Presupuesto de capacitación: paso a paso para calcularlo

El presupuesto de capacitación de una empresa no debe ser considerado como un gasto. Más bien, es una inversión que puede aportar grandes beneficios al negocio. Siempre y cuando sus costos sean equilibrados, permite que los empleados se formen para trabajar de forma mucho más eficiente, teniendo en cuenta los objetivos de la compañía.

Pero, ¿en qué consiste exactamente un presupuesto de capacitación? Incluye los costos de creación, diseño e implementación de programas de entrenamiento para los trabajadores de una empresa. Gracias a la formación, mejoran las habilidades de todo el equipo y aumenta la productividad.

Pasos para un presupuesto de capacitación eficiente

Resulta clave determinar los recursos que la empresa destinará a estas actividades. Los cursos de perfeccionamiento y las instancias de capacitación pueden costar bastante dinero. A veces implican contratar expertos o comprar materiales de estudio para los empleados. Eso, sin contar con que se ocuparán algunas horas de la jornada laboral.

Aquí están los pasos a seguir para crear un presupuesto de capacitación eficiente:

1. Investigar las necesidades reales de formación

No es lo mismo formar empleados en ventas o en Recursos Humanos. Así, debes indagar cuáles son las debilidades y necesidades de formación en cada departamento o área de la empresa.

Esto va a determinar qué expertos serán responsables del proceso, cuánto tiempo durará, a qué empleados va a involucrar y, por supuesto, los costos de capacitación empresarial.

2. Elegir un programa acorde

La propuesta de entrenamiento debe alinearse con las metas de la empresa y tener en cuenta varios criterios:

• El nivel académico o profesional de los empleados.
• Los tiempos disponibles.
• El idioma y las modalidades educativas que manejan.
• Las necesidades de la empresa en cuanto a administración, finanzas, producción y comercialización.
• El grado de especificidad requerido según el tema a desarrollar.

3. Escoger la modalidad más conveniente

En los últimos tiempos, muchas empresas han cambiado su espacio y modalidad de trabajo. Estar ocho horas sentados en una oficina ya no es la única opción, y esto aplica también para la formación.

Analiza si pueden hacerse capacitaciones en línea para reducir costos y aprovechar mejor los tiempos. También es posible rentar oficinas o usar espacios de coworking, que suelen ofrecer excelentes prestaciones a precios competitivos. En otros casos, por ejemplo, para enseñar a usar maquinaria, es necesario capacitar a los empleados en las instalaciones de la compañía.

4. Usar indicadores para medir resultados

Los costos de capacitación empresarial pueden considerarse una inversión cuando te dan resultados palpables. Es fundamental usar indicadores que permitan medir los efectos y alcances de la formación en los empleados. Estos pueden ser semanales, mensuales o anuales. Algunas variables pueden ser:

• Porcentajes de aumento o disminución en producción y ventas.
• Número de unidades con desperfectos.
• Captación de nuevos clientes e indicadores de fidelización.
• Variaciones en las facturas de servicios.

Cómo calcular el presupuesto de capacitación

Estas son las variables a considerar para que el cálculo sea equilibrado en términos de costo y beneficios:

Identificar áreas de mejora

El presupuesto de capacitación debe incluir solo los aspectos específicos que requieran optimizarse. No debes encarar una formación demasiado general ni involucrar a toda la planta si no es necesario. Tómate un tiempo para identificar las áreas de mejora en la empresa, por ejemplo:

• Comunicación con el cliente.
• Atención a proveedores.
• Logística y distribución.
• Administración y finanzas.
• Servicios posventa.
• Diseño de producto.
• Presencia de la marca en redes sociales.

Una buena idea para detectar claramente las dificultades y desafíos de la compañía, es hacer una encuesta al personal.

Métodos y costos de capacitaciones laborales

Para calcular el costo de un presupuesto de capacitación, es necesario tener en cuenta diversos factores. Estos pueden encarecer o abaratar el proceso, e influir sobre su calidad. Por ejemplo:

• Si la formación va a estar a cargo de un superior o de agentes externos, como profesionales reconocidos en el área o un coach empresarial.
• En caso de que se necesiten traductores o se realizará en el idioma local.
• Si forman parte de las horas trabajadas o implican horas extra.
• En caso de que la capacitación requiera viajes del personal a otra localidad o al exterior.

Aunque hacer este cálculo puede parecer tedioso, a largo plazo ayuda a ahorrar dinero y tiempo. Incluirlo en el presupuesto general de la empresa es una sabia decisión para evitar gastos inesperados y sostener la productividad.

Un presupuesto de capacitación equilibrado te permitirá incrementar el rendimiento de tus empleados y mantener un excelente ambiente laboral. Una alternativa para manejarlo es Buk, nuestra plataforma web que satisface las necesidades de gestión de personal. Descubre los servicios que tenemos disponibles para RRHH.