expectativa de recibirlos con regularidad. Una bonificación que se paga todos los meses o que está atada al cumplimiento de metas deja de ser ocasional y puede considerarse salario.
• Pagos pactados expresamente como no salariales: auxilios o beneficios habituales (alimentación, vivienda, vestuario) y primas extralegales (de vacaciones, de navidad, de servicios) quedan fuera de la base cuando el contrato, un otrosí o la convención colectiva establecen de manera clara que no constituyen salario.
• Elementos y gastos para desempeñar las funciones: lo que el trabajador recibe para cumplir su labor, y no para su beneficio personal (gastos de representación, medios de transporte, herramientas de trabajo), no es salario.
• Prestaciones sociales: la prima de servicios, las cesantías y sus intereses, y las demás prestaciones no se incluyen en la base de cálculo de otras prestaciones.

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