Guía sobre Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, PILA

En Buk hemos preparado esta completa guía para entender por qué nace la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, PILA y cuál es el uso correcto para pagar nuestros aportes.

Descubre:

  • ¿En qué se diferencia el Salario Básico del IBC?
  • ¿Quiénes son los actores involucrados en este proceso de liquidación de la planilla?
  • ¿Por qué existen varios tipos de planilla?
Capítulo
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Guía sobre Planilla Integrada de Liquidación de Aportes:
Consulta esta completa guía sobre los procesos asociados a la liquidación de la PILA.

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Contenidos

Sección 1:

IBC: cálculos y generalidades

El Ingreso Base de Cotización es un concepto que debemos tener en cuenta y es importante entenderlo porque de él dependen los valores que registremos más adelante en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).

 

Pila 1

¿Qué es el IBC?


El IBC hace referencia al monto de los ingresos de un colaborador, que se toman como base para determinar el aporte al momento de realizar la cotización al sistema de Seguridad Social (salud, pensión, riesgos laborales) y Aportes Parafiscales (cajas de compensación familiar, SENA, ICBF).

Este valor calculado varía según los devengos salariales y no salariales de los colaboradores, las novedades que se presenten y tipo de contrato.

 

¿En qué se diferencia el Salario Básico del IBC?

 

El salario básico es lo mínimo que los colaboradores recibirán como pago en un periodo de tiempo establecido, generalmente de 30 días (mensual). Es una remuneración fija que se les paga por ejercer sus funciones durante la jornada acordada, sin condiciones y sin consideraciones extra

 

Por otra parte, para calcular el IBC se debe tener en cuenta el total de los Devengos de un colaborador, que se componen por salario básico, horas extras, recargos, comisiones, incapacidades, licencias, auxilio de transporte, entre otros.

 

¿Cómo se calcula el IBC para realizar los aportes?

 Para determinar el IBC y poder realizar los aportes debemos tener en cuenta a qué tipo de colaborador estamos haciendo referencia. No es lo mismo determinar el IBC para trabajadores dependientes que independientes, veámoslo a continuación:

 

  • Para trabajadores dependientes:

Para establecer el Ingreso Base de Cotización de los trabajadores dependientes, se debe tomar el Salario Básico + los pagos percibidos mensualmente que sean constitutivos del salario, conforme al Artículo 127 del Código Sustantivo del Trabajo.

 

Ejemplo:
Carlos devenga un Salario Básico de COP $5,000,000 mensuales. Pero además tiene un variable en comisiones todos los meses.


Supongamos que durante el mes de mayo de este año, Carlos obtuvo un total de COP $1,200,000 en comisiones.

Para calcular el IBC debemos tener en cuenta su salario básico + lo que recibió en comisiones durante ese mes. El valor del IBC para mayo sería COP $6,200,000.

 

Una vez obtenido este valor, se pueden efectuar el pago de los aportes al Sistema de Seguridad Social  para mayo en los porcentajes que corresponden, tanto a Carlos como a su empleador, y los Aportes a Parafiscales, que corresponden únicamente al empleador.

 

* Nota: Como Carlos gana una comisión variable mensual, el ejercicio del cálculo del IBC debe hacerse cada mes en particular,  teniendo en cuenta el valor de la comisión percibida durante ese período.

 


  • Para trabajadores dependientes que se encuentran en períodos de incapacidad de origen común o en licencia de maternidad:

En el caso de que un colaborador se encuentre en licencia de maternidad o en un período de incapacidad de origen común, el Ingreso Base de Cotización será determinado por el valor de la licencia o de la incapacidad.

Ejemplo:
Carlos, quien devenga un Salario Básico de COP $5,000,000, tuvo un período de incapacidad de origen común del 1ero al 31 de agosto de este año.
Teniendo en cuenta que artículo 227 del Código Sustantivo del Trabajo, dice que las incapacidades de origen común deben pagarse con un valor correspondiente al 66.67% del salario, Carlos recibiría durante agosto un auxilio por incapacidad de COP $3,333,500.


Este monto que corresponde al auxilio sería entonces el valor que debemos tomar como IBC para el mes de agosto y para proceder con el pago de la Seguridad Social y Aportes Parafiscales de ese mes.

 


  • Para trabajadores Independientes por cuenta propia:

Los trabajadores independientes por cuenta propia son personas naturales que llevan actividades económicas por cuenta propia, que no tienen personas a cargo, que pagan por su cuenta la Seguridad Social y que residen en Colombia.

