Un presupuesto de capacitación es la planificación financiera y asignación de recursos económicos que una empresa destina para el diseño, ejecución y evaluación de programas educativos y formativos.
Su gestión estratégica es vital en el entorno corporativo actual, pues en Colombia, además de potenciar la competitividad, contar con este rubro es una obligación estipulada en la Resolución 312 de 2019 del Ministerio del Trabajo, la cual exige a las organizaciones tener un presupuesto documentado y ejecutado para el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), incluyendo las capacitaciones obligatorias.
¿Qué es el presupuesto de RRHH?
El presupuesto de Recursos Humanos es una herramienta fundamental en la gestión empresarial que permite planificar y controlar los costos asociados con el personal de una organización.
Su alcance no se limita a estimar salarios básicos; abarca de forma integral todas las actividades de gestión del personal, desde la planificación de la plantilla hasta la evaluación del desempeño y el desarrollo del talento.
Según la documentación técnica de la Corporación Universitaria de Asturias, este instrumento estratégico tiene como misión garantizar que la empresa cuente con el personal adecuado, en el momento adecuado y al costo adecuado para cumplir con sus objetivos estratégicos corporativos.
¿Qué debe tener un presupuesto?
Un presupuesto bien estructurado debe contemplar todos los componentes que impactan el flujo de caja corporativo, de la siguiente manera:
- Costos laborales directos (Nómina base): Comprende el salario básico de la plantilla, horas extra, recargos nocturnos, dominicales y festivos, así como comisiones o bonificaciones.
- Cargas prestacionales y seguridad social: Contempla los aportes obligatorios a salud, pensión y Riesgos Laborales (ARL), sumado a los aportes parafiscales (SENA, ICBF, Cajas de Compensación) y las prestaciones sociales legales (cesantías, intereses sobre cesantías, prima de servicios y vacaciones). Se distribuyen así:
Componente Prestacional / Seguridad Social Porcentaje aproximado (%) Salud (Aporte patronal) 8.5% (Sujeto a exoneración de Ley 1607) Pensión (Aporte patronal) 12.0% Riesgos Laborales (ARL) 0.522% a 6.96% (Según clase de riesgo) Caja de Compensación Familiar 4.0% SENA e ICBF 5.0% (Sujeto a exoneración de Ley 1607) Prima de Servicios 8.33% Cesantías 8.33% Intereses sobre cesantías 1.0% (12% del valor de cesantías) Vacaciones 4.17% - Costos operativos del departamento (OPEX de RRHH): Incluye los gastos tecnológicos derivados del software de gestión, plataformas de reclutamiento, herramientas de evaluación de desempeño, insumos de bienestar, y consultorías externas necesarios para la operación diaria.
Marco normativo de la capacitación en Colombia
En Colombia la gestión de las capacitaciones en el entorno laboral se rige bajo el siguiente marco legal:
El Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo (Decreto 1072 de 2015) establece la obligatoriedad de implementar programas de capacitación anuales dirigidos a todos los niveles de la organización. Esto se complementa con la Resolución 0312 de 2019, que audita y sanciona a las empresas que no dispongan de recursos financieros asignados de manera explícita para la instrucción técnica y preventiva de sus trabajadores.
Pasos para un presupuesto de capacitación eficiente
Resulta clave determinar los recursos que la empresa destinará a estas actividades. Los cursos de perfeccionamiento y las instancias de capacitación pueden costar bastante dinero. A veces implican contratar expertos o comprar materiales de estudio para los empleados. Eso, sin contar con que se ocuparán algunas horas de la jornada laboral.
Aquí están los pasos a seguir para crear un presupuesto de capacitación eficiente:
1. Investigar las necesidades reales de formación
No es lo mismo formar empleados en ventas o en Recursos Humanos. Así, se debe indagar cuáles son las debilidades y necesidades de formación en cada departamento o área de la empresa.
Esto va a determinar qué expertos serán responsables del proceso, cuánto tiempo durará, a qué empleados va a involucrar y, por supuesto, los costos de capacitación empresarial.
2. Elegir un programa acorde
La propuesta de entrenamiento debe alinearse con las metas de la empresa y tener en cuenta varios criterios:
- El nivel académico o profesional de los empleados.
- Los tiempos disponibles.
- El idioma y las modalidades educativas que manejan.
- Las necesidades de la empresa en cuanto a administración, finanzas, producción y comercialización.
- El grado de especificidad requerido según el tema a desarrollar.
3. Escoger la modalidad más conveniente
En los últimos tiempos, muchas empresas han cambiado su espacio y modalidad de trabajo. Estar ocho horas sentados en una oficina ya no es la única opción, y esto aplica también para la formación.
- Analizar si pueden hacerse capacitaciones en línea para reducir costos y aprovechar mejor los tiempos.
- También es posible rentar oficinas o usar espacios de coworking, que suelen ofrecer excelentes prestaciones a precios competitivos.
- En otros casos, por ejemplo, para enseñar a usar maquinaria, es necesario capacitar a los empleados en las instalaciones de la compañía.
4. Usar indicadores para medir resultados
Los costos de capacitación empresarial pueden considerarse una inversión cuando dan resultados palpables. Es fundamental usar indicadores que permitan medir los efectos y alcances de la formación en los empleados. Estos pueden ser semanales, mensuales o anuales. Algunas variables pueden ser:
- Porcentajes de aumento o disminución en producción y ventas.
- Número de unidades con desperfectos.
- Captación de nuevos clientes e indicadores de fidelización.
- Variaciones en las facturas de servicios.
5. Proyectar costos ocultos y logísticos
Al momento de estructurar el presupuesto, es un error considerar únicamente los honorarios del capacitador.
Es fundamental incluir aquellos costos que no se perciben a simple vista, pero que impactan directamente el balance final: el costo de oportunidad de las horas laborales en que el personal dejará de producir por capacitarse, los viáticos o traslados necesarios, la alimentación, las licencias de las plataformas virtuales de aprendizaje (LMS) y los seguros de riesgo si se trata de entrenamientos técnicos en campo.
¿Cómo calcular el presupuesto de capacitación?
Estas son las variables a considerar para que el cálculo sea equilibrado en términos de costo y beneficios:
Identificar áreas de mejora
El presupuesto de capacitación debe incluir solo los aspectos específicos que requieran optimizarse. No se debería encarar una formación demasiado general ni involucrar a toda la planta si no es necesario. Es necesario tomar un tiempo para identificar las áreas de mejora en la empresa, por ejemplo:
- Comunicación con el cliente.
- Atención a proveedores.
- Logística y distribución.
- Administración y finanzas.
- Servicios posventa.
- Diseño de producto.
- Presencia de la marca en redes sociales.
Una buena idea para detectar claramente las dificultades y desafíos de la compañía, es hacer una encuesta al personal.
Métodos y costos de capacitaciones laborales
Para calcular el costo de un presupuesto de capacitación, es necesario tener en cuenta diversos factores. Estos pueden encarecer o abaratar el proceso e influir sobre su calidad. Por ejemplo:
- Si la formación va a estar a cargo de un superior o de agentes externos, como profesionales reconocidos en el área o un coach empresarial.
- En caso de que se necesiten traductores, se realizará en el idioma local.
- Si forman parte de las horas trabajadas o implican horas extra.
- En caso de que la capacitación requiera viajes del personal a otra localidad o al exterior.
Ejemplo práctico de presupuesto de capacitación en Colombia
Para ilustrar cómo se realiza la gestión para un programa de formación, supongamos una empresa que capacitará a 20 líderes de área en metodologías ágiles de gestión de proyectos:
- Costo del facilitador externo: $4.000.000 COP
- Plataforma virtual/Licencias temporales: $1.200.000 COP
- Materiales de apoyo y refrigerios: $800.000 COP
- Costo de oportunidad (horas laborales destinadas al curso): 20 colaboradores x 10 horas cada uno = 200 horas laboradas estimadas en un costo de nómina equivalente a $3.500.000 COP.
- Presupuesto total consolidado: $9.500.000 COP.
Al dividir este monto por el total de participantes, la gerencia obtiene un costo real por empleado de $475.000 COP, permitiendo calcular el retorno de inversión (ROI) a partir de los indicadores de eficiencia implementados.
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Automatizar el proceso a través de plataformas integradas elimina los cálculos manuales y optimiza la planeación de recursos. Por ejemplo, Buk, a través de su pilar de Desarrollo Organizacional, cuenta con cinco módulos específicos para potenciar el talento, entre ellos el de Capacitación laboral.
Adicionalmente, la plataforma ofrece una herramienta interactiva que permite estimar el costo para una empresa, el cual se puede consultar dando clic aquí. |
Aunque hacer este cálculo puede parecer tedioso, a largo plazo ayuda a ahorrar dinero y tiempo. Incluirlo en el presupuesto general de la empresa es una sabia decisión para evitar gastos inesperados y sostener la productividad.
Un presupuesto de capacitación equilibrado te permitirá incrementar el rendimiento de tus empleados y mantener un excelente ambiente laboral. Una alternativa para manejarlo es Buk, nuestra plataforma web que satisface las necesidades de gestión de personal. Descubre los servicios que tenemos disponibles para RRHH.
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