Técnicas y herramientas para gestionar el tiempo y optimizar el equilibrio trabajo-vida

El tiempo que empleas en tu vida laboral a veces puede tomar una parte importante de nuestro tiempo de vida personal, por eso es clave saber cómo jerarquizar todas estas labores y a su vez como lograr optimizar su ejecución. El contexto laboral y social en el que vives sabemos que tiene consigo múltiples distractores externos que pueden generar problemas o retrasos en la realización de tus distintas labores. Teniendo en cuenta este ambiente en el que te desarrollas es importante que tengas bajo la manga estas distintas herramientas para gestionar el tiempo. 

Es importante que sepas que no todas las personas funcionan igual, queremos que veas todas las posibilidades, pero siéntete libre de apropiar, modificar e implementar las que mejor vayan con tu estilo de vida, cada persona es un mundo diferente y funciona a su ritmo y manera.

Técnicas y herramientas para la optimización de tiempo

• Google Calendar: Esta herramienta permite hacer un seguimiento de tus reuniones y citas, el plus con el que cuenta este calendario es el poder juntar varias agendas en una, el horario laboral y el personal se pueden ver reflejados en el para así evitar que tus planes se crucen. Además, Google Calendar te permite adjuntar documentos para cada reunión o recordatorios a cada día de la semana.
• Trello: El principal beneficio con el que cuenta esta herramienta es que puede ser también una ayuda colaborativa, al ser un calendario de equipo es más fácil organizar un plan de acción secuencial ya que cada acción añadida en el será notificada a los miembros del equipo que sean mencionados y a su vez, será visual para el resto de los miembros  
• Pomodoro Tomato Timer: Esta app móvil te puede facilitar tu tiempo de efectividad ya que cuenta con un funcionamiento intuitivo, la parametrización del tiempo la puedes definir desde 25 minutos de trabajo con 5 de descanso que te serán notificados cada que se cumplan. Esta herramienta le resulta útil a las personas a las cuales las redes sociales les significan una distracción difícil de dejar.
• OmniFocus: Si lo que buscas es optimizar tiempo y saber cómo jerarquizar tus actividades laborales y personales esta herramienta es la perfecta. OmniFocus agrupa automáticamente las tareas pendientes según el tiempo que consumiría ejecutarlas, esto te permite avanzar en tus labores sabiendo cuanto tiempo en promedio gastarías en cada una.
• Things: Esta herramienta te brinda un apoyo organizacional ya que permite establecer fechas de desarrollo y finalización a las tareas que tengas a futuro. Además, cuenta con etiquetas de parametrización para saber que tan importante es la tarea. Si crees que también podrías perder tiempo escribiendo todas estas pendientes no te preocupes, esta herramienta también cuenta con la facilidad de asignar las tareas mediante voz a través de Siri.

Ya que conoces algunas herramientas que te pueden facilitar la optimización de tiempo en cuanto a la forma, queremos que también busques soluciones de fondo. Priorizar objetivos siempre será una buena manera de ahorrar tiempo, recuerda que si todo es prioritario entonces nada lo es.
 
El timeboxing es una  tendencia que está cogiendo furor en el mundo organizacional, esta consiste en fragmentar tus macro objetivos en varios micro objetivos que puedas realizar en menor tiempo. Esta estrategia es útil si tienes la facilidad de manejar tus horarios de trabajo y si conoces a la perfección tu ritmo de trabajo. Por otro lado, si no cuentas con estas aptitudes también tienes la posibilidad de bloquearte espacios en tu agenda para poder dedicarte en plenitud a estas labores pendientes.

Cada persona cuenta con su modo de trabajo diferente, si el tuyo es un poco más cuadriculado quizá el método pomodoro sea tu mejor estrategia. Esta antigua manera de trabajo básicamente consiste en ciclos de producción intercalados con intervalos cortos de descanso, tu mente se enfoca por cierta cantidad de tiempo y desahoga la tensión en pequeños descansos para volver a retomar con un poco más de aire. Esta estrategia busca dar como resultado momentos de efectividad cortos pero sustanciales. 

En el área de Recursos humanos conocemos más que nadie lo que es el querer optimizar tiempos. ¿Qué estás esperando para optimizar y centralizar tus procesos con Buk? Agenda tu llamada y crea lugares de trabajo más felices.