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Novedades: todo lo que debes saber para liquidar la PILA.

Buk Buk

 

 

Existe la posibilidad de que a tu empresa, o a tus colaboradores, se les presenten algunos acontecimientos “novedosos” al momento de hacer los pagos frente al sistema de Seguridad Social.


Esto afectaría el monto total de las cotizaciones, a cargo de los aportantes, en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).

 

A estas situaciones se les conoce como “Novedades”.

 

Las novedades pueden ser Transitorias o Permanentes. Veámoslo con más detalle a continuación:

 

¿Cuáles son los tipos de Novedades que podemos encontrar al momento de registrar los aportes en la PILA?

 

Es importante mencionar que las novedades en la PILA las vamos a encontrar como siglas,  tanto en las Transitorias como en las Permanentes.

 

Transitorias: son aquellas situaciones que afectan temporalmente el monto de las obligaciones económicas. Entre éstas encontramos:

1. IGE - Incapacidad General:
Se denomina incapacidad al estado de inhabilidad, mental o física, temporal o definitiva, que presenta un colaborador y que le impide realizar sus tareas habituales.

 

El auxilio por incapacidad es definido como el reconocimiento de la prestación de tipo económico y pago de la misma que hacen las Entidades Promotoras de Salud a sus afiliados cotizantes no pensionados.

 

2. SLN - Suspensión Temporal del Contrato de Trabajo,  Licencia No Remunerada o Comisión de Servicios:

La suspensión temporal del contrato de trabajo hace referencia a la interrupción temporal de las actividades laborales sin que por ello se dé por finalizado el contrato entre el empleador y el colaborador. Un contrato laboral se puede suspender por varias razones:
  • Motivos de fuerza mayor
  • Por ser llamado el trabajador a prestar el servicio militar
  • Suspensión de actividades o clausura temporal de la empresa.
  • Licencia o permiso temporal
  • Muerte o inhabilitación del empleador
  • Detención preventiva o arresto correccional
  • Huelga

3. LMA - Licencia de Maternidad o Paternidad:

Esta licencia es un beneficio que la ley ha reconocido a las madres en estado de embarazo que se encuentren vinculadas a una empresa o trabajo.


El beneficio consiste en 18 semanas de descanso remunerado en el caso de las madres, y en el caso de los padres se les conceden 2 semanas de licencia remunerada de acuerdo con la Ley 2114 de 2021.

 

El beneficio también reconoce a madres adoptantes que se encuentren vinculadas a una empresa o trabajo y a los padres adoptantes (vinculados a una empresa o trabajo) sin cónyuge o compañera permanente.

 

4. VST - Variación Transitoria de Salario:

Se reporta cuando un cotizante recibe ingresos adicionales al salario que aumentan el valor a cotizar por el período, pero no constituyen de manera permanente ingresos del afiliado.

 

5. VAC - Vacaciones:

Las vacaciones hacen parte de las prestaciones sociales y hacen referencia a un descanso remunerado de 15 días hábiles, al que tiene derecho todo colaborador que presta sus servicios a un empleador por un periodo de tiempo de un año.


Para reportarlas en la PILA, se debe hacer como permisos remunerados con novedad de vacaciones.

 

*Tener en cuenta: Si un colaborador no ha disfrutado de sus 15 días hábiles de descanso remunerado, puede pedir a su empleador que le compense en dinero la mitad de estas vacaciones, o si al momento de la finalización del contrato no las ha disfrutado deberán ser compensadas en dinero.

Las vacaciones compensadas en dinero hacen base para liquidar los aportes al sistema parafiscales.

 

6. AVP - Aportes Voluntarios a Pensiones:

Los aportes voluntarios a pensiones son unos aportes extra que los cotizantes pueden realizar a la pensión obligatoria, con el motivo de aumentar el monto del capital para obtener la pensión y así poder optar por una pensión mayor o un retiro anticipado.

 

Estos aportes no son obligatorios; se pueden realizar cuando el cotizantes lo desee.