 

El cálculo del Ingreso Base de Cotización para ellos dependerá de lo siguiente:

  • El porcentaje mínimo para calcular el IBC es el 40% de los ingresos.
  • El valor mínimo del IBC es el salario mínimo a la fecha.
  • El tope máximo de cotización es de 25 salarios mínimos.
  • La ARL y las CCF son voluntarias.

El trabajador deberá hacer la relación de sus ingresos y costos y luego calcular el IBC siguiendo estas “reglas”.

 

Ejemplo:

Marta es trabajadora independiente y durante el mes de abril de este año obtuvo unos ingresos de COP $7,000,000. A su vez tuvo que asumir algunos costos para su trabajo que suman COP $2,500,000.
Para que Marta calcule su IBC, debe hacer lo siguiente:
COP $7,000,000 - COP $2,500,000 = COP $4,500,000 (utilidad)


Luego debe calcular el 40% de esta utilidad para obtener en valor del IBC =COP $1,800,000 

Sobre el valor obtenido puede hacer sus aportes al Sistema de Seguridad Social, en los porcentajes que en su totalidad corresponden a Marta en este caso. 

*Nota: si el IBC es un valor inferior al salario mínimo legal vigente, debe ser aproximado a este.


  • Para trabajadores independientes con contrato por prestación de servicios:

Para el cálculo de su Ingreso Base de Cotización, aplican las mismas reglas que para los trabajadores independientes por cuenta propia, con la diferencia que los trabajadores independientes por prestación de servicios deben hacer aportes a la ARL de forma obligatoria.

 

Ejemplo:
Pedro tiene un contrato por prestación de servicios a 6 meses, para elaborar un plan de marketing. El contrato está hecho por un total de COP $12,000,000.

Para calcular su IBC, Pedro primero debe llevar este contrato a meses:
COP $12,000,000 / 6 = COP $2,000,000

 

Luego para determinar el IBC toma el 40% de este valor = COP $800,000
Como el Valor del IBC es menor que el salario mínimo legal vigente del año 2021, cumpliendo con las reglas, debe tomar como valor del IBC la suma de COP $908.526

Con este monto podrá hacer sus aportes al Sistema de Seguridad Social.

 

  • Para trabajadores independientes con contratos distintos a los anteriores o rentistas de capital:

Para estos casos, el Ingreso Base de Cotización debe ser calculado siguiendo estas reglas:

  • El IBC no puede ser inferior a un salario mínimo mensual.
  • El IBC no puede ser superior a 25 salarios mínimos mensuales.
  • El pago a CCF es voluntario.

Teniendo en cuenta lo anterior, se deben tomar los ingresos y restarles los costos que tengan algún tipo de relación con los servicios prestados.  El resultado será la utilidad y debemos multiplicarlo por el 40%, para que nos dé el valor del IBC.

 

¿Cómo debe ser aproximado el valor del IBC para diligenciar la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA) ?

 

El Decreto 1990 de 2016 dice que para realizar los aportes se deben tener en cuenta algunos ajustes o redondeos tanto en el valor del IBC como en los valores de cotización a la seguridad social.

  1. Para el IBC:
    Los valores del IBC que cuenten con decimales deben ser aproximados al peso superior más cercano. Por ejemplo, si tenemos un IBC que al ser calculado resulta en COP $1,786,886.34 deberíamos redondear este valor a COP $1,786,887 para poder hacer el registro en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes.
  2. Para cotización a seguridad social e intereses:
    Estos valores deben ser redondeados al múltiplo de 100 superior más cercano. Por ejemplo si el valor de la Pensión (16%) para un colaborador resulta en un total de
    COP $426,875.24 debemos redondearlo a COP $426,900 y utilizar este valor para hacer la cotización.

(Conoce más aquí sobre la Planilla Integrada de liquidación de aportes - PILA)

 

¿Qué pasa si reportamos un IBC equivocado?


Si tu empresa reporta de forma errónea el IBC de tus colaboradores, puede ser calificada como inexacta por parte de la UGPP (Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales) y llevar una sanción. Esto tiene el mismo efecto para trabajadores independientes.

 

Hoy en día, existen herramientas digitales que nos evitan errores derivados de la manualidad y nos ayudan a simplificar todos los cálculos que debemos realizar para hacer los aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales de forma correcta. Con la ayuda de la tecnología evitamos incurrir en multas que pueden representar pérdidas de dinero y tiempo para cualquier empresa.

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Sección 2:

Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, PILA: conceptos clave

En esta sección de contamos todos sobre qué es la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, PILA, fechas de pago y todo lo que debemos considerar al momento de emitirla.

 

¡¡Entérate de eso y más en nuestro siguiente contenido!!

