Reforma laboral Ley 2466 de 2025: impacto financiero en la nómina

La Ley 2466 de 2025 modifica distintos componentes de la nómina en Colombia y exige revisar los costos laborales de las empresas. El aumento gradual del recargo dominical y festivo, los cambios en el contrato de aprendizaje, la ampliación de la jornada nocturna y las nuevas obligaciones prestacionales afectan la planeación financiera.

En esta guía encontrarás las fechas de aplicación, ejemplos de liquidación, cambios en las provisiones y acciones para actualizar los procesos de nómina, de acuerdo con el contenido de la reforma laboral.

Ley 2466 de 2025: qué cambia y qué significa para el costo de la nómina

La Ley 2466 de 2025 modifica varios componentes de la nómina en Colombia: aumenta gradualmente el recargo dominical y festivo del 75 % al 100 %, convierte el contrato de aprendizaje en un vínculo laboral con prestaciones completas durante la etapa práctica y adelanta el inicio de la jornada nocturna a las 7:00 p. m.

La reforma laboral integral, sancionada el 25 de junio de 2025, no establece una tasa única de incremento para los costos laborales. El impacto financiero depende de la operación de cada empresa.

Por ejemplo, las organizaciones con turnos rotativos continuos, una alta proporción de aprendices o actividades que se extienden hasta la noche pueden experimentar una mayor presión sobre su flujo de caja.

En el ámbito jurídico y administrativo, la reforma también establece garantías para el debido proceso disciplinario mediante la modificación del artículo 115 del Código Sustantivo del Trabajo (CST).

Cronograma de entrada en vigencia de los cambios con impacto en nómina

La Ley 2466 de 2025 entró en vigor el 25 de junio de 2025, con excepciones y plazos específicos para determinadas disposiciones. Entre ellos están el inicio de la jornada nocturna a las 7:00 p. m., la aplicación gradual del recargo dominical y festivo hasta llegar al 100 % en julio de 2027 y la entrada en vigor de la cuota de inclusión laboral.

Para evitar incumplimientos y posibles requerimientos de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP) o del Ministerio del Trabajo, la planeación financiera de la nómina debe considerar las fechas de aplicación de cada medida.

El recargo dominical y festivo que sube cada año

El recargo por trabajar en días de descanso obligatorio aumenta gradualmente: 80 % desde julio de 2025, 90 % desde julio de 2026 y 100 % desde el 1 de julio de 2027. La liquidación debe ser proporcional a las horas trabajadas y considerar el descanso semanal remunerado.

El artículo 14 de la Ley 2466 de 2025 modificó el artículo 179 del CST; por lo tanto, cuando un trabajador labora en un día de descanso obligatorio, recibe el salario correspondiente al descanso semanal remunerado y el recargo por trabajar ese día.

Ejemplo de liquidación de un turno dominical

¿Cuánto sube el costo del contrato de aprendizaje con la reforma?

El artículo 21 de la Ley 2466 de 2025 clasifica el contrato de aprendizaje como un contrato laboral especial a término fijo. Este cambio implica que el costo para las empresas varía según la etapa de formación del aprendiz y las obligaciones de seguridad social y prestaciones sociales que deben asumir.

Tomando como referencia el salario mínimo mensual legal vigente para 2026, fijado en $1.750.905, y el auxilio de transporte de $249.095, establecidos en los decretos 1469 y 1470 de 2025, el costo mensual se distribuye en dos fases:

Etapa lectiva

Durante la etapa lectiva, el aprendiz recibe un apoyo equivalente al 75 % de un salario mínimo mensual legal vigente ($1.313.179). La empresa asume la totalidad de la cotización a salud, correspondiente al 12,5 % ($164.147), y los riesgos laborales (ARL clase I), equivalentes al 0,522 % ($6.855).

Con estos conceptos, el costo mensual consolidado asciende a $1.484.181.

Etapa práctica

En la etapa práctica, el aprendiz recibe el 100 % de un salario mínimo mensual legal vigente ($1.750.905), más el auxilio de transporte legal de $249.095. Además, la empresa debe asumir los aportes a seguridad social y las prestaciones sociales correspondientes:

• Seguridad social: Salud a cargo de la empresa (8,5 % = $148.827), pensión obligatoria (12 % = $210.109) y ARL clase I ($9.140).
• Prestaciones sociales: Prima de servicios ($166.667), cesantías ($166.667), intereses sobre las cesantías ($20.000) y provisión de vacaciones ($72.954).

En conjunto, el costo patronal mensual asciende a $2.794.364 por cada aprendiz en etapa práctica.

¿Contratar a un aprendiz o monetizar la cuota ante el SENA?

Por su parte, el artículo 23 establece la monetización de la cuota en 1,5 salarios mínimos mensuales legales vigentes ($2.626.358) por cada aprendiz que no se contrate.

Remuneración de los internos de medicina

Adicionalmente, el artículo 22 de la Ley 2466 de 2025 incluyó el artículo 81A al CST para regular la remuneración de los internos de medicina. Esta disposición, complementada por la Resolución 010 de 2026 del Ministerio de Salud, contempla una remuneración mensual no inferior a un salario mínimo y la afiliación a seguridad social, cubierta por la ADRES.

¿Qué gastos de nómina hay que provisionar de manera diferente?

Las áreas de compensación, nómina y finanzas deben revisar los cálculos que respaldan sus obligaciones laborales. Entre los rubros que requieren atención están los siguientes:

• Prestaciones sociales para aprendices en práctica: Reservar en el presupuesto mensual el 8,33% para prima, 8,33% para cesantías, 1% de intereses de cesantías y 4,17% para vacaciones calculados sobre el ingreso del aprendiz.
• Mayor base de cálculo por recargo nocturno: Liquidar las horas trabajadas entre las 7:00 p.m. y las 6:00 a.m. con el 35% de recargo, lo cual incrementa el valor base que alimenta cesantías y primas.
• Nuevas licencias remuneradas (Art. 15): Considerar el costo de ausencias justificadas para citas médicas con especialistas, compromisos escolares obligatorios de acudientes y calamidad doméstica formalmente definida.
• Inclusión laboral (Art. 15): Reservar los recursos necesarios para adecuar los puestos de trabajo a personas con discapacidad o cumplir la cuota legal según el tamaño de la nómina.
• Régimen Simple Laboral facultativo (Art. 64): Si la empresa decide acogerse, puede consignar mensualmente el 8,33% de cesantías directo al fondo y pagar el 1% de intereses de cesantías mes a mes de común acuerdo con el trabajador, evitando desembolsos concentrados en enero y febrero.

El impacto no es igual para todas las empresas: qué cambia para las pymes

Las micro y pequeñas empresas con menos de diez trabajadores cuentan con un régimen disciplinario simplificado. Además, se contempla el mecanismo CREA EMPLEO, con un subsidio de hasta el 25 % de un salario mínimo mensual legal vigente por cada nuevo puesto creado, vigente durante seis meses para empresas de hasta 50 trabajadores que formalicen puestos para mujeres, jóvenes o personas mayores de 50 años.

El artículo 7 de la Ley 2466 de 2025 establece un procedimiento disciplinario simplificado para empleadores con menos de diez colaboradores. En estos casos, no se exige aplicar las siete etapas del procedimiento general descrito en el material, pero se debe escuchar previamente al trabajador en descargos y respetar sus garantías constitucionales de defensa.

Asimismo, el artículo 34 autoriza la cotización a la seguridad social a tiempo parcial para microempresas formalizadas ante la Cámara de Comercio, de acuerdo con las condiciones previstas en la disposición.

Estas medidas deben evaluarse junto con los cambios generales en la nómina, ya que el efecto financiero dependerá de la estructura de contratación, el número de colaboradores y las condiciones de operación de cada empresa.

Qué debe actualizar tu empresa para cumplir con la reforma laboral

Las organizaciones cuentan con un plazo de doce meses desde la expedición de la ley para actualizar su Reglamento Interno de Trabajo (RIT), incorporar las garantías del procedimiento disciplinario y publicar el reglamento por medios físicos y digitales.

La reforma exige revisar tanto los procedimientos internos como los procesos de liquidación de nómina. El estudio de la Universidad Javeriana destaca la importancia de actualizar el RIT para respaldar las actuaciones disciplinarias y evitar contingencias legales.

Para organizar la transición, la empresa puede trabajar en cuatro frentes:

• Ajustar el protocolo de descargos: Incluir por escrito la apertura del proceso disciplinario, la entrega de todas las pruebas, un plazo de mínimo 5 días hábiles para defenderse y una decisión motivada con opción de impugnación.
• Actualizar y publicar el RIT (Arts. 7 y 8): Ajustar el reglamento interno en los doce meses posteriores a la sanción de la ley y publicarlo en dos lugares físicos visibles o a través de los canales digitales de la empresa.
• Parametrizar las jornadas laborales: Modificar las reglas del sistema de nómina para que las labores entre las 7:00 p.m. y las 6:00 a.m. se liquiden de forma automática con el recargo nocturno.
• Llevar el registro de horas extras (Art. 12): Diligenciar el libro o archivo digital con el detalle de las horas suplementarias de cada persona. La ley aclara que ya no se necesita tramitar un permiso previo ante el Ministerio del Trabajo para trabajar tiempo extra.

¿Qué pasa si mi empresa no actualiza los contratos a término fijo antes del límite de cuatro años?

Si las renovaciones sucesivas de un contrato a término fijo superan los cuatro años en total, el vínculo laboral pasa a considerarse automáticamente un contrato a término indefinido desde el momento en que inició la relación laboral.

Del cumplimiento normativo al control financiero: el rol de un sistema de nómina como Buk

La reforma laboral ya está en marcha y las empresas deben ajustar sus procesos de nómina a los cambios que han entrado en vigor. Esto implica revisar la liquidación de los recargos nocturnos, las horas extras y las prestaciones de los aprendices, además de preparar los próximos ajustes, como el aumento del recargo dominical y festivo al 100 % previsto para julio de 2027.

Con un software de nómina como Buk, puedes automatizar estos cálculos según los parámetros configurados y mantener la información organizada. Así, tu equipo puede dedicar menos tiempo a tareas manuales y tener mayor claridad sobre los costos laborales de la empresa.

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