 

7. IRL - Incapacidad por Riesgos Laborales:

Esta novedad hace referencia a la incapacidad temporal generada por un accidente de trabajo o una enfermedad profesional.

 

Según la Ley 776 de 2002 Artículo 3, la ARL reconoce al empleador el aporte que realiza a pensión (12%)  y salud (8.5%) durante los días de incapacidad.

 

Permanentes: son las situaciones que afectan la cotización base con una entidad administradora determinada. Veamos cuáles son.

 

1. ING - Ingreso:

La novedad de ingreso nos indica el comienzo de una relación laboral y la reportamos a los sistemas dependiendo del tipo de cotizante.

 

*Nota: El cotizante independiente siempre debe cotizar 30 días cuando se reporta novedad de ingreso.

 

2. RET - Retiro: 

La novedad de retiro hace referencia a la terminación de una relación laboral y la reportamos a los sistemas dependiendo del tipo de cotizante.

 

*Nota: El cotizante independiente siempre debe cotizar 30 días cuando se reporta novedad de retiro.

 

3. TDE - Traslado desde otra Entidad Promotora de Salud (EPS):

 

Este tipo de novedad debe reportarse en el segundo mes de haber reportado una novedad de Traslado a Otra Administradora, siempre que el traslado haya sido aprobado. Es preciso comenzar a generar los aportes a la nueva administradora a partir del periodo que se va a liquidar.

 

4. TAE - Traslado a otra Entidad Promotora de Salud (EPS):

Las novedades traslado TAE (EPS) y/o TAP (AFP) son utilizadas cuando el cotizante decide trasladarse de administradora y va a hacer la notificación a su administradora actual.


Este tipo de novedades se hacen efectivas únicamente a partir del primer día del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud. Es por esto que cuando las reportamos, el pago debe hacerse a la administradora actual y no a la que se va a trasladar el cotizante.

 

5. TDP - Traslado desde otro Fondo de Pensiones (AFP):

Se reporta el segundo mes de haber reportado la novedad Traslado a otra Administradora siempre que el traslado sea aprobado. Se requiere empezar a generar aportes a la nueva administradora a partir del periodo que se va a liquidar.

 

6. TAP - Traslado a otro Fondo de Pensiones (AFP):

Se utiliza cuando un cotizante se va a trasladar de administradora y va a notificar dicho traslado a la actual.

Este tipo de novedades se hacen efectivas únicamente a partir del primer día del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud. Es por esto que cuando las reportamos, el pago debe hacerse a la administradora actual y no a la que se va a trasladar el cotizante.

 

7. VSP - Variación Permanente del Salario:

Este tipo de novedad debe ser reportada en el momento en que a un cotizante se le concede un aumento salarial de manera permanente, porque sus aportes desde este periodo en adelante se realizarán de acuerdo a una base salarial nueva.

 

8. VCT - Variación centro de trabajo:

De acuerdo con la Resolución 1744 de 2008, esta novedad debe reportarse cuando el colaborador ha sido cambiado de tarifa de riesgos durante el periodo de cotizado.

 

¿Podemos reportar más de una novedad a un mismo colaborador? ¿Cómo lo hacemos?

 

 

 

Si las novedades del colaborador afectan su Ingreso Base de Cotización (IBC), se debe reportar cada una de estas novedades con su número de días respectivo.

 

 

¿Se pueden reportar en PILA novedades que no correspondan al periodo inmediatamente anterior? 

 

Si el aportante no alcanzó a reportar estas novedades a través de la planilla integrada de liquidación de aportes, tendrá que hacerlo directamente con las administradoras a las cuales está afiliado el cotizante.

 

A veces nos puede pasar que como empresa, no alcancemos a incluir todas las novedades de nuestros colaboradores en las planillas iniciales del período. Es importante que tengamos en cuenta que esta situación se puede corregir a través de la “Planilla N” , siempre y cuando sea para reportar valores mayores y que se haga a más tardar el último día hábil del mes en que se debe realizar el pago.

 

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