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“La seguridad social es el conjunto armónico de entidades públicas y privadas, normas y procedimientos y está conformado por los regímenes generales establecidos para pensiones, salud, riesgos laborales, subsidio familiar y los servicios sociales complementarios que se definen en la ley. Este es un sistema que cubre eventualidades como la de alteración a la salud, incapacidad laboral, desempleo, vejez y muerte, para cuya protección se establecieron los sistemas de Salud, Pensiones, Riesgos Laborales y de Subsidio Familiar” - MinTrabajo

 

¿Qué es la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes?

 

La Planilla Integrada de Liquidación de Aportes, más conocida como PILA, es un formato inteligente que otorga a todas las personas y empresas la posibilidad de pagar sus aportes al Sistema de Seguridad Social y Aportes Parafiscales. En otras palabras, es una única planilla por medio de la cual se liquidan los aportes a los subsistemas de salud, pensiones, riesgos laborales, afiliación a cajas de compensación, ICBF y SENA, cumpliendo con las normas y valores que rigen a cada uno de ellos y facilitando los trámites mensuales de los aportantes.

 

¿Quiénes son los actores involucrados en este proceso de liquidación de la planilla?


Los actores que intervienen en el proceso de liquidación de la planilla además de los aportantes, son las entidades administradoras y los operadores PILA.

 

Las entidades administradoras son, las EPS en el caso de la salud, para las pensiones los son las AFP y Colpensiones. Para riesgos laborales tenemos a las ARL y haciendo referencia al subsidio familiar están las CCF. Por otro lado, están el SENA y el ICBF.

Los operadores PILA, también conocidos como Operadores de Información, son entidades privadas que apoyan a las empresas haciéndose cargo del pago de la seguridad social a las entidades administradoras asociadas a las empresas y a las personas.

 

 

¿Cómo se liquida la PILA y qué debemos tener en cuenta?

 

La PILA se liquida por medio de los Operadores de Información y existen 2 formas para hacerlo:

  •       Planilla Electrónica:

Esta planilla se tramita de forma virtual y su pago se hace electrónicamente a las administradoras a través de los Operadores de Información quienes se conectan con las entidades financieras.

 

La planilla electrónica puede ser tramitada por medio de un archivo plano o recurriendo a la autoliquidación.

 

  •       Planilla Asistida:

Esta planilla puede ser utilizada por trabajadores independientes, empleadores domésticos y empresas de menos de 20 colaboradores para realizar de forma sencilla sus aportes mensualmente. Bajo esta modalidad de planilla solo se pueden hacer los pagos de manera presencial en las entidades establecidas con el apoyo de un PIN único.

 

En cualquiera de los 2 casos, para liquidar la PILA debemos tener en cuenta 3 aspectos clave:  IBC reportado, tipo de cotizante y novedades. Además, es importante consultar el tipo de planilla que debemos utilizar.

 

¿Cuáles son las fechas para el pago?

 

Existe un calendario (Decreto 1990 de 2016 ) que establece en qué fecha debemos hacer el pago de aportes a seguridad social según los últimos dos dígitos del NIT o documento de identificación del aportante:

 

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¿Se pueden hacer correcciones después de haber pagado la planilla?

 

Es preciso aclarar que las correcciones en la PILA se pueden efectuar siempre y cuando el pago realizado sea inferior al que realmente debió hacer el aportante.
Para hacer estas correciones es importante hacer uso de una Planilla tipo N - Planilla de correcciones.

 

Utilizamos esta planilla para pagar aportes por corrección de IBC, tarifas, tipo de cotizante o días reportados. Cualquier inconveniente o error se debe corregir a través de esta planilla.

 

 

Es muy importante tener en cuenta que las equivocaciones en los cálculos de la nómina nos pueden llevar a incurrir en sanciones y multas que pueden ser muy costosas y dolorosas en dinero y en tiempo para nuestra empresa. Hoy en día, existen softwares de nómina como el de Buk que nos evitan errores derivados de la manualidad y nos ayudan a simplificar todos los cálculos que debemos realizar para entregar una nómina precisa.

 

Además, esta plataforma automatiza tus aportes al Sistema de Seguridad Social y Parafiscales a través de la planilla PILA, generando también los archivos planos que requieren los Operadores con solo unos clics.

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Sección 3:

Planilla de uso frecuente para liquidar la PILA

En este capítulo te ayudamos a aclarar algunas dudas sobre las planillas, cuáles son las más recurrentes y cómo deben utilizarse. Datos fundamentales para emitir la planilla correcta. 

 

¡¡Descúbrelo a continuación!!

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Sabemos que existen varios tipos de planilla para generar la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes pero, a veces no tenemos la claridad al momento de hacer el uso correcto de las mismas y de cómo debemos generarlas.

En esta nota te ayudamos a aclarar algunas dudas sobre las planillas, cuáles son las más recurrentes y cómo deben utilizarse.

 

¿Por qué existen varios tipos de planilla?

Los diferentes tipos de planillas nacen con el fin de agrupar la información de acuerdo a motivo de pago o tipo de cotizante y según esto, cada planilla guarda una funcionalidad específica en términos de conceptos y valores necesarios para su procesamiento.

 

Es importante conocerlas y saber diferenciarlas para evitar confusiones en la entrega de información a las administradoras y en el pago de tus colaboradores.

 

Conozcamos las planillas de uso frecuente:

  •  Planilla Tipo E - Empleados: Esta es la planilla más común a utilizar y se usa mes a mes para el registro y pago de aportes PILA de los colaboradores vinculados a una empresa.

Tipos de cotizante:

1- Dependiente
12 - Aprendices en etapa lectiva
18 - Funcionarios Públicos sin tope máximo en el IBC
19 - Aprendices en etapa productiva
21 - Residentes
22 - Profesor de establecimiento particular
30 - Dependiente de entidades o universidades públicas de los regímenes especial y de excepción
31 - Cooperados y pre-cooperativas de trabajo asociado
40 - Beneficiario UPC Adicional
51 - Trabajador de tiempo parcial
54 - Pre-pensionado de entidad en liquidación
55 - Afiliado partícipe - dependiente

 

  • Planilla Tipo K - Estudiantes: esta planilla es utilizada para realizar los aportes al Sistema General de Riesgos Laborales de los colaboradores que se encuentran realizando prácticas profesionales.  

Tipos de Cotizante:


23 - Estudiantes aporte solo riesgos laborales
58 - Estudiantes de prácticas laborales en el sector público

 

  • Planilla Tipo Y - Independientes en empresas: se utiliza para liquidar los aportes de aquellos cotizantes que tienen un contrato por prestación de servicios y pago de valores retenidos por ausencia de pago de contratistas. 

La planilla está diseñada para realizar los aportes en aquellos escenarios en los que se genere una relación con el colaborador independiente sin que exista una dependencia laboral de esa persona o un vínculo de régimen laboral con la misma.

 

Tipos de Cotizante:

16 - Independiente agremiado o asociado
34 -Concejal o edil de Juan Administradora Local, que recibe honorarios amparado por póliza de salud
35 -Concejal municipal o distrital que percibe honorarios no amparado con póliza de salud
36 -Concejal municipal o distrital que percibe honorarios no amparado con póliza de salud beneficiario del FSP
40 - Beneficiario de UPC Adicional
52 - Beneficiario del Mecanismo de Protección al Cesante
53 - Afiliado partícipe
57-Independiente voluntario al sistema de riesgos laborales
59 - Independiente con contrato de prestación de servicios superior a 1
60 -Edil de junta administrativa local no beneficiario de FSP
61 - Beneficiario de programa de reincorporación
63 - Beneficiario de prestación humanitaria

 

  • Planilla Tipo I - Independientes: es utilizada para liquidar los aportes de aquellas personas registradas como independientes. No puede ser generada por empresas, por lo tanto bajo un NIT no se puede hacer este tipo de planilla.

Tipos de Cotizante:


3 - Independiente salud y pensión
33 - Beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional
40 - Beneficiario de UPC adicional salud
42 - Cotizante pago solo salud (Art. 2 Ley 1250 de 2008)
43 - Cotizante a pensiones con pago por tercero
56 - Pre-pensionado con aporte voluntario a salud
57 - Independiente voluntario a Riesgos Laborales
59 -Independientes con contrato de prestación de servicios superior a un mes

 

  • Planilla Tipo A - Cotizantes con novedad de ingreso: esta planilla es muy funcional porque se utiliza para cotizantes que presenten novedad de ingreso, con posterioridad a las fechas establecidas para el pago de los aportes.

Con esta planilla podrás hacer pagos sin incurrir en intereses de mora, aun cuando haya lugar a ellos porque ya pasó la fecha límite de pago. Solo la planilla tipo A permite esta condición frente a estos escenarios que se salen de la normalidad en los procesos de nómina.

 

*La única condición que tiene esta planilla es que se debe liquidar máximo el último día hábil del mes en el que se debe pagar la seguridad social.


  • Planilla tipo N - Planilla de correcciones: utilizamos esta planilla para pagar aportes por corrección de IBC, tarifas, tipo de cotizante o días reportados. Cualquier inconveniente o error se debe corregir a través de esta planilla.

*Esta planilla no debe ser utilizada para correcciones que involucren una devolución de aportes. Si se presentara el caso de haber pagado más aportes de los debidos, es preciso hablar directamente con cada una de las administradoras involucradas donde se señale la causal de devolución de ese aporte.

 

Disposiciones comunes:

  • Esta planilla sólo se podrá liquidar a través del Operador de Información con el cual se liquidó la planilla inicial, para garantizar que las correcciones se hagan sobre los aportes que realmente se efectuaron.
  • El Operador de Información deberá realizar las respectivas validaciones y respetar la estructura de PILA al momento de realizar correcciones (Anexo 2, Resolución 2388).
  • El aportante debe diligenciar una planilla por cada período que esté corrigiendo, en las cuales es preciso contemplar todos aquellos sistemas a los cuales está obligado a aportar como cotizante.
  • Es permitido liquidar y hacer uso de varias planillas de corrección para un mismo período pagando los intereses de mora correspondientes.
  • Para poder hacer correcciones correspondientes a días y a IBC, los valores corregidos deben ser mayores a los valores registrados inicialmente

Reporte de Novedades:

 

La Planilla N permite reportar novedades (RET, VSP, VST, SLN, IGE, LMA, VAC, IRL) que fueron omitidas en la planilla inicial, mientras que la presentación de la corrección se efectúe a más tardar el último día hábil del mes de pago.

 

  • Planilla Tipo P - Pago normal pagadores de Pensiones:  esta planilla es utilizada por los pagadores de pensiones, para el pago de los aportes mensuales a la Seguridad Social por parte de los pensionados.

 

Para conocer todos los tipos de planilla puedes consultar este pdf.

Imagen que al hacer click te permite bajar ebook

 

Sección 4:

Conoce los tipos de cotizantes para liquidar tu PILA

El concepto de “cotizantes” hace referencia a las personas que pagan por cada afiliación y por consiguiente se les descuenta de manera mensual directamente de su salario.

 

Cuando de trabajadores independientes se trata, se establece un ingreso base de cotización sobre el cual se realizan dichos aportes mensuales.

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Tipos y subtipos de cotizante

 

Código y Tipo de Cotizante

01 Dependiente

02 Servicio doméstico

03 Independiente

04 Madre sustituta

12 Aprendices en etapa lectiva

16 Independiente agremiado o asociado

18 Funcionarios públicos sin tope máximo de IBC

19 Aprendices en etapa productiva

20 Estudiantes (Régimen especial ley 789 de 2002))

21 Estudiantes de postgrado en salud

22 Profesor de establecimiento particular

23 Estudiantes aporte solo riesgos laborales

30 Dependiente entidades o universidades públicas de los regímenes especial y de excepción

31 Cooperados o precooperativas de trabajo asociado

32 Cotizante miembro de la carrera diplomática o consular de un país extranjero o funcionario de organismo multilateral

33 Beneficiario del fondo de solidaridad pensional

34 Concejal o edil de Junta Administradora Local del Distrito Capital de Bogotá amparado por póliza de salud

35 Concejal municipal o distrital no amparado con póliza de salud

36 Concejal municipal o distrital o Edil de Junta Administradora local no amparado con póliza de salud beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional

40 Beneficiario UPC adicional

42 Cotizante independiente pago solo salud.

43 Cotizante a pensiones con pago por tercero.

44 Cotizante dependiente de empleo de emergencia con duración mayor o igual a un mes

45 Cotizante dependiente de empleo de emergencia con duración menor a un mes

47 Trabajador dependiente de entidad beneficiaria del sistema general de participaciones — Aportes patronales

51 Trabajador de tiempo parcial

52 Beneficiario del Mecanismo de Protección al Cesante

53 Afiliado Participe

54 Prepensionado de entidad en liquidación

55 Afiliado participe dependiente

56 Prepensionado con aporte voluntario a Salud

57 Independiente voluntario a Riesgos Laborales

58 Estudiantes de prácticas laborales en el sector público

59 Independiente con contrato de prestación de servicios superior a 1 mes

60 Edil Junta Administradora Local no beneficiario del Fondo de Solidaridad Pensional

61 Beneficiario Programa de Reincorporación

62 Personal del Magisterio

63 Beneficiario de Prestación Humanitaria

 

Subtipo de Cotizantes

Subtipo de cotizante 1: Dependiente pensionado por vejez activo. Son pensionados por vejez, jubilación o invalidez.

 

Subtipo de cotizante 2: Independiente pensionado por vejez activo. Son independientes pensionados por vejez, jubilación o invalidez.

