Guía de workforce planning: ¿cómo proyectar el talento?

El workforce planning o planificación de la fuerza laboral es el proceso estratégico para analizar, proyectar y equilibrar las necesidades de personal según los objetivos del negocio.

A continuación, te explicaremos las fases para estructurar un plan de talento en Colombia, estrategias de cobertura, costos laborales y algunos riesgos financieros de la improvisación en contrataciones. ¡Comencemos!

¿Qué es el workforce planning y por qué es vital?

El workforce planning es el proceso estratégico para alinear las necesidades de personal con los objetivos operativos y financieros de una empresa, razón por la cual permite anticipar brechas de talento, controlar costos laborales y cumplir con la normatividad vigente.

A diferencia de la contratación reactiva, esta metodología evalúa de forma continua la capacidad instalada y la demanda futura de capital humano. Ahora, detallaremos algunos beneficios clave a la hora de planificar la planta de personal:

• Anticipación de cambios normativos: permite adaptar turnos y presupuestos frente a leyes; un ejemplo de ello es la reducción de la jornada laboral (Ley 2101 de 2021) y los recargos nocturnos desde las 7:00 p.m. Ley 2466 de 2025.
• Optimización del presupuesto de nómina: evita sobrecostos imprevistos por horas extra, recargos festivos o contrataciones de emergencia.
• Protección del flujo de caja: ayuda a reducir el riesgo de sanciones administrativas y contingencias derivadas del incumplimiento de obligaciones laborales y de seguridad social. 
• Continuidad operativa: asegura que cada área cuente con el número idóneo de colaboradores con las competencias requeridas.

Una vez detectamos los beneficios, es importante conocer las fases para estructurar un plan de talento corporativo.

Fases para estructurar un plan de talento corporativo

Ahora bien, para diseñar una estrategia sólida de gestión de talento, las organizaciones deben implementar una metodología estructurada que conecte la realidad actual con las metas operativas. Estas se dividen en tres fases:

1. Auditoría de capacidades y brechas (Skill Gap)

Esta fase evalúa las habilidades disponibles en la plantilla frente a los requerimientos futuros de la empresa. El objetivo principal es detectar la brecha de competencias o skill gap que impide alcanzar los objetivos de crecimiento.

Para realizar este diagnóstico, las áreas de Gestión de Personas deben clasificar al personal evaluando tres aspectos centrales:

• Vinculación contractual: identificar colaboradores bajo contrato a término fijo, indefinido, de obra o labor o contratos de aprendizaje.
• Nivel de desempeño: medir el rendimiento individual y la capacidad de asumir nuevas responsabilidades dentro de la organización.
• Dominio técnico: detectar los conocimientos especializados existentes para definir planes de reentrenamiento (upskilling) o la atracción de nuevo talento.

2. Proyección de la demanda operativa

En la segunda etapa se calcula el número de colaboradores necesarios para mantener la operación según los planes de expansión o volumen de ventas proyectado.

Al realizar esta proyección, es indispensable incorporar las siguientes variables operativas e institucionales:

• Tiempos de trabajo efectivos: descontar del cálculo de productividad los días de licencias no remuneradas, incapacidades médicas y suspensiones.
• Reducción de jornada ordinaria: integrar la jornada de 42 horas semanales a partir del 15 de julio de 2026.
• Ajuste del divisor mensual: aplicar el nuevo divisor de 210 horas (en lugar de 220), incrementando el valor nominal de la hora ordinaria sobre el salario mínimo ($1.750.905 COP) a $8.338 COP.

3. Estrategia de cobertura y costos laborales

Una vez cuantificadas las necesidades, la empresa determina cómo cubrir las brechas identificadas. En esta fase se define el presupuesto de nómina sobre el Ingreso Base de Cotización (IBC), considerando:

• Estructura salarial base: computar el salario mínimo de 2026 ($1.750.905 COP) y el auxilio de transporte legal ($249.095 COP) para quienes devenguen hasta 2 SMMLV.
• Prestaciones sociales: proyectar la prima de servicios (30 días de salario por año) promediando recargos habituales.
• Modalidades de cobertura: seleccionar entre reclutamiento externo, movilidad interna o la automatización de procesos repetitivos.

Variables normativas que impactan la proyección en Colombia

La planificación de la fuerza laboral debe incorporar de manera obligatoria las reglas legales que rigen las relaciones de trabajo en el país:

Riesgos financieros de la improvisación en contrataciones

Improvisar en la contratación genera sobrecostos operativos en reclutamiento y expone a la empresa a fiscalizaciones de la UGPP y multas del Ministerio del Trabajo por errores en el cálculo del IBC o en el pago de prestaciones sociales.

Desde la perspectiva de la dirección financiera (CFO), la falta de planificación desencadena los siguientes puntos de dolor:

• Pérdida de productividad: vacantes no proyectadas que extienden los tiempos de cobertura y sobrecargan a los equipos.
• Procesamiento manual: errores continuos al calcular promedios salariales variables.
• Fiscalizaciones de la UGPP: la UGPP puede revisar la correcta determinación del IBC, especialmente cuando existen pagos no constitutivos de salario que superan el límite previsto en la Ley 1393 de 2010. 
  
• Multas del Ministerio del Trabajo: sanciones por incumplimiento de normas laborales que alcanzan hasta 5.000 SMMLV.

Ahora, veamos un ejemplo práctico del impacto financiero que ocurre con la prima de servicios semestral.

Si una empresa no paga oportunamente la prima de servicios, puede enfrentar reclamaciones por parte del trabajador y, dependiendo de las circunstancias del caso, la indemnización moratoria prevista en el artículo 65 del Código Sustantivo del Trabajo, además de otras consecuencias legales. Por ello, resulta fundamental proyectar oportunamente este desembolso dentro del presupuesto laboral. 

Transformación digital en la planificación de RRHH

Sin lugar a dudas, el workforce planning permite pasar de una gestión reactiva a una estrategia estructurada que protege las finanzas corporativas y garantiza el cumplimiento normativo.

Ahora bien, gestionar la fuerza laboral mediante archivos manuales de Excel incrementa el riesgo de inconsistencias en la liquidación de nómina, pues la complejidad regulatoria colombiana requiere herramientas tecnológicas que automaticen cálculos y centralicen la información del personal.

Es por esto que implementar el software de nómina de Buk es la clave para cualquier organización, ya que podrás proyectar la nómina con exactitud, simplificar y automatizar los cálculos de tus pagos, centralizar la contabilidad en un solo lugar y estar actualizado con los cambios normativos.

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