Responsabilidades en SST en Colombia: guía legal y normativa

El Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST) en Colombia establece un esquema de responsabilidad compartida entre empleadores, trabajadores y Administradoras de Riesgos Laborales (ARL).

Bajo el Decreto 1072 de 2015, el empleador debe liderar la prevención y control de riesgos, mientras que los colaboradores deben cumplir con el autocuidado y las directrices internas para mantener un entorno seguro.

En esta guía analizaremos las obligaciones legales de cada parte, las implicaciones según la modalidad de trabajo y los periodos obligatorios de custodia documental.

¿Cuáles son las responsabilidades del empleador en SST?

El empleador debe diseñar, implementar y evaluar el SG-SST mediante la alta dirección para garantizar la protección integral de los trabajadores.

El artículo 2.2.4.6.8 del Decreto 1072 de 2015 asigna al empleador la responsabilidad directa sobre la prevención de accidentes y enfermedades laborales en la organización. Las principales obligaciones patronales incluyen:

• Política de SST: definir, firmar y divulgar la política de seguridad y salud en el trabajo, asegurando su revisión anual.
• Asignación de recursos: garantizar el presupuesto, talento humano capacitado e infraestructura tecnológica y física requerida.
• Rendición de cuentas: evaluar y documentar internamente el cumplimiento de responsabilidades en todos los niveles directivos y operativos al menos una vez al año.
• Matriz legal: identificar e integrar las normas nacionales aplicables a la actividad económica del negocio.
• Plan de trabajo anual en SST: diseñar, ejecutar y evaluar un plan estructurado para la identificación de peligros y gestión de riesgos.

¿Cuáles son las responsabilidades del trabajador en SST?

El trabajador debe acatar las medidas preventivas, informar sus condiciones de salud y participar activamente en la cultura de prevención de la empresa. El artículo 2.2.4.6.10 del Decreto 1072 de 2015 establece que el compromiso del colaborador es indispensable para la efectividad del SG-SST. Sus obligaciones legales son:

1. Procurar el cuidado integral de su salud: mantener conductas de autocuidado durante la ejecución de sus actividades.
2. Suministrar información clara, veraz y completa sobre su estado de salud: notificar antecedentes médicos relevantes o novedades que impacten su capacidad laboral.
3. Cumplir las normas e instrucciones del SG-SST: acatar los reglamentos internos y usar adecuadamente los elementos de protección personal (EPP).
4. Informar peligros y riesgos oportunamente: reportar de inmediato cualquier condición insegura en su puesto de trabajo.
5. Participar en las actividades de capacitación: asistir a los programas de formación y entrenamiento definidos en el plan anual.

Responsabilidades en SST según la modalidad de trabajo

Las obligaciones en SST se adaptan a la presencialidad, el teletrabajo o el trabajo en casa, garantizando la cobertura de riesgos laborales sin importar la ubicación geográfica del trabajador. 

¿Qué consecuencias genera el incumplimiento de las obligaciones en SST?

El incumplimiento de los deberes establecidos en el SG-SST tiene consecuencias disciplinarias y sancionatorias tanto para el trabajador como para la empresa. Detallaremos algunas a continuación:

Sanciones al trabajador

El incumplimiento reiterado de las instrucciones del SG-SST o la negativa a usar EPP puede configurarse como falta grave si dicha obligación está explícitamente contemplada en el Reglamento Interno de Trabajo (RIT) o en el contrato de trabajo. Garantizando el debido proceso y la diligencia de descargos, el empleador puede terminar el contrato con justa causa (Artículo 62, literal A, numeral 6 del Código Sustantivo del Trabajo).

Multas administrativas para la empresa

El Ministerio del Trabajo sanciona a las empresas que incumplan la implementación del SG-SST con multas graduadas según el tamaño de la organización y la gravedad de la infracción, conforme al Decreto 472 de 2015. Las sanciones pueden alcanzar hasta 1.000 salarios mínimos mensuales legales vigentes (SMMLV), además del cierre temporal o definitivo del centro de trabajo en casos de accidentes graves o mortales. 

¿Cuánto tiempo se deben conservar los documentos del SG-SST?

El empleador debe conservar y custodiar los archivos del SG-SST durante al menos 20 años, contados a partir de la finalización de la relación laboral con el trabajador. El artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072 de 2015 busca garantizar la trazabilidad de la salud del colaborador a largo plazo.

Los registros obligatorios que deben almacenarse durante este periodo incluyen:

• Perfiles epidemiológicos e historias clínicas ocupacionales (o evaluaciones médicas de ingreso, periódicas y de egreso).
• Resultados de monitoreos ambientales y mediciones higiénicas de los puestos de trabajo.
• Registros de entrega de Elementos de Protección Personal (EPP).
• Soportes de asistencia a capacitaciones y entrenamientos en SST.

Para evitar el deterioro o la pérdida de archivos físicos, los módulos de gestión documental y SST de Buk permiten centralizar, organizar y resguardar la documentación obligatoria con almacenamiento seguro en la nube y control de acceso restringido. De esta manera, las organizaciones aseguran el cumplimiento ante inspecciones del Ministerio del Trabajo o auditorías del sistema.

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