 

Subtipo de cotizante 3: Cotizante no obligado a cotización a pensiones por edad. Son personas que nunca han cotizado al sistema de pensiones o que ya han cumplido la edad suficiente reglamentada en la Ley para dejar de aportar a pensiones.

 

Subtipo de cotizante 4: Cotizante con requisitos cumplidos para pensión. Son cotizantes que ya cumplieron todos los requisitos mínimos exigidos por los fondos de pensiones y se encuentran en trámites para el reconocimiento de la pensión por vejez, Invalidez o cualquier otro tipo de pensión.

 

Subtipo de cotizante 5: Cotizante a quien se le ha reconocido indemnización sustitutiva o devolución de saldos. No está obligado a cotizar pensión.

 

Subtipo de cotizante 6: Cotizante perteneciente a un régimen exceptuado de pensiones o entidades autorizadas a recibir aportes exclusivamente de un grupo de sus propios trabajadores.

Subtipo de cotizante 9: Cotizante pensionado con sueldo superior a 25 salarios mínimos legales mensuales vigentes.

 

Subtipo de cotizante 10: Residente en el exterior afiliado voluntario al sistema general de pensiones. Aplica para el tipo de aportante I - independiente y el tipo de cotizante 3 - independiente cuya condición sea colombiano residente en el exterior. No está obligado a cotizar salud, el aporte a pensión y caja de compensación es opcional.

 

Subtipo de cotizante 11: Conductores del servicio público de transporte terrestre automotor individual de pasajeros en vehículos de taxi. El riesgo ocupacional de los conductores se clasifica en el nivel cuatro.

 

Subtipo de cotizante 12: Conductores del servicio público de transporte terrestre automotor individual de pasajeros en vehículos de taxi, no obligado a cotizar pensión. No cotiza a pensiones si se encuentra en alguna de las situaciones de los subtipos de cotizantes 1,2,3,4,5 y 6.

http://aportesenlinea.custhelp.com/app/answers/detail/a_id/84/~/tipos-de-planillas

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Sección 5:

Novedades: todo lo que debes saber sobre la PILA

Las novedades suelen ser situaciones que influyen directamente en el monto de las cotización. 

 

Les invitamos a descubrir cuáles son y cómo se reflejan en la Planilla Integrada de  Liquidación de Aportes, PILA.

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Existe la posibilidad de que a tu empresa, o a tus colaboradores, se les presenten algunos acontecimientos “novedosos” al momento de hacer los pagos frente al sistema de Seguridad Social.

Esto afectaría el monto total de las cotizaciones, a cargo de los aportantes, en la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes (PILA).

A estas situaciones se les conoce como “Novedades”.

Las novedades pueden ser Transitorias o Permanentes. Veámoslo con más detalle a continuación:

 

¿Cuáles son los tipos de Novedades que podemos encontrar al momento de registrar los aportes en la PILA?

 

Es importante mencionar que las novedades en la PILA las vamos a encontrar como siglas,  tanto en las Transitorias como en las Permanentes.

Transitorias: son aquellas situaciones que afectan temporalmente el monto de las obligaciones económicas. Entre éstas encontramos:

1. IGE - Incapacidad General:
Se denomina incapacidad al estado de inhabilidad, mental o física, temporal o definitiva, que presenta un colaborador y que le impide realizar sus tareas habituales.

El auxilio por incapacidad es definido como el reconocimiento de la prestación de tipo económico y pago de la misma que hacen las Entidades Promotoras de Salud a sus afiliados cotizantes no pensionados.

2. SLN - Suspensión Temporal del Contrato de Trabajo,  Licencia No Remunerada o Comisión de Servicios:

La suspensión temporal del contrato de trabajo hace referencia a la interrupción temporal de las actividades laborales sin que por ello se dé por finalizado el contrato entre el empleador y el colaborador. Un contrato laboral se puede suspender por varias razones:

  • Motivos de fuerza mayor
  • Por ser llamado el trabajador a prestar el servicio militar
  • Suspensión de actividades o clausura temporal de la empresa.
  • Licencia o permiso temporal
  • Muerte o inhabilitación del empleador
  • Detención preventiva o arresto correccional
  • Huelga


3. LMA - Licencia de Maternidad o Paternidad:

Esta licencia es un beneficio que la ley ha reconocido a las madres en estado de embarazo que se encuentren vinculadas a una empresa o trabajo.

El beneficio consiste en 18 semanas de descanso remunerado en el caso de las madres, y en el caso de los padres se les conceden 2 semanas de licencia remunerada de acuerdo con la Ley 2114 de 2021.

El beneficio también reconoce a madres adoptantes que se encuentren vinculadas a una empresa o trabajo y a los padres adoptantes (vinculados a una empresa o trabajo) sin cónyuge o compañera permanente.

4. VST - Variación Transitoria de Salario:

Se reporta cuando un cotizante recibe ingresos adicionales al salario que aumentan el valor a cotizar por el período, pero no constituyen de manera permanente ingresos del afiliado.

5. VAC - Vacaciones:

Las vacaciones hacen parte de las prestaciones sociales y hacen referencia a un descanso remunerado de 15 días hábiles, al que tiene derecho todo colaborador que presta sus servicios a un empleador por un periodo de tiempo de un año.

Para reportarlas en la PILA, se debe hacer como permisos remunerados con novedad de vacaciones.

*Tener en cuenta: Si un colaborador no ha disfrutado de sus 15 días hábiles de descanso remunerado, puede pedir a su empleador que le compense en dinero la mitad de estas vacaciones, o si al momento de la finalización del contrato no las ha disfrutado deberán ser compensadas en dinero.

Las vacaciones compensadas en dinero hacen base para liquidar los aportes al sistema parafiscales.

6. AVP - Aportes Voluntarios a Pensiones:

Los aportes voluntarios a pensiones son unos aportes extra que los cotizantes pueden realizar a la pensión obligatoria, con el motivo de aumentar el monto del capital para obtener la pensión y así poder optar por una pensión mayor o un retiro anticipado.

Estos aportes no son obligatorios; se pueden realizar cuando el cotizantes lo desee.

7. IRL - Incapacidad por Riesgos Laborales:

Esta novedad hace referencia a la incapacidad temporal generada por un accidente de trabajo o una enfermedad profesional.

Según la Ley 776 de 2002 Artículo 3, la ARL reconoce al empleador el aporte que realiza a pensión (12%)  y salud (8.5%) durante los días de incapacidad.

Permanentes: son las situaciones que afectan la cotización base con una entidad administradora determinada. Veamos cuáles son.

1. ING - Ingreso:

La novedad de ingreso nos indica el comienzo de una relación laboral y la reportamos a los sistemas dependiendo del tipo de cotizante.

*Nota: El cotizante independiente siempre debe cotizar 30 días cuando se reporta novedad de ingreso.

2. RET - Retiro: 

La novedad de retiro hace referencia a la terminación de una relación laboral y la reportamos a los sistemas dependiendo del tipo de cotizante.

*Nota: El cotizante independiente siempre debe cotizar 30 días cuando se reporta novedad de retiro.

3. TDE - Traslado desde otra Entidad Promotora de Salud (EPS):

Este tipo de novedad debe reportarse en el segundo mes de haber reportado una novedad de Traslado a Otra Administradora, siempre que el traslado haya sido aprobado. Es preciso comenzar a generar los aportes a la nueva administradora a partir del periodo que se va a liquidar.

4. TAE - Traslado a otra Entidad Promotora de Salud (EPS):

Las novedades traslado TAE (EPS) y/o TAP (AFP) son utilizadas cuando el cotizante decide trasladarse de administradora y va a hacer la notificación a su administradora actual.

Este tipo de novedades se hacen efectivas únicamente a partir del primer día del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud. Es por esto que cuando las reportamos, el pago debe hacerse a la administradora actual y no a la que se va a trasladar el cotizante.

5. TDP - Traslado desde otro Fondo de Pensiones (AFP):

Se reporta el segundo mes de haber reportado la novedad Traslado a otra Administradora siempre que el traslado sea aprobado. Se requiere empezar a generar aportes a la nueva administradora a partir del periodo que se va a liquidar.

6. TAP - Traslado a otro Fondo de Pensiones (AFP):

Se utiliza cuando un cotizante se va a trasladar de administradora y va a notificar dicho traslado a la actual.

Este tipo de novedades se hacen efectivas únicamente a partir del primer día del segundo mes siguiente a la fecha de presentación de la solicitud. Es por esto que cuando las reportamos, el pago debe hacerse a la administradora actual y no a la que se va a trasladar el cotizante.

7. VSP - Variación Permanente del Salario:

Este tipo de novedad debe ser reportada en el momento en que a un cotizante se le concede un aumento salarial de manera permanente, porque sus aportes desde este periodo en adelante se realizarán de acuerdo a una base salarial nueva.

8. VCT - Variación centro de trabajo:

De acuerdo con la Resolución 1744 de 2008, esta novedad debe reportarse cuando el colaborador ha sido cambiado de tarifa de riesgos durante el periodo de cotizado.

 

¿Podemos reportar más de una novedad a un mismo colaborador? ¿Cómo lo hacemos?

 

Si las novedades del colaborador afectan su Ingreso Base de Cotización (IBC), se debe reportar cada una de estas novedades con su número de días respectivo.

 

¿Se pueden reportar en PILA novedades que no correspondan al periodo inmediatamente anterior? 

Si el aportante no alcanzó a reportar estas novedades a través de la planilla integrada de liquidación de aportes, tendrá que hacerlo directamente con las administradoras a las cuales está afiliado el cotizante.

A veces nos puede pasar que como empresa, no alcancemos a incluir todas las novedades de nuestros colaboradores en las planillas iniciales del período. Es importante que tengamos en cuenta que esta situación se puede corregir a través de la “Planilla N” , siempre y cuando sea para reportar valores mayores y que se haga a más tardar el último día hábil del mes en que se debe realizar el pago.

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Sección 6:

Operadores PILA: ¿cuál es su función y quiénes son?

Los Operadores PILA u Operadores de información son entidades privadas que, a través de sus plataformas, dan el acceso a las empresas a la PILA, para pagar la seguridad social y parafiscales de sus colaboradores. Además son apoyo al momento de realizar modificaciones, validaciones y correcciones posteriores de conceptos detallados de los pagos.

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Operadores de información ¿Cómo están regulados?

 

 

Los operadores PILA en Colombia están regulados por el Decreto 3085 de 2007, la cual establece la creación de la planilla integrada de aportes PILA y obliga a las empresas a realizar el pago a través de este mecanismo para las personas o entidades que tienen la obligación.

 

¿Cómo funcionan los operadores PILA en Colombia?

 

Lo operadores PILA en Colombia, también son conocidos como Operadores de Información y son las entidades que facilitan los pagos de seguridad social.    

 

Existen dos (2) maneras de hacerlo, uno es a través de la planilla integrada y electrónica y otra es por medio de la planilla asistida.

Planilla Integrada Electrónica de los operadores PILA en Colombia

 

Es una planilla que se envía para realizar los pagos de la seguridad social, los pasos para realizar los pagos a través de esta planilla son:

  • Se debe matricular en uno de los operadores PILA en Colombia, actualmente hay varios.
  • Es importante asegurarse de tener buen acceso a internet y una cuenta en una entidad bancaria. Es necesario hacer el registro de los datos del empleador y todos los trabajadores.

Podemos crear la planilla integrada de liquidación de aportes, usando la herramienta de Buk.co, que hace los cálculos de la seguridad social, y genera un archivo plano en formato .txt , para posteriormente cargarlo en las plataformas de los operadores PILA y poder realizar el pago.

La Planilla Asistida

 

Es una modalidad de pago unificada, y está creada para las empresas con menos de 20 empleados y trabajadores independientes, los pasos para este tipo de planilla son los siguientes:

  • Ponernos en contacto con el operador de información vía web o vía telefónica, para matricularnos.
  • Solicitar la planilla asistida o la podemos generar en la página de los operadores PILA de información, considerando las novedades correspondientes para el período.
  • El operador de información hace entrega de un número de planilla, lo debemos utilizar para pagar en el banco.

 

¿Qué beneficios ofrecen los operadores PILA en Colombia?

Los operadores PILA en Colombia nos ayudan a disminuir la carga operativa en el trámite de cada periodo, para el pago de los aportes de la seguridad social de cada trabajador de la empresa.

 

Nos evitan diligenciar un formulario para cada trabajador y cada una de las entidades, porque nos permite unificar el pago y lograr una sola liquidación para todos los subsistemas del Sistema General de Seguridad Social.

 

De igual forma, ayuda a regular y controlar las obligaciones que nos establece la ley y el cumplimiento de los derechos de todos los trabajadores en Colombia.

 

¿Cuáles Operadores PILA existen?

Asopagos S.A.

Mi planilla

Arus (enlace operativo)

Aportes en Línea

Pago Simple

Nuevo Soi

¿Cómo evitar frecuentes errores cuando se gestionan los cálculos para el pago?

No importa lo pequeño que sean los errores, los cálculos de una nómina pueden ser motivo de multas y sanciones muy costosas para las organizaciones. Si la forma de hacer los cálculos es en Excel, esto quitaría mucho tiempo al equipo administrativo.

 

Lo ideal es hacer uso de una herramienta digital que ayude a simplificar el proceso para obtener los cálculos de los pagos que se deben efectuar en cada nómina.

 

Evitar errores de nómina nos puede evitar dolores de cabezas grandes en la empresa. Una herramienta digital que automatice dicho proceso nos permite utilizar de manera óptima nuestro tiempo en el trabajo y, por ende, concentrarnos más en tareas estratégicas y en nuestros colaboradores.

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