Información exógena 2026: plazos y obligados en Colombia

La información exógena vuelve a poner a prueba la organización interna de las empresas en 2026. No por compleja en sí misma, sino porque exige datos claros, consistentes y trazables desde el origen. Para el año gravable 2025 —que se reporta en 2026— la DIAN ajustó formatos y aumentó el nivel de detalle requerido.

Lo que antes se resolvía al cierre hoy depende de cómo se gestionó la información durante todo el año. Este artículo aborda qué es la información exógena, quiénes están obligados, los plazos reales, qué debe reportarse y cómo prepararla.

¿Qué es la información exógena tributaria?

La información exógena es el reporte detallado de operaciones económicas que personas naturales y jurídicas deben presentar ante la DIAN sobre transacciones realizadas con terceros durante el año gravable.

Este reporte incluye datos sobre ingresos, compras, retenciones y otros movimientos financieros, y permite a la DIAN verificar el cumplimiento de las obligaciones tributarias, detectar inconsistencias en las declaraciones y prevenir la evasión fiscal.

También se conoce como "medios magnéticos", aunque hoy se presenta exclusivamente en formato electrónico (archivos XML).

¿Cuáles son los plazos para presentar información exógena en 2026?

Los plazos para 2026 se concentran entre abril y junio, según el tipo de contribuyente y los últimos dígitos del NIT.

El calendario de presentación se organiza en dos categorías: los grandes contribuyentes deben presentar entre el 27 de abril y el 6 de mayo de 2026; las personas naturales y jurídicas tienen plazos entre el 14 de mayo y el 12 de junio de 2026, ambos según los últimos dígitos del NIT.

I. GRANDES CONTRIBUYENTES (por último dígito del NIT)

II. PERSONAS JURÍDICAS Y PERSONAS NATURALES (por dos últimos dígitos del NIT)

¿Cuáles son los topes para presentar información exógena?

Los topes son los umbrales de ingresos brutos que determinan si una empresa o persona natural está obligada a reportar.

Para el año gravable 2025 (reporte en 2026), las personas jurídicas y demás entidades que hayan obtenido ingresos brutos superiores a 2.400 UVT, es decir, $119.517.600 en 2025, están obligadas a reportar.

Por su parte, las personas naturales deben haber obtenido ingresos brutos superiores a 11.800 UVT ($587.628.000 en 2025) y que la suma de sus ingresos por rentas de capital y/o no laborales supere las 2.400 UVT.

Importante: Superar el tope no es el único criterio, quienes practiquen retenciones en la fuente a título de renta, IVA o timbre quedan obligados sin importar el monto de sus ingresos.

¿Quiénes están obligados a presentar información exógena?

Están obligados a presentar información exógena quienes superen los topes de ingresos o patrimonio definidos por la DIAN, quienes practiquen retenciones y ciertas entidades según su naturaleza jurídica, sin importar su tamaño.

En la práctica, esta obligación no depende solo del tamaño de la empresa, sino del tipo de operaciones que realiza y su nivel de actividad económica.

Principales obligados

• Personas naturales y jurídicas que superen los topes de ingresos brutos definidos anualmente.
• Entidades vigiladas por la Superintendencia Financiera.
• Cooperativas de ahorro y crédito.
• Establecimientos permanentes de entidades extranjeras.
• Contribuyentes obligados a practicar retenciones o autorretenciones en la fuente (renta, IVA o timbre).

Otros sujetos obligados

Además, también deben presentar información exógena:

• Entidades públicas y privadas con convenios de cooperación internacional.
• Cámaras de comercio.
• Fondos de empleados.
• Proveedores de servicios de activos digitales con operaciones en Colombia e ingresos superiores a 1.400 UVT.

¿Qué información debe reportarse?

Debe reportarse toda transacción económica relevante con terceros: pagos, retenciones, ingresos, saldos de cartera y operaciones especiales según el tipo de entidad. En esencia, el reporte debe mostrar quién fue el tercero, qué tipo de operación se realizó y por qué valor.

Los formatos más utilizados incluyen:

Para 2026 hay novedades relevantes:

• Formato 2854: Es completamente nuevo para operaciones de economía digital (plataformas, apps, servicios del exterior).
• GMF (4x1000): Se reporta con concepto 5101, detallando las entidades financieras.

¿Cómo presentar la información exógena ante la DIAN?

La presentación es 100 % electrónica mediante archivos XML cargados en el portal de la DIAN, previo uso del prevalidador oficial.

¿Qué es el prevalidador y cómo se usa?

La DIAN pone a disposición un prevalidador, que es una herramienta en Excel que permite organizar la información y generar los archivos XML con el formato requerido. Históricamente, la DIAN libera el prevalidador entre febrero y marzo del año de presentación.

El proceso de uso es: descargar el prevalidador desde el portal oficial de la DIAN, diligenciar la información por formato, validar que no haya errores y generar el archivo XML correspondiente.

¿Cómo se cargan los archivos?

Una vez generados los XML, se accede a los Servicios Informáticos Electrónicos de la DIAN con usuario y contraseña registrados. Los archivos se ubican en la bandeja de entrada del sistema y se diligencia la solicitud de envío por cada formato.

¿Cómo se hace la presentación electrónica?

Se accede al portal de la DIAN, se colocan los archivos en la bandeja de entrada y se diligencia la solicitud de envío, confirmando el proceso antes de la fecha límite correspondiente según el NIT.

¿Cómo se valida el envío?

El sistema genera un acuse de recibo o constancia de presentación; es fundamental conservar ese documento. Si se necesita corregir un archivo ya presentado, la DIAN permite reemplazarlo a través de sus servicios informáticos; los documentos relacionados deben conservarse por al menos cinco años.

¿Cuáles son las sanciones por no presentar información exógena?

Las sanciones por incumplimiento están reguladas por el Artículo 651 del Estatuto Tributario: No presentar genera una multa del 1% del valor no reportado; errores en la información, el 0,7% del valor reportado incorrectamente; y presentación tardía, el 0,5% del valor reportado.

La sanción máxima por no presentación, presentación con errores o extemporánea no puede exceder 7.500 UVT, que para 2026 equivale a $392.805.000. Adicionalmente, la sanción mínima ante cualquier incumplimiento tributario en 2026 es de $524.000, equivalente a 10 UVT.

¿Cuál es la diferencia entre información exógena y declaración de renta?

La declaración de renta es un informe de la situación financiera y el cálculo del impuesto a pagar por el propio contribuyente. La información exógena es el reporte de las transacciones realizadas con terceros, sirviendo como soporte para que la DIAN fiscalice a otros contribuyentes.

Mientras la renta es un resumen anual de activos, pasivos y utilidades, la exógena es el desglose detallado (tercero por tercero) de esos mismos valores.

¿Cómo preparar la exógena con anticipación?

La preparación eficiente comienza con la anticipación, estas son las acciones concretas que marcan la diferencia:

1. Verificar la obligación: revisar si los ingresos del año gravable 2025 superan los topes o si se practicaron retenciones durante el año.
2. Revisar los nuevos formatos: algunos formatos requieren información que debe recopilarse durante todo el año, no solo al momento de presentar.
3. Organizar la información contable: libros de contabilidad, facturas de venta y compra, certificados de retención, extractos bancarios e información detallada de terceros (NIT, nombres, conceptos).
4. Normalizar datos de terceros: errores en NIT o nombres de proveedores son la causa número uno de rechazos.
5. Descargar el prevalidador en cuanto esté disponible (entre febrero y marzo).
6. Hacer pruebas con datos reales antes de la fecha límite.
7. Asignar un responsable interno con autorización en el portal de la DIAN.

La DIAN recomienda mantener actualizada la información en el RUT y utilizar permanentemente los servicios electrónicos institucionales para reducir riesgos.

Todo este proceso evidencia un punto crítico: la información no debería organizarse solo al final, sino estar lista desde la operación diaria.

Ahí es donde soluciones como Buk, un software integral de recursos humanos, ayudan a centralizar datos clave como nómina, pagos y novedades laborales en un solo lugar. Esto facilita que la información esté estructurada, disponible y trazable cuando llega el momento de reportar o atender una auditoría